Verzuimmanagement deel 1: niet alleen een HR-thema, maar een strategische noodzaak

Toenemende noodzaak voor aandacht voor verzuim

Werkgevers hebben altijd belang gehad bij de inzetbaarheid en motivatie van medewerkers. Toch werd dit niet altijd als urgent ervaren. In tijden waarin arbeid goedkoper was, collectieve verzekeringen betaalbaar waren en de arbeidsmarkt ruimer was, werd verzuim minder als een probleem gezien. De lasten waren immers te overzien.

Die tijd is voorbij. Arbeid is “duurder” geworden, maatschappelijke aandacht voor het beroep op sociale voorzieningen is toegenomen en werkgevers hebben een wettelijke zorgplicht voor het welzijn van hun medewerkers. Wat als verzuim stijgt naar 17%, zoals bij Tesla in Duitsland? Wat doe je dan?    

In Nederland melden medewerkers zich overigens niet zo snel ziek, blijkt uit recent onderzoek onder het RTL Nieuwspanel. “Bij keelpijn meldt maar 7 procent zich af bij de baas, en met een flinke verkoudheid is dat nog geen kwart”. Volgens datzelfde onderzoek zegt drie op de tien werknemers (29 procent) dat ze regelmatig tot vaak collega’s zien rondlopen die eigenlijk te ziek zijn om te werken.

• Lees ook: Griep kostte vorig jaar bijna €4 miljard

Verzuim en de wet

Het Arboportaal van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vermeldt keurig dat in Nederland de wet- en regelgeving rondom ziekteverzuim is verdeeld over verschillende wetten.

• Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat werknemers bij ziekte doorgaans doorbetaald krijgen. Soms neemt het UWV dit over via de Ziektewet.
• De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgevers én werknemers, samen met de bedrijfsarts, om actief te werken aan re-integratie en preventie.
• Privacywetgeving speelt ook een belangrijke rol. De Autoriteit Persoonsgegevens biedt op haar website een duidelijk overzicht in wat er in dit kader wel en niet mag. Daar wordt er ook nog expliciet op gewezen dat wanneer een werknemer uit zichzelf vertelt wat hij/zij mankeert, deze informatie niet gebruikt mag worden om een oordeel te vormen over de inzetbaarheid van die collega! Dat mag alleen de arbodienst of bedrijfsarts. Een luisterend oor aanbieden aan betrokken medewerker mag natuurlijk wel.

SER-rapport ‘Naar een werkend ARBO-systeem voor iedereen’

Ondanks de kosten, de krappe arbeidsmarkt en de wetgeving is er nog veel winst te behalen. De inleiding van het SER-rapport uit 2023 draait er niet omheen: ‘Ongezonde arbeidsomstandigheden veroorzaken bijna 5 procent van de ziektelast in Nederland. Jaarlijks overlijden 4.100 mensen door werkgerelateerde gezondheidsrisico’s, waarvan 3.000 door blootstelling aan gevaarlijke stoffen.

Tegelijkertijd nemen arbeidsrisico’s zoals werkdruk en burn-outklachten toe. 

Ook is er een forse stijging van ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals intimidatie, pesten, discriminatie, geweld of seksueel grensoverschrijdend gedrag. Afgezien van al het persoonlijke leed dat hierdoor wordt veroorzaakt, zijn ook de maatschappelijke kosten hoog. Een groot deel daarvan komt bij de werkgever terecht: circa 6 miljard euro voor loondoorbetaling vanwege werkgerelateerd verzuim.’ 

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid: Arbovisie 2040

In oktober 2023 bood de minister in een Kamerbrief de Arbovisie 2040 aan. De Arbovisie noemt als de doelstelling voor 2040: “Nul doden door werk veroorzaakt door ongevallen én beroepsziekten.” 

De cijfers die in de Arbovisie genoemd worden, liegen er ook niet om: Naast persoonlijk leed leiden ongevallen, ziekte en verzuim door het werk tot hoge kosten voor werkgevers. Het ziekteverzuim kostte werkgevers in 2021 naar schatting 17 miljard euro aan loondoorbetaling over de verzuimde uren. Ongevallen leiden ook vaak tot een inkomstendaling en verminderde productiviteit. En tot meer kosten voor de maatschappij als geheel, vanwege een groter beroep op sociale voorzieningen en gezondheidszorg.

Voor de meest recente data over de omvang van het verzuim in Nederland kan verwezen worden naar de website van het CBS. 

• Lees ook: Ziekteverzuim in cijfers

Verzuimmanagement strategische noodzaak

In 2024 schreef de minister in een notitie aan de Tweede Kamer dat ‘veel werkgevers nog te weinig investeren in preventie. Dit komt onder meer omdat zij het belang hiervan onvoldoende ervaren. Werkgevers voelen de (financiële) voordelen van investeringen in preventie niet of pas op lange termijn’. De minister zegde toe om in de loop van 2025 met voorstellen te komen om hier verandering in te brengen.  

Het mag duidelijk zijn dat verzuimmanagement op de agenda staat of in ieder geval zou moeten staan. Het speelt steeds meer een rol bij de concurrentiekracht en winstgevendheid van organisaties. Organisaties zullen meer dan ooit tijd en aandacht moeten besteden aan beperking van de risico’s op verzuim en waar mogelijk verzuim moeten voorkomen. Verzuimmanagement is dus niet alleen een HR-thema, maar een strategische noodzaak.

Verzuimvarianten

In discussie is het wel van belang om duidelijkheid te scheppen over de begrippen. Dat geldt ook voor verzuim.  Van verzuim is sprake wanneer een medewerker zelf fysieke en/of mentale beperkingen ervaart, die ervoor zorgen dat het afgesproken werk (tijdelijk) niet kan worden uitgevoerd. 

Het CBS hanteert vervolgens een indeling in 4 categorieën: 

• 1 tot 5 werkdagen (korter dan een week)
• 5 tot 20 werkdagen (ten minste een week maar korter dan een maand)
• 20 tot 210 werkdagen (ten minste een maand maar korter dan een jaar)
• 210 werkdagen of meer (een jaar of langer)

In de praktijk maakt men vaak het volgende onderscheid:

• kortdurend verzuim 
• frequent kortdurend verzuim 
• langdurig verzuim.
  

Alle drie verdienen ze aandacht, maar de een zal meer dan de ander verlangen. Kortdurend verzuim is vervelend, maar levert doorgaans de minste zorg op. Productiviteitsverlies en kosten van loondoorbetaling zijn te overzien en er is meestal geen vervanging nodig omdat het werk snel weer wordt opgepakt. 

Duurzaam inzetbare beroepsbevolking

Frequent kort verzuim kan een teken zijn dat er meer aan de hand is, zoals gebrek aan werkplezier, dreigende burn-out of een mismatch tussen de werknemer en de leidinggevende en/of de organisatie. Het kan bovendien extra druk leggen op de collega’s die het verzuim moeten opvangen. Dit kan op zich weer tot stress, ongenoegen en extra uitval leiden. 

Langdurig verzuim vereist altijd de volle aandacht van organisaties. Naast de wettelijke plicht, de extra kosten, verstoorde klantrelaties, het verlies aan productiviteit en de verhoogde organisatorische druk, is er nog een niet te onderschatten belang, namelijk dat van goed werkgeverschap c.q. employer branding. 

Het welzijn van personeel vertegenwoordigt dus niet alleen een economisch belang en een ethische en wettelijke verplichting, maar het speelt ook mee in de profilering en perceptie als een ‘Great Place to Work’. 

Maatschappelijk gezien geldt dat een gezonde beroepsbevolking bijdraagt aan de welvaart. Of zoals in 2021 door het ministerie werd gesteld: ‘Werkgevers, werkenden, de overheid, opdrachtgevers en andere spelers werken ieder vanuit hun eigen rol aan de maatschappelijke opgave van een duurzaam inzetbare beroepsbevolking. Daarmee wordt bijgedragen aan de productiviteit van bedrijven, de volksgezondheid en het beheersbaar houden van de (maatschappelijke) kosten die voortvloeien uit arbeidsgerelateerde aandoeningen’.

Conclusie:Voorkomen en beperken van verzuim verdient meer aandacht. Het heeft directe gevolgen voor productiviteit, kosten en werkgeverschap. In een reeks vervolgartikelen verkennen we wat er nodig is om verzuim aan te pakken en waar HR-professionals mee te maken krijgen.