Wat mag je nog wel vragen bij een ziekmelding?

‘Ik mag een zieke medewerker bijna niks meer vragen’. Dat idee overheerst bij veel HR-professionals en managers die te maken krijgen met ziekmeldingen. Wetgeving rondom privacy en persoonsgegevens is door de jaren heen steeds strikter geworden. Er zijn steeds meer regels gekomen rondom wat je vooral niet mag vragen of noteren als een medewerker zich ziek meldt. Gesprekken voelen verkrampt en onpersoonlijk.

“Dat je niks mag vragen, is niet waar,” legt expert Sophie van Hooijdonk uit. “Je hebt als werkgever tijdens het ziekmeldingsproces meer invloed dan je denkt om frequent of langdurig verzuim te voorkomen. Als je het goed aanpakt, kun je op dit moment nog echt iets betekenen voor je medewerker.”

Professioneel en menselijk ziekmeldingsgesprekken voeren

Van Hooijdonk is trainer en adviseur bij artra, een organisatie die professionals in de flexbranche en HR ondersteunt met opleidingen en advies over wet- en regelgeving. Van Hooijdonk werkte voorheen jarenlang in de uitzendbranche, onder meer als vestigingsmanager. Daar deed ze een hoop ervaring op met ziekmeldingen, zowel in haar eigen team als in de flexpools. De afgelopen tien jaar specialiseerde zij zich bij artra in de wetgeving rondom verzuim, de privacy en loondoorbetaling.

Op maandag 9 maart is Van Hooijdonk namens artra te gast tijdens de Webinar Week 2026. Tussen 10:45 en 11:30 uur deelt zij praktische tips en voorbeelden in de sessie Grip op verzuim: wat mag je wél vragen? Tijdens dit interactieve webinar vertaalt ze wetgeving naar de dagelijkse praktijk en geeft ze tips om ziekmeldingsgesprekken zowel professioneel als menselijk aan te pakken.

Don’t: ga niet op de stoel van de arts zitten

Wat mag niet? “Vraag niet naar de aard van de ziekte of naar specifieke aandoeningen”, zegt Van Hooijdonk. Het punt is dat we geneigd zijn om op de stoel van de arts te gaan zitten, terwijl je daar niet voor bent opgeleid, legt ze uit. “Je neemt jezelf mee in het gesprek, terwijl je helemaal niet exact weet wat er aan de hand is. Je zegt dan dat je zelf een paracetamolletje zou nemen of dat je moeder naar de fysio ging voor haar rug. Zulk medisch advies mag je helemaal niet geven.”

• Lees ook: Verzuimmanagement deel 4: Verzuim, Arbo en Bedrijfsarts 

Als je toch vragen stelt of gegevens noteert waarmee je de privacyregels overtreedt, loop je als organisatie risico op meldingen van discriminatie of privacyschending. Dit kan leiden tot juridische problemen, hoge boetes en flinke reputatieschade.

Het komt regelmatig voor dat een medewerker uit zichzelf een uitgebreid verhaal deelt over de medische situatie. Dat is volgens Van Hooijdonk prima en zegt vaak iets over de goede band tussen de werkgever en de medewerker. Je mag medelevend zijn, maar er zit een harde grens aan wat je met die informatie doet. “Je mag niet zomaar alles noteren”, zegt ze. “Gezondheid is namelijk een bijzonder persoonsgegeven.”

Do: medeleven en praktische vragen

Wat mag wel? “Houd het gewoon menselijk”, zegt ze. “Je mag gerust zeggen dat je het vervelend vindt en vragen hoe het met je medewerker gaat. Komt diegene de dag een beetje door? Meelevend zijn mag altijd.”

Naast deze persoonlijke aandacht moet je als werkgever informatie inwinnen om de lopende processen te borgen. De ziekmelding is het moment om terug te pakken op eerdere afspraken en processen omtrent verzuim. “Hoewel medewerkers vaak een verzuimdocument tekenen bij indiensttreding, hebben ze vaak geen idee wat het proces inhoudt”, vertelt Van Hooijdonk. “Help ze daarbij.”

‘Winst ligt aan de voorkant’

Veel HR-professionals richten hun aandacht vooral op de lastige dossiers, zoals medewerkers die al twee jaar ziek zijn. Volgens Van Hooijdonk kun je meer winst halen ‘aan de voorkant’, ofwel: voordat iemand langdurig uitvalt. “De frustratie in mijn trainingen zit vaak op het eind, bij het hoofdpijndossier, maar daar zit niet de meeste invloed”, legt zij uit.

• Lees ook: Verzuimmanagement deel 8: Modellen voor verzuimaanpak

Zij adviseert te investeren in een goede gesprekscyclus. “Drink regelmatig een kopje koffie en vraag de medewerker of hij nog goed in zijn vel zit”, zegt ze. “Dit proces begint al heel vroeg. Soms komt een vacaturetekst niet overeen met de praktijk. Mensen kunnen zich dan vergalopperen in een baan.”

Het helpt enorm als manager als je weet wat je mag vragen. “Dan kun je zelfverzekerd en open een gesprek voeren, zonder dat je per ongeluk op de stoel van de arts gaat zitten”, zegt ze. “Vraag niet minder, maar stel de juiste vragen.”

Wil je meer weten over dit thema? Meld je nu kosteloos aan voor het webinar op 9 maart.