Verzuimmanagement deel 3: Verzuim meten om beter te weten

Zoals in voorgaande blogs is beschreven, zijn er meer dan voldoende redenen waarom verzuim een continu aandachtspunt is voor organisaties. Dat is ook het geval wanneer het verzuimpercentage daar niet direct aanleiding toe geeft. De uitdaging is dan om het lage niveau op zijn minst te continueren en waar mogelijk te verbeteren. 

Om dit te doen, is actueel en langdurig inzicht in de verzuimcijfers belangrijk. Ook hier geldt de bekende uitdrukking ‘meten is weten’! Er zijn een flink aantal zaken waarnaar gekeken kan worden om een beter begrip te krijgen van de aard en oorzaken van verzuim, zoals: 

Het CBS geeft een bruikbare richtlijn voor het berekenen van het verzuimpercentage. Het CBS biedt ook een document aan met daarin de NVS Standaard voor verzuimregistratie. Deze Nationale Verzuimstandaard richt zich op het efficiënt en effectief uitwisselen van gegevens in de verzuimketen, waardoor dienstverlening voor werkgevers en werknemers in het verzuim- en re-integratieproces optimaal kan worden ingericht.

• Lees ook: Ziekteverzuim in cijfers

Het is belangrijk om je te realiseren dat registreren van medische gegevens niet is toegestaan. Dat mag een Arbodienst wel. Die kan op groepsniveau aangeven waardoor het verzuim wordt veroorzaakt, bijvoorbeeld door psychische of fysieke klachten.

Kwaliteit en toegang tot data 

Het bovenstaande overzicht toont de meest gangbare verzuimgegevens. Maar er zijn meer inzichten te verkrijgen die kunnen helpen bij het voorkomen en beperken van verzuim. Dit hangt sterk af van de beschikbaarheid van data en het instellen van meetpunten voor relevante aandachtspunten.

Betrouwbare data kunnen, mits goed geanalyseerd, waardevolle informatie opleveren over de gezondheid en het welzijn van medewerkers. Ze bieden inzicht in verschillende factoren die invloed hebben op de omvang en frequentie van verzuim.

De verzuimcijfers van de organisatie vergelijken met gelijksoortige organisaties in dezelfde branche, is altijd nuttig. Zijn ze vergelijkbaar, lager of juist hoger? Is verzuim een branchebrede zorg of niet?   

Daarnaast is het belangrijk om verzuimcijfers over een langere periode te volgen. Dit helpt bij het signaleren van trends en het beoordelen van de impact van beleidsmaatregelen op verzuimpreventie.

Let op: een correlatie betekent niet altijd een causaal verband! Een hoog verzuim op een specifieke afdeling hoeft niet direct te wijzen op slechte werkomstandigheden. Het vaststellen van oorzaken vereist vaak aanvullend onderzoek.

Wet Poortwachter administratieverplichting

Verzuimregistratie is overigens niet alleen een administratieve taak, maar een wettelijke verplichting vanuit de Wet Poortwachter. Die geeft duidelijke regels voor werkgevers over het omgaan met langdurig ziekteverzuim en het re-integreren van zieke werknemers. Een goede verzuimregistratie is essentieel voor het voldoen aan deze wetgeving en voorkomt (juridische) problemen.

Vergeet niet om verzuimanalyse als een continu proces te benaderen. Naarmate de organisatie zich ontwikkelt, is het belangrijk om te bepalen of de analysestrategieën ook aanpassing verlangen.

AI benutten

Bijhouden van ziekteverzuimcijfers, opstellen van verzuimrapportages, vastleggen van acties zijn doorgaans niet de meest uitnodigende HR-werkzaamheden. Digitale tools voor verzuimregistratie en -analyse kunnen uitkomst bieden. AI komt daarbij ook in beeld. 

Er is ook hier toenemende interesse in de vraag of en hoe AI hiervoor kan worden ingezet. Kan AI helpen om effectievere beleidsmaatregelen te ontwikkelen en te implementeren. Enkele mogelijkheden van AI in dit domein zijn:

• Verzamelen en analyseren van gegevens om (dreigende) stress en andere vormen van overbelasting te detecteren.
• Identificeren van patronen en trends in verzuimgegevens die voor niet-specialisten moeilijk te herkennen zijn.
• Voorspellen van toekomstig verzuim en het aanbevelen van interventies om dit te voorkomen.
• Automatiseren van gegevensanalyse en rapportage.
• Aanbieden van gepersonaliseerde verzuimondersteuning aan werknemers op basis van hun individuele behoeften.

Deze ontwikkelingen zullen ongetwijfeld kansen bieden om meer preventief te handelen en kunnen HR en medewerkers in de bedrijfsgezondheidszorg tijd besparen doordat analyses sneller kunnen worden uitgevoerd.

Toch roept de toepassing van AI in dit domein belangrijke privacyvraagstukken op. Datagedreven werken vereist immers het verzamelen en vastleggen van persoonlijke gegevens. In de gezondheidszorg moet hier extra zorgvuldigheid in acht worden genomen. Het is essentieel om terughoudend om te gaan met het verzamelen van gevoelige gegevens.

Conclusie

Investeren in een goede opzet van verzuimregistratie en -analyse is de moeite waard en verdient de volle aandacht. Het is belangrijk in het licht van de Wet Poortwachter, alsmede voor een goede bedrijfsvoering en proactief HR-beleid. Uiteindelijk gaat het er natuurlijk om wat je samen met de verkregen inzichten en voornemens gaat doen! Praatjes vullen ook hier geen gaatjes! 

Lees ook in deze serie:

• Verzuimmanagement deel 1: niet alleen een HR-thema, maar een strategische noodzaak – HRMorgen.nl
• Verzuimmanagement deel 2: Ziekteverzuim: de hoofdpijndossiers – HRMorgen.nl

Volgende keer:  Verzuim, Arbo en Bedrijfsarts