Internationaal personeel

Internationaal personeel: kansen en uitdagingen

De krapte op de arbeidsmarkt dwingt HR-professionals verder te kijken dan de landsgrenzen.​ Ook mkb’s en multinationals zoeken over de grens naar talent om vacatures te vervullen. 

Internationaal talent biedt organisaties kansen – van het invullen van schaarse specialistische rollen tot het versterken van diversiteit en innovatie. Geen wonder dat er inmiddels circa 735.000 arbeidsmigranten in Nederland werken​, waarvan 130.000 van buiten de EU. 

Deze kenniswerkers nemen vaak het gezin mee, waardoor we niet een maar twee talenten verwelkomen in ons land. Dit is veelal de vaak vrouwelijke partner (expat spouse) van de kenniswerker. 97% van deze vrouwen is universitair opgeleid en heeft meer dan 5 jaar relevante werkervaring. Toch blijft 74% van deze expat spouses werkloos tot het moment dat ze terugkeren naar het land van herkomst. Hier liggen dus kansen voor werkgevers.

Momenteel volgen daarnaast ruim 115.000 internationale studenten in Nederland een opleiding aan het hoger onderwijs. Voor werkgevers een interessante talentenpool!

Maar het aantrekken van internationaal talent brengt ook uitdagingen met zich mee. Werkvergunningen, verblijfsprocedures en fiscale kwesties vergen extra aandacht, net als huisvesting, taalbarrières en culturele integratie op de werkvloer. 

Daarnaast is het behoud van deze werknemers minstens zo belangrijk. Want volgens het CBS vertrekt 60% van de EU/EFTA-arbeidsmigranten en bijna 70% van de kennismigranten van buiten de EU/EFTA binnen vijf jaar weer uit Nederland.

Wet- en regelgeving

Bij het aannemen van internationaal talent krijgt HR te maken met diverse wettelijke kaders. Enkele belangrijke aandachtspunten zijn:

• Werk- en verblijfsvergunningen – Werknemers van buiten de EU/EER hebben een werkvergunning en verblijfsvergunning nodig. Vaak loopt dit via de gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). 
• Voor hoogopgeleide kennismigranten kunnen erkende werkgevers gebruikmaken van een versnelde IND-procedure​. Er gelden dan wel salariseisen en de werkgever moet erkend referent zijn. De IND behandelt zo’n aanvraag doorgaans binnen enkele weken​.
• Houd rekening met tijdige verlenging van vergunningen om de verblijfsstatus geldig te houden.
• Belasting & sociale zekerheid – Internationale medewerkers vallen meestal onder de Nederlandse loonheffingen en sociale verzekeringen. Zorg voor correcte afdracht van loonbelasting en premies, en dat de werknemer zich aanmeldt bij een Nederlandse zorgverzekeraar. Bij tijdelijke opdrachten kan via een A1-verklaring of de 183-dagenregeling soms worden voorkomen dat dubbele premies of belastingen worden betaald.
• EU vs. non-EU – Voor werknemers met een nationaliteit uit de EU/EER (of Zwitserland) geldt vrij verkeer van werknemers. Zij hoeven geen werkvergunning te hebben. Wel moeten zij bij verblijf langer dan 4 maanden inschrijven bij de gemeente voor een BSN. Kandidaten van buiten de EU moeten altijd eerst een visum/work permit traject doorlopen voordat zij in Nederland aan de slag mogen – dit vergt extra tijd en planning.
• Compliance & boetes – Het niet naleven van de regels rond arbeidsmigratie kan leiden tot forse boetes en andere sancties. Zo riskeert een werkgever die iemand zonder juiste vergunning laat werken een boete tot € 11.250 per werknemer. Ook kan bij overtredingen de erkenning als referent worden ingetrokken. Zorg daarom intern voor strikte naleving: controleer identiteitsdocumenten, bewaak vergunningvervaldata en betaal altijd ten minste het geldende (cao-)minimumloon om risico’s te vermijden.

Strategie & beleid rondom internationalisering

Het effectief inzetten van internationaal talent vereist een doordachte strategie. Enkele bouwstenen van zo’n beleid:

• Waarom internationaal talent? – Door de aanhoudende arbeidsmarktkrapte ontkomen veel organisaties niet aan werving over de grens. Sectoren van zorg tot IT kampen met tekorten – zonder immigranten loopt de arbeidsmarkt vast.​ Buitenlands talent kan tekortvaardigheden invullen die lokaal schaars zijn. Daarnaast ondersteunt het bedrijven bij internationale groei en het beter bedienen van een mondiale klantenkring.
• Global sourcing & personeelsplanning – Verwerk internationaal werven in de strategische personeelsplanning. Breng in kaart voor welke functies intern weinig aanbod is en richt uw wervingsinspanningen (deels) internationaal. Werk samen met buitenlandse recruiters of benut interne transfers tussen eigen vestigingen in verschillende landen. Door proactief te plannen voorkomt u dat internationalisering ad-hoc en ongecoördineerd plaatsvindt.
• Remote en virtuele inzet – Technologie maakt het mogelijk om talent wereldwijd in te zetten zonder relocatie. Steeds meer organisaties nemen medewerkers aan die vanuit het buitenland remote werken. Dit vergroot de talentenpool en biedt flexibiliteit. Let wel op juridische aspecten: binnen de EU kan een EU-burger relatief eenvoudig in een ander EU-land werken, maar buiten de EU hangt veel af van lokale wetgeving en visumregels. Ook kunnen er gevolgen zijn voor loonheffingen en sociale verzekeringen; win waar nodig advies in bij ‘remote’ constructies.
• Diversiteit & innovatie – Een divers, internationaal team brengt nieuwe perspectieven. Onderzoek bevestigt dat diverse teams leiden tot betere ideeën en meer innovatie​. Het samenbrengen van verschillende culturen stimuleert creativiteit en een breder probleemoplossend vermogen. Daarnaast creëert een inclusieve internationale cultuur een aantrekkelijke werkomgeving waarin talent graag blijft. Op lange termijn draagt dit bij aan meer wendbaarheid en groei.

Onboarding & integratie

Als een international in dienst komt, is het cruciaal om te zorgen voor een vlotte onboarding en integratie. Belangrijke factoren daarbij zijn:

• Huisvesting & administratie – Het regelen van woonruimte en administratie is een van de eerste uitdagingen. Sinds de nieuwe Wet betaalbare huur is een geschikte huurwoning voor internationals schaarser en duurder geworden​. Werkgevers doen er goed aan ondersteuning te bieden bij huisvesting (bijvoorbeeld tijdelijke gemeubileerde woonruimte voor de eerste periode) en bij praktische zaken zoals inschrijving voor een BSN, het openen van een bankrekening en het afsluiten van een zorgverzekering. Een soepele start op deze vlakken voorkomt onnodige stress bij de nieuwe medewerker.
• Taal & cultuur – Ondersteun buitenlandse medewerkers bij het overbruggen van taal- en cultuurverschillen. Bied waar mogelijk Nederlandse taalles aan en introduceer hen in de Nederlandse (werk)cultuur​. Tegelijk kan de organisatie zich aanpassen door bijvoorbeeld Engels als voertaal te hanteren in internationale teams en een buddy of mentor te koppelen aan elke nieuwe international. Investeren in taal en interculturele communicatie vergroot het wederzijds begrip en het gevoel van erbij horen.
• Retentie & binding – Het behouden van internationaal talent is minstens zo’n grote uitdaging als de onboarding. Veel internationale werknemers vertrekken binnen enkele jaren weer, vaak omdat hun partner niet kan aarden​. Besteed dus aandacht aan het hele gezin. Help bij zaken als visums voor gezinsleden, het vinden van woonruimte en scholen, en bied eventueel loopbaanondersteuning aan de partner​. Door expats en hun families te helpen sociaal te aarden – zowel op het werk als privé – voelen zij zich sneller thuis en blijven ze langer aan boord.

Praktische HR & salarisadministratie

Ook de HR- en salarisadministratie krijgt te maken met specifieke aandachtspunten bij internationaal personeel:

• Salaris & 30%-regeling – Controleer of de buitenlandse werknemer in aanmerking komt voor de 30%-regeling. Deze expatregeling houdt in dat 30% van het brutoloon onbelast mag worden uitgekeerd​. Voorwaarde is onder meer dat het jaarsalaris hoog genoeg is (in 2025 minimaal € 46.660 bruto)​. Vraag de 30%-regeling tijdig aan bij de Belastingdienst.
  Naast dit fiscale voordeel is het belangrijk dat het salaris marktconform is en aansluit bij het pakket van de medewerker (bijvoorbeeld extra toelages voor huur of vervoer indien nodig).
• Arbeidsvoorwaarden & cao – Buitenlandse werknemers hebben recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als lokaal personeel. Denk aan het wettelijke (of cao-)minimumloon, vakantiedagen, pensioen, etc. Leg afspraken helder vast (bij voorkeur tweetalig) en licht ze toe zodat er geen misverstanden ontstaan. Voorkom onderbetaling of ongelijke behandeling – naleving van de wet- en cao-afspraken is verplicht.
• Relocatiekosten & payroll – Het verhuizen van een nieuwe werknemer uit het buitenland brengt extra kosten mee. Veel werkgevers vergoeden (deels) relocatiekosten zoals verhuizing en vliegtickets; stel hiervoor een duidelijk pakket op. Zulke vergoedingen kunnen onder de vrijstelling voor extraterritoriale kosten vaak onbelast worden verstrekt.

Daarnaast moet de salarisadministratie op orde zijn: een international op de Nederlandse loonlijst heeft bijvoorbeeld een BSN nodig en correcte loonheffingsinstellingen, terwijl iemand die vanuit het buitenland blijft werken mogelijk via een lokale payroll of Employer of Record verloond moet worden​.  Schakel bij twijfel expertise in om fouten en non-compliance te voorkomen.