Verzuimmanagement deel 2: Ziekteverzuim: de hoofdpijndossiers

Iedere leidinggevende en P&O/HR-professional krijgt met verzuimende medewerkers te maken en geen enkele situatie is dezelfde. Consistent en consequent handelen is niet altijd even eenvoudig. 

In de minderheid van de verzuimsituaties is er geen enkele twijfel over de reden van verzuim, omdat er een duidelijk aanwijsbare medische oorzaak is. Denk aan een gebroken ledemaat, covid, hersenschudding e.d. We spreken dan over (ziekenhuis-) wit verzuim. 

Het wordt ingewikkelder wanneer een medewerker zich ziekmeldt met vage klachten, zonder concrete diagnose en zonder duidelijke verwachting over het herstel. Onduidelijkheid en de daarmee gepaard gaande onzekerheid is niet alleen vervelend voor de medewerker, maar ook voor de leidinggevende en voor de collega’s. Immers het werk van de verzuimende medewerker blijft liggen en dat kan operationele problemen opleveren. 

Redenen genoeg om nog eens een kijkje te nemen in de wereld van verzuimmanagement.

Grijs verzuim: tussen ziekte en andere factoren

Bij elk type verzuim kan sprake zijn van grijs verzuim: een grensgebied tussen medisch aantoonbare ziekte en moeilijk objectiveerbare klachten c.q. persoonlijke omstandigheden. Soms is er een duidelijke medische oorzaak, zoals een doktersverklaring of een officiële diagnose. In andere gevallen is de situatie minder eenduidig, zoals bij vage klachten (hoofdpijn, vermoeidheid, spierpijn zonder medische verklaring) of emotionele klachten zoals stress, angst en somberheid.

Deze klachten zijn moeilijk meetbaar, maar mogen niet worden gebagatelliseerd. In 2022 rapporteerde het CBS dat 42% van de arbeidsongeschiktheidsuitkeringen verband hield met psychische klachten. In datzelfde jaar rapporteerde TNO  in de factsheet ‘Werkstress’ dat er maar liefst 1,6 miljoen werknemers in Nederland waren met burn-out gerelateerde klachten. Niet vreemd dat TNO spreekt over alarmerende cijfers.

• Lees ook: Margriet Formanoy (Trimbos Instituut): “Werkstress is niet alleen een kwestie van werk”

Ook werkdruk speelt een grote rol. In 2023 gaf ruim 1 op de 5 werknemers die zich ziekmeldden aan dat hun klachten (deels) werkgerelateerd waren. De meest genoemde oorzaak? Een (te) hoge werkdruk.

Ook het CBS rapporteert dat in 2023 dat bij iets meer dan 1 op de 5 werknemers die verzuimden, de klachten bij het laatste verzuim geheel of gedeeltelijk te wijten waren aan het werk. Daarbij noemden ze een (te) hoge werkdruk het vaakst als oorzaak.

Chronische aandoeningen worden ook veel genoemd in verband met grijs verzuim. Deze klachten zijn dan weliswaar medisch vastgesteld, maar de invloed op het arbeidsvermogen blijkt lastig te objectiveren te zijn. 

Grijs verzuim blijft daarmee een complexe uitdaging: werknemers melden zich ziek, maar de mate waarin ze echt niet kunnen werken is niet altijd eenduidig vast te stellen, ook niet door de bedrijfsarts. 

Roze verzuim: presenteïsme, doorwerken tijdens ziekte

Naast grijs verzuim is er nog een onderbelicht fenomeen dat organisaties steeds vaker treft: presenteïsme, ook wel roze verzuim genoemd. Dit houdt in dat medewerkers doorgaan met werken terwijl ze ziek zijn, vaak uit loyaliteit, angst om achter te raken of omdat er een impliciete verwachting bestaat om altijd beschikbaar te zijn. 

Onderzoek in 2023 wees uit dat 39% van de medewerkers in Nederland zich schuldig voelt bij een ziekmelding en dat verklaart voor een deel het roze verzuim. Recent onderzoek van RTL bevestigt het beeld dat er eerder voor gekozen wordt om ziek naar het werk te gaan dan om thuis te blijven. Bij managers is het ook een bekend verschijnsel. Het gevoel onmisbaar te zijn, gecombineerd met een groot verantwoordelijkheidsgevoel, leidt ertoe dat men doorwerkt. Hoewel dit in eerste instantie productief lijkt, is de valkuil dat presenteïsme juist een averechts effect kan hebben. Ziekteklachten kunnen verergeren, waardoor de kans op langdurig verzuim toeneemt. Bovendien werken medewerkers die niet fit zijn minder effectief, wat leidt tot fouten en een lagere productiviteit. Amerikaans onderzoek bevestigt dat presenteïsme ten koste gaat van de productiviteit. Naast doorwerken met allergieën en hoge bloeddruk, waren de aandoeningen met het hoogste geschatte dagelijkse productiviteitsverlies en de hoogste jaarlijkse kosten per persoon chronische rugpijn, psychische aandoeningen, algemene angst, migraine of ernstige hoofdpijn, nekpijn en depressie.

De toename van hybride en thuiswerken heeft het presenteïsme verder vergroot. Werknemers voelen zich vaker verplicht om, ondanks ziekte, toch even in te loggen of e-mails bij te houden, omdat de drempel om thuis te werken lager is dan om fysiek naar kantoor te gaan. Hierdoor wordt het moeilijker om echt te herstellen, wat op lange termijn leidt tot meer uitval en hogere kosten voor organisaties.

Uit onderzoek in 2020 onder HR-professionals in het Verenigd Koninkrijk bleek dat presenteïsme een wijdverspreid fenomeen is in organisaties, waarbij 89% van de HR-professionals aangeeft dit te hebben waargenomen in het afgelopen jaar. Toch blijft actie uit: slechts 32% van de organisaties neemt maatregelen om het tegen te gaan! Het beeld was in 2023 ook vrijwel onveranderd.

Bijna 60% van de organisaties heeft nog steeds géén gerichte aanpak om te voorkomen dat personeel doorwerkt terwijl ze eigenlijk rust nodig hebben. Dit gebrek aan actie is zorgwekkend. Zo wijst Deloitte er in een onderzoek op dat presenteïsme in hoge mate bijdraagt aan slecht mentaal welzijn. Dit laatste kost de Britse economie jaarlijks tientallen miljarden. HR-professionals doen er goed aan om presenteïsme ook serieus te nemen. Door een gezonde werkcultuur te bevorderen, werkdruk te bewaken en leidinggevenden te trainen in vroegsignalering, kan worden voorkomen dat medewerkers structureel over hun grenzen gaan.

Lastig, ergernissen liggen op de loer

Voor leidinggevenden en P&O/HR zijn roze en grijs verzuim lastig. Iemand die loyaliteit toont en doorwerkt, wil je eigenlijk graag een compliment geven en soms komt het wegens drukte ook heel goed uit. Wanneer is roze verzuim echt stom en wanneer kan het op zich geen kwaad? Dat kan best lastig zijn om te bepalen. Bovendien: wanneer is er een risico dat de ziekte wordt overgedragen aan de collega’s? 

Vooral het grijze verzuim is vervelend. Wat doe je in dat soort gevallen, wat past bij de organisatie en het beleid? Is het vertrekpunt vertrouwen of een ‘gezond’ wantrouwen?  

Er zijn tal van voorbeelden die makkelijk voeding kunnen geven aan wantrouwen. Denk maar aan situaties zoals deze: 

Een medewerker meldt zich op vrijdag ziek met zware hoofdpijn en op sociale media zien collega’s een foto van de ‘zieke’ collega lachend op een vrijdagavondfeestje. Of een collega meldt zich ziek met zware hoofdpijn en collega’s zien op sociale media, dat hij/zij in de afgelopen nacht nog laat feest aan het vieren was. Of dan het type ziekmelding dat feitelijk verband blijkt te houden met een schoolgaand kind dat een dag ziek thuis is. 

Bekend zijn ook de gevallen van medewerkers die zich ziekmelden tijdens vakantie. Dan worden ook geen vakantiedagen gebruikt, want het zijn ziektedagen. Dat wordt extra verdacht wanneer je ook weet dat na deze vakantie, met nog 5 maanden te gaan, er voor de betrokken medewerker geen vakantiedagen meer zouden resteren. 

Vakantie vieren en ziekte is sowieso gevoelige materie. Wat doe je als organisatie met medewerkers die tijdens de ziekteperiode op vakantie gaan zonder dit af te stemmen met de bedrijfsarts?

Zo zijn er tal van situaties die ‘makkelijk’ aanleiding geven tot ergernis en achterdocht over de rechtmatigheid van de ziektemelding. Belangrijk is om daarbij als vertrekpunt te nemen dat je van alles mag vinden over wat iemand in zijn/haar privétijd doet. Je kunt er alleen niets mee doen, je kunt er in principe geen consequenties aan verbinden.

Investeren en leren

Kortom, aandacht voor voorkomen en beperken van verzuim is zinvol en investeren in welzijn van medewerkers is voor P&O/HR altijd mooi om mee aan de slag te gaan. Maar voor het operationeel aanpakken van ‘grijs’ verzuim ligt het vaak iets anders. Dat verlangt naast zorgvuldigheid ook beleidsmatige duidelijkheid en een goede afstemming tussen betrokken interne en externe stakeholders. Leren met elkaar en van elkaar over hoe effectief en efficiënt, op basis van goed werkgeverschap aan de slag te gaan met verzuimpreventie en beperking van (grijs) verzuim. 

Daarover meer in de volgende bijdragen. 

Volgende keer: Deel 3: Meten om beter te weten

Lees ook in deze serie: Verzuimmanagement deel 1: niet alleen een HR-thema, maar een strategische noodzaak