Verzuimmanagement deel 7: verzuimreductie door straffen of belonen?

Het aanpakken en voorkomen van ziekteverzuim moet beter en is van strategisch belang, vindt HR & Recruitment consultant Alexander Crépin. Is verzuim nu het beste te beperken door te straffen of door te belonen? Daarover gaat deel 7 van deze serie.

Verzuim kan niet altijd worden voorkomen, hoe goed een organisatie ook haar best doet.

Daarom is er ook een effectieve verzuimreductiestrategie nodig om medewerkers zo snel en duurzaam mogelijk terug te laten keren naar werk. Dit betekent niet alleen dat er een gestructureerde opvolging van ziekmeldingen moet zijn, maar ook dat de organisatie actief contact moet onderhouden met de medewerker en dat er passende re-integratiemogelijkheden worden geboden. De wet Poortwachter is op dit principe gebaseerd.

De mate van inspanning die nodig is voor het beperken van verzuim moet natuurlijk wel in relatie staan tot de omvang van het probleem. Daarom geldt ook hier dat betrouwbare en actuele data essentieel zijn. Inzicht in verzuimtrends, oorzaken en patronen biedt HR en management houvast om beleidskeuzes te maken over de aandacht en investering in verzuimreductie.

In dit artikel

De rol van HR en leidinggevenden

Een eerste cruciale stap is het contactmoment bij ziekmelding. Wanneer een medewerker zich ziekmeldt, is het van belang dat leidinggevenden snel en zorgvuldig reageren. Dit eerste gesprek moet niet voelen als controle, maar als een blijk van betrokkenheid. Door direct contact op te nemen en oprechte interesse te tonen, wordt een basis gelegd voor een soepel herstelproces. Medewerkers die zich gesteund voelen, keren vaak sneller terug dan medewerkers die het gevoel hebben er alleen voor te staan.

Lees ook: Wat als je je medewerkers zou begeleiden zoals landskampioen PSV?

Daarnaast is een gefaseerde terugkeer naar werk vaak effectiever dan een plotselinge volledige hervatting. Kijken naar wat een medewerker wél kan en taken en uren in kleine stappen opbouwen, verkleint de kans op terugval. Dit kan betekenen dat iemand in eerste instantie vanuit huis werkt of tijdelijk lichtere taken krijgt, voordat de volledige werkbelasting wordt hervat.

De verantwoordelijkheid van medewerkers

Naast werkgevers hebben ook medewerkers een belangrijke eigen verantwoordelijkheid in hun herstel. Dit betekent dat ze actief meewerken aan hun re-integratie en open staan voor passende werkzaamheden. Hier ligt een uitdaging bij grijs verzuim, waarbij iemand weliswaar klachten ervaart, maar niet volledig arbeidsongeschikt is.

Wat is nodig om grijs verzuim te beperken?

Voor het beperken van grijs verzuim is een combinatie van factoren nodig. Denk aan helder beleid, duidelijke verantwoordelijkheden en focus, consequente aandacht voor het belang van het behalen van verzuimdoelstellingen. Samen met bewustwording, inzicht en gespreksvaardigheden van leidinggevenden dragen die zaken bij aan het beperken van grijs verzuim.

Gedrag beïnvloeden: straffen en/of belonen?

Gedrag van medewerkers beïnvloeden wordt ook gezien als een interessante optie om verzuim te beperken. Meer hierover in de volgende blog over verzuimmodellen. Het idee is dat verzuimgedrag kan worden beïnvloed door stimulansen zoals beloning voor goed gedrag, sancties bij onnodig verzuim en gerichte voorlichting.

Omdat er in Nederland een recht op doorbetaling van loon bij ziekte is, zou je kunnen stellen dat er in ieder geval in Nederland een directe straf staat op kort verzuim. Toch wordt er wel gekeken naar mogelijkheden om verzuim te beperken.

Lees ook: Vier op de vijf werkgevers betalen volledige loon door bij ziekte

Sancties bij (regelmatig) kort verzuim: Bijvoorbeeld de eerste twee verzuimdagen voor eigen rekening, of slechts 80% loondoorbetaling bij verzuim door risicovol gedrag (indien toegestaan in de CAO). Recent onderzoek suggereert dat financiële sancties (zoals salarisverlaging) effectief kunnen zijn in het verkorten van de verzuimduur. Echter, het is belangrijk om dergelijke maatregelen zorgvuldig te overwegen, aangezien ze ook negatieve gevolgen kunnen hebben voor de werknemerstevredenheid en -motivatie.
Beloningen bij laag verzuim: Denk aan bieden van extra vakantiedagen of een andere bonus. Ook hier is er recent onderzoek beschikbaar, in dit geval van de universiteit van Groningen. Dat onderzoek geeft aan dat het aanbieden van extra vakantiedagen of financiële bonussen aan medewerkers met een laag verzuim een effectieve strategie kan zijn. Financiële prikkels kunnen een directe invloed hebben op de duur en kosten van ziekteverzuim. Vooral wanneer deze incentives vroeg in het ziekteverzuimtraject worden ingezet (bijvoorbeeld na vier weken), kan de gemiddelde duur van afwezigheid aanzienlijk afnemen.
Leidinggevenden belonen: Bijvoorbeeld bij realiseren van verzuimdoelstelling op afdeling, mits er ook een positieve score is in het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO).

Gecombineerde en zorgvuldige aanpak

Een zorgvuldige aanpak is en blijft cruciaal. De aard en omvang van de beloningen en straffen moeten niet leiden tot ongewenste druk op medewerkers en leiden tot presenteïsme (werken terwijl men ziek is). Dat werkt op termijn averechts omdat het de gezondheid op lange termijn juist verslechtert.

Bovendien zijn niet alle verzuimgevallen gelijk; het is daarom essentieel om rekening te houden met de persoonlijke situatie van werknemers. Uiteindelijk zal het ook hier niet een kwestie zijn van het een óf het ander, maar zal een gecombineerde aanpak meer effect sorteren, waarbij zowel beloningen voor laag verzuim als doordachte sancties voor onterecht verzuim worden toegepast.

Veiligheid bieden, balans tussen empathie en verantwoordelijkheid

Een begripvolle benadering is essentieel voor een gezonde en veilige werkomgeving. Empathie kan een krachtig hulpmiddel zijn in het herstelproces, omdat medewerkers zich gehoord en gesteund voelen. Echter, er is ook een risico: een té soepele benadering kan leiden tot onduidelijkheid, passiviteit en grijs en langdurig verzuim. Leidinggevenden moeten daarom zowel begrip kunnen tonen als helder zijn over verwachtingen en verantwoordelijkheden.

Een gezonde balans tussen empathie en resultaatgerichtheid betekent:

Medewerkers ondersteunen en duidelijk maken dat herstel en terugkeer prioriteit hebben.
Werkdruk signaleren en aanpakken, zonder onnodige druk op medewerkers te leggen.
Gesprekken over verzuim voeren zonder schuldgevoelens aan te wakkeren, maar met focus op duurzame inzetbaarheid.

Lees ook: Vergeet training leidinggevenden niet bij aanpak mentale gezondheid

De wettelijke kaders van verzuimreductie

Actief met verzuimreductie aan de slag gaan, is naast een strategische keuze ook een wettelijke verplichting. De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat werkgevers en werknemers samen verantwoordelijk zijn voor re-integratie. Dit betekent dat een werkgever actief moet bijdragen aan een zo spoedig mogelijke terugkeer van de werknemer.

Volgens de wet moeten werkgevers:

Binnen zes weken een probleemanalyse laten opstellen door een bedrijfsarts.
Binnen acht weken samen met de werknemer een Plan van Aanpak opstellen.
Elke zes weken evalueren of het verzuimtraject moet worden bijgestuurd.
Na één jaar een eerstejaarsevaluatie uitvoeren en beoordelen of verdere stappen nodig zijn.

Conclusie

Een effectieve verzuimreductieaanpak begint bij snelle opvolging van ziekmeldingen, regelmatige evaluaties en duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheden van alle partijen.

Door medewerkers actief te begeleiden en leidinggevenden te trainen in vroegsignalering, kan een organisatie niet alleen voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar ook werken aan een werkomgeving waarin medewerkers zich gesteund voelen en waarin ziekteverzuim geen taboe is.

De balans tussen preventie en reductie

In twee blogs (in deel 6 en in dit deel van deze serie) zijn zowel verzuimpreventie als verzuimreductie geadresseerd. Succesvol aanpakken van verzuim verlangt wel dat men beseft dat het niet een kwestie is van het een of het ander. Verzuimreductie en preventie zijn geen tegenpolen, maar versterken elkaar juist! Een organisatie die verzuim wil beheersen, moet zowel inzetten op het voorkomen van uitval als op een effectieve begeleiding bij herstel.

Wil je jouw verzuimbeleid versterken? Begin dan met een geïntegreerde aanpak waarin preventie, reductie en gedeelde verantwoordelijkheid samenkomen.

Volgende keer het laatste deel, over verzuimmodellen