Strategische personeelsplanning begint bij trends, niet bij vacatures

Een vacature ontstaat en recruitment gaat aan de slag: functieprofiel erbij, vacature online zetten en kandidaten screenen. Zo werkt personeelsplanning in de praktijk bij veel organisaties. Lukraak plekken opvullen zodra er een plek leegvalt, zonder te kijken naar patronen in wie er eerder op die positie zat en waarom die persoon vertrok. Hier ontstaat het verschil tussen gewoon-gewoon personeelsplanning én het gewilde strategische personeelsplanning.

Personeelsplanning is vaak reactief en niet strategisch

Formatieplannen gaan meestal over aantallen en budget: hoeveel fte heb je nodig en waar. Maar het “wanneer” en “waarom” van uitstroom blijft vaak onderbelicht. Terwijl juist daar de nog onbenutte winst zit. Als je weet dat bijvoorbeeld een bepaalde functie of afdeling stelselmatig snel verloop kent en waarom, kun je vóór die uitstroom al bewegen in plaats van erna. Hier begint het verschil tussen plannen en repareren.

Wanneer de beste kandidaat niet de beste keuze is

En er zit nog een laag onder. Stel: je hebt twee kandidaten voor een functie. De één scoort een 9 op papier, de ander een 7. De verleiding is groot om voor de 9 te gaan. Maar als die 9 vooral gedreven wordt door snel willen leren en doorgroeien, en de functie zelf weinig van die ruimte biedt, dan is het slechts een kwestie van tijd voordat deze persoon uit verveling vertrekt. De 7 past dan, voor déze rol, mogelijk beter. Simpelweg omdat de verwachtingen en de realiteit van de functie beter op elkaar aansluiten.

• Lees ook: Strategische personeelsplanning door een nieuwe bril: van plannen naar ontwikkelen 

Dit is geen pleidooi om bewust voor “minder” te kiezen. Het is een pleidooi om eerlijk te zijn over wat een rol wél en niet biedt, en vervolgens te kijken wie daar het beste bij past. Niet de sterkste kandidaat in het algemeen, maar de sterkste kandidaat voor déze functie en op dít moment.

Patroon versus aanname: het verschil met “culture fit”

Hier is voorzichtigheid wel op zijn plaats. Wat hierboven staat, klinkt gevaarlijk dicht bij “culture fit”. Een term die in de praktijk nogal eens wordt misbruikt om onderbuikgevoel of vooroordeel te verantwoorden (“past niet zo bij het team“). Het cruciale verschil zit in de onderbouwing.

• Lees ook: Praxis bouwt werkgeversmerk op fundament van familiegevoel en duidelijkheid

Een aanname vooraf over wie wel of niet zou passen, is geen strategie. Dat is een vooroordeel in een mooie verpakking. Een patroon in de data, bijvoorbeeld dat opvallend goede medewerkers in een bepaalde functie stelselmatig binnen een jaar vertrekken, is wél een signaal. Niet om daar meteen een conclusie aan te verbinden, maar wel om het verder te onderzoeken. Ligt het aan te hooggespannen verwachtingen tijdens de werving? Aan een gebrek aan doorgroeiruimte? Of is het de teamcultuur? Data levert hier de objectieve blauwdruk van wat er daadwerkelijk gebeurt, in plaats van een mening over wie er wel of niet bij past.

Vooruitplannen op basis van functiepatronen

Deze blauwdruk werkt niet alleen achteraf verklarend, maar ook vooruitkijkend. Als blijkt dat medewerkers in een specifieke functie na gemiddeld twee jaar “uitgeleerd” raken en dan vertrekken, hoeft recruitment niet te wachten tot de vacature er daadwerkelijk is. Er kan al veel eerder gestart worden met het opbouwen van een talentpool voor die functie. Zo voorkom je lange periodes waarin een rol onvervuld blijft en sta je niet telkens weer bij nul te beginnen zodra iemand vertrekt.

• Lees ook: ‘Strategische personeelsplanning is geen spreadsheet’

Wat kan HR morgen doen

• Breng vertrekpatronen per functie en afdeling in kaart: niet alleen hoeveel mensen vertrekken, maar ook wanneer (na welke periode) en wie (welk profiel, welke performance)
• Leg deze patronen naast de formatieplanning: heeft een afdeling een verwachte groei of juist een gewenste krimp? Uitstroom in een krimpende afdeling kan dan zelfs wenselijk zijn, terwijl diezelfde uitstroom in een groeiende afdeling om een heel andere aanpak vraagt
• Zet interne mobiliteit strategisch in: zie je dat afdeling X moet groeien, terwijl in afdeling Y mensen structureel na twee jaar vertrekken? Dan kan recruitment al binnen afdeling Y op zoek gaan naar geschikte kandidaten voor afdeling X, vóórdat het vertrek daadwerkelijk plaatsvindt
• Bouw talentpools op vóór de uitstroom, niet erna: voor functies met een voorspelbaar vertrekpatroon hoeft recruitment niet te wachten op de vacature

Een randvoorwaarde hierbij: deze patronen zijn alleen bruikbaar als de onderliggende data klopt. Bij EXIRE auditten we dit soort trends daarom altijd eerst op betrouwbaarheid, voordat er conclusies aan verbonden worden. En dit advies wil ik dan ook graag meegeven als je bovenstaande zaken morgen zelf wil oppakken.

Tot slot

Strategische personeelsplanning gaat in mijn opinie dus niet over het zo snel mogelijk opvullen van een vacature. Het gaat over weten wélke uitstroom een probleem is en wélke juist niet én daar tijdig op inspelen. In plaats van er telkens opnieuw door verrast te worden.