Verzuimmanagement deel 6: Verzuimpreventie? Waarom en hoe dan?

Ziekteverzuim brengt uitdagingen met zich mee voor zowel medewerkers als organisaties. Niemand heeft baat bij (langdurige) uitval. Toch blijft verzuimpreventie in veel organisaties een thema waar velen de handen niet aan willen branden, omdat de praktijk vaak weerbarstig is. Hoewel men erkent dat een proactief beleid op gezondheid en vitaliteit veel verzuimgevallen kan voorkomen, blijkt de stap van inzicht naar concrete actie vaak lastig. In deze blog bespreken we waarom verzuimpreventie cruciaal is en hoe HR hierin een sleutelrol kan spelen.

Preventie als fundament

Preventie kan gezien worden als de meest wenselijke aanpak van verzuim, omdat het ziekteverzuim voorkomt voordat het een probleem wordt. Investeren in een gezonde werkomgeving en in het welzijn van medewerkers, vermindert verzuim en resulteert in hogere productiviteit en medewerkerstevredenheid.

Daarnaast is preventie niet alleen een strategische keuze, maar ook een wettelijke verplichting. De Arbowet verplicht werkgevers om een veilige en gezonde werkomgeving te bieden. Een van de belangrijkste instrumenten hierbij is de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). Werkgevers moeten hiermee arbeidsrisico’s systematisch in kaart brengen en passende maatregelen nemen. Dit geldt niet alleen voor fysieke risico’s zoals ergonomie en blootstelling aan gevaarlijke stoffen, maar ook voor psychosociale belasting, zoals werkdruk en stress.

De Arbeidsinspectie signaleert in 2023 echter dat een RI&E voor veel werkgevers een stap te ver is. Ofschoon het belang van een RI&E erkend wordt, heeft de helft van alle bedrijven nog geen RI&E uitgevoerd, vooral onder kleinere bedrijven. Ze vinden het proces van risico-inventarisatie en het opstellen van een concreet maatregelenplan vaak te complex en moeilijk uitvoerbaar in de praktijk.

 Daarbij dient wel opgemerkt te worden dat volgens cijfers van het CBS, de kleinste bedrijven de laagste verzuimcijfers kennen. In recent onderzoek wordt erop gewezen dat de impact van verzuimende medewerkers in kleine organisaties wel groter kan zijn. Daarnaast zullen de middelen en de expertise om het verzuim te begeleiden minder zijn. 

• Lees ook: Ziekteverzuim in cijfers 

Lange tijd werd gedacht dat preventie vooral belangrijk was voor oudere werknemers, omdat zij een hoger risico zouden lopen op langdurige uitval. Echter, recente onderzoeken laten een verschuiving zien: burn-outklachten nemen juist fors toe onder jongere generaties. Uit cijfers van TNO blijkt dat in 2022 maar liefst 23% van de jonge mannen burn-outklachten ervaarde, tegenover 13% in 2015. Voor jonge vrouwen steeg dit percentage van 25% in 2015 naar 29% in 2022. 

• Lees ook: Generatie burn-out of workflow: hoe voorkom je verzuim bij jonge medewerkers?

Dit laat zien dat het idee dat een jonge, gezonde populatie minder preventieve maatregelen nodig heeft, achterhaald is. De oorzaken van deze stijging liggen niet alleen in werkdruk, maar ook in bredere factoren zoals prestatiedruk, onzekerheden over de toekomst en sociale druk.

Wat kan HR concreet doen?

Preventie moet méér zijn dan een mooi voornemen in een beleidsstuk. HR speelt een cruciale rol in het structureel verankeren van preventiemaatregelen en moet ervoor zorgen dat beleid niet alleen op papier staat, maar ook daadwerkelijk effect heeft op de werkvloer. Dit kan op verschillende manieren:

• Transparantie over verzuim met een verzuimdashboard

Effectief verzuimmanagement begint met betrouwbare en actuele data. HR kan dit faciliteren door een verzuimdashboard op te zetten waarin trends, patronen en oorzaken van verzuim inzichtelijk worden gemaakt. Dit biedt waardevolle informatie om preventieve maatregelen te onderbouwen en te monitoren. De verzuiminformatie moet consequent en doelgericht met management en leidinggevenden besproken worden. Door structureel inzicht te geven in trends, kunnen organisaties gericht actie ondernemen.  Meer hierover in de derde blog uit deze serie: Verzuim meten om beter te weten.

• Zorgen voor duidelijkheid over verantwoordelijkheid

Een effectief verzuimbeleid begint bij duidelijke afspraken. HR moet ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheden van medewerkers en leidinggevenden helder zijn en zijn vastgelegd in een helder verzuimprotocol en dat er apps en digitale tools worden ingezet om die verantwoordelijkheid ook in te vullen.  

• Vitaliteitsprogramma’s en gezondheidschecks

Organisaties kunnen investeren in preventieve gezondheidschecks en welzijnsprogramma’s waarmee medewerkers regelmatig hun fysieke en mentale gezondheid kunnen laten controleren. Dit helpt om gezondheidsproblemen vroegtijdig te signaleren en in te grijpen voordat klachten escaleren.

• Training en coaching op mentale veerkracht

HR kan trainingen aanbieden over stressmanagement, mindfulness en omgaan met prestatiedruk. Ook individuele coaching en intervisie kunnen bijdragen aan de mentale weerbaarheid van medewerkers, waardoor het risico op verzuim door stress of burn-out wordt verkleind.

• Leidinggevenden ontwikkelen van vaardigheden m.b.t. preventie 

Leidinggevenden hebben een sleutelrol in preventie, maar vaak missen ze de kennis en tools om signalen van stress en overbelasting te herkennen. HR kan bijdragen door aanbieden van combinatie van training, e-learning en coaching over vroegsignalering en over ontwikkelen van besef en inzicht over de   werkdruk. Daarbij moet presenteïsme niet overgeslagen worden.

• Flexibele werkmodellen en een gezonde werk-privébalans

Een rigide werkstructuur draagt bij aan stress en uitval. Flexibele werkmodellen, zoals hybride werken, aangepaste werkuren en rustmomenten bij hoge werkdruk, kunnen medewerkers mentaal en fysiek gezond en productief houden.  

• Aandacht bij performance management voor werkdruk

HR moet ervoor zorgen dat bij performance management ook aandacht is voor voorkomen van een te hoge structurele werkdruk. Onderdeel moet zijn regelmatige check-ins helpen om tijdig signalen van stress te herkennen en escalatie van klachten te voorkomen. 

• Een bedrijfscultuur waarin gezondheid serieus wordt genomen

Preventie kan alleen succesvol zijn als gezondheid en vitaliteit een integraal onderdeel zijn van de bedrijfscultuur. Dit moet ook tot uitdrukking komen in de organisatie. Dat kan bijvoorbeeld door stimuleren van gezond eten en bewegen (gezonde lunchopties, staand vergaderen, lunchwandelingen). Belangrijker is dat er een veilige en open cultuur wordt gecreëerd waarin medewerkers zich vrij voelen om klachten te bespreken zonder angst voor negatieve gevolgen. 

• Incentives voor gezond gedrag

Sommige organisaties gaan een stap verder en belonen gezond gedrag. Dit kan via:

Kortingen op sportschoolabonnementen of andere vitaliteitsprogramma’s, maar ook extra verlofdagen bij lage verzuimcijfers. Bedenken van voordelen voor medewerkers die actief deelnemen aan gezondheidsprogramma’s. Incentives kunnen ook gericht zijn op een bredere welzijnsstrategie, zoals coachingprogramma’s, flexibele werkuren, of extra ontwikkelmogelijkheden voor medewerkers die structureel werken aan hun inzetbaarheid.

• Actieve samenwerking met ondernemingsraad

Goede samenwerking met stakeholder zoals de ondernemingsraad (OR), de arbodienst en leidinggevenden is essentieel. De OR kan bijvoorbeeld helpen bij het signaleren van structurele werkdruk en risico’s en vervolgens bij management aandringen op maatregelen. 

• Business cases opstellen voor preventiebudget

Goede preventiemaatregelen vragen vaak om investeringen, bijvoorbeeld voor vitaliteitsprogramma’s, trainingen en werkomstandigheden. HR kan management overtuigen van het belang van preventie door business cases op te stellen en de financiële impact van verzuim inzichtelijk te maken.

• Periodiek geneeskundig onderzoek (PAGO) of een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) 

HR kan gericht beleid maken over de inzet van PAGO’s en PMO’s. Dat zijn Arbowet verplichtingen gericht op het signaleren en beperken van arbeidsrisico’s. De frequentie en inhoud hiervan worden afgestemd op de risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) en soms ook verder gespecificeerd in de CAO. Bij de PMO is ook afstemming met de OR voorgeschreven.

• Aanstellingskeuring binnen wettelijke kaders

Voor bepaalde functies kunnen fysieke of medische eisen gelden, zoals goed zicht voor chauffeurs of een minimale conditie voor fysiek zware beroepen. De Wet op de medische keuringen (Wmk) beperkt de mogelijkheden tot inzet van aanstellingskeuringen, maar biedt in specifieke situaties wél ruimte. In de praktijk hanteren werkgevers soms een medische beoordeling tijdens een tijdelijk contract, waarmee ze risico’s op langdurig verzuim proberen te minimaliseren. HR kan onderzoeken of en hoe deze mogelijkheid binnen de wetgeving effectief kan worden toegepast. Dit onderzoek uit 2022 verschaft daarbij nuttig inzicht.

• Lees ook : Verzuimmanagement deel 5: ziekteverzuim aanpakken – HRMorgen.nl 

Van beleid naar actie

Het succes van preventiebeleid hangt af van de mate waarin organisaties niet alleen het belang ervan erkennen, maar ook daadwerkelijk stappen zetten. Dat betekent dat preventie niet alleen besproken moet worden in beleidsstukken, maar zichtbaar en voelbaar moet zijn in de dagelijkse praktijk. Medewerkers moeten het gevoel hebben dat hun welzijn serieus wordt genomen en dat zij worden ondersteund in het gezond en vitaal houden van hun loopbaan.

Organisaties die preventie serieus nemen, onderscheiden zich als aantrekkelijke werkgevers. Zeker in een krappe arbeidsmarkt, waar medewerkers vaker kritisch kijken naar hun werkomgeving, wordt het steeds belangrijker om welzijn en gezondheid niet alleen als secundaire arbeidsvoorwaarde te zien, maar als een fundamenteel onderdeel van het werkklimaat.

• Lees ook: Werkgerelateerd verzuim fors duurder: psychosociale druk grootste kostenpost 

Daarnaast heeft preventie ook een direct financieel voordeel. Wie vroegtijdig ingrijpt, voorkomt langdurig verzuim en de hoge kosten die gepaard gaan met langdurige uitval. In plaats van verzuim reactief te managen, bouwen organisaties die inzetten op preventie aan een veerkrachtige en toekomstbestendige werkomgeving, waarin medewerkers optimaal kunnen presteren en zich duurzaam kunnen blijven ontwikkelen.

In de volgende blog aandacht voor verzuimreductie

Lees ook in deze serie:

• Verzuimmanagement deel 1: niet alleen een HR-thema, maar een strategische noodzaak
• Verzuimmanagement deel 2: Ziekteverzuim: de hoofdpijndossiers
• Verzuimmanagement deel 3: Verzuim meten om beter te weten
• Verzuimmanagement deel 4: Verzuim, Arbo en Bedrijfsarts
• Verzuimmanagement deel 5: Ziekteverzuim aanpakken