‘Strategische personeelsplanning is geen spreadsheet’

Strategische personeelsplanning (SPP) mislukt niet door gebrek aan data, maar door het ontbreken van het goede gesprek. Die boodschap hadden Sanne de Jong (Ontwikkelhuis) en Diana Duell (interim HR-professional en mede-grondlegger van de tool Personeelsverkenning), in gesprek met dagvoorzitter Roeland van Laer (partner bij Labor Redimo), in een webinar voor HRMorgen.

Centraal in dat webinar was de vraag hoe het toch komt dat SPP al jaren op vrijwel elke HR-agenda staat en veel organisaties het toch lastig vinden om er concreet mee aan de slag te gaan.

Noem het geen planning, noem het ontwikkeling

Al bij de eerste vraag zet De Jong de toon. “SPP is geen spreadsheet,” stelt ze. Een lijstje met fte’s en budgetten kan soms nodig zijn om keuzes te onderbouwen, maar de kern is volgens haar iets anders: het doorlopende gesprek tussen HR en leidinggevenden over waar de organisatie heen gaat en hoe de mensen die er al werken daarin meegroeien. 

Ze pleit er zelfs voor om de term SPP los te laten. “Ik zou het veel meer willen hebben over strategische personeelsontwikkeling,” zegt ze, omdat “planning” volgens haar een statisch beeld oproept van een plan dat je één keer maakt en daarna uitvoert, terwijl de praktijk continu verandert.

• Lees ook: Strategische personeelsplanning door een nieuwe bril: van plannen naar ontwikkelen

Waarom dat zo lastig te realiseren is, verschilt per type organisatie. Bij grote corporates hangt SPP vaak vast aan een jaarlijkse HR-kalender met een vaste deadline voor talentreviews. “Dat maakt het lastig om echt continu het goede gesprek te voeren,” zegt De Jong. Bij kleinere bedrijven ligt het probleem eerder in de waan van de dag: er is simpelweg geen ruimte om van operationeel naar strategisch denken te bewegen. 

In beide gevallen adviseert ze niet in één keer een compleet plan neer te zetten, maar te beginnen bij het gesprek zelf, desnoods met één afdeling of team, en van daaruit langzaam op te bouwen.

Weg met de ingewikkelde vlootschouw

Waar veel organisaties vastlopen op klassieke instrumenten als de Nine Grid of de vlootschouw, kiest Duell in haar tool voor een andere aanpak. Volgens haar leidt de kalibratie die bij een traditionele personeelsschouw hoort (‘wat is jouw goed en wat is mijn voldoende’) tot een discussie over de methodiek zelf. “Dan heb je het dus over de methodiek en niet meer over de mensen,” zegt ze.

In de methode die zij Personeelsverkenning noemt, werkt ze met vier heldere labels: ingroei, vakvolwassen, ontwikkelnoodzaak en potentie. Die brengen in kaart waar iemand nu staat en, gekoppeld aan het toekomstbeeld van de functie, waar diegene naartoe kan bewegen. 

Belangrijk is dat het daar niet bij stopt: op elk label volgt de vraag wat iemand nodig heeft om die stap ook echt te zetten, welke interventie daarbij past en wie dat gaat oppakken. Die uitkomsten worden vervolgens in de reguliere gesprekscyclus tussen leidinggevende en medewerker besproken, zodat de inzichten ook daadwerkelijk landen op de werkvloer in plaats van te blijven hangen in een HR-rapportage.

Meer tips voor strategische personeelsplanning? Lees dan ook het whitepaper Strategische personeelsplanning in het licht van nu, van planning naar ontwikkeling. 

Na het lezen:

• weet je waarom SPP juist nu opnieuw aandacht vraagt;
• begrijp je het verschil tussen traditionele personeelsplanning en moderne SPP;
• herken je veelvoorkomende knelpunten bij de implementatie van SPP;
• krijg je handvatten om SPP kleiner, concreter en strategischer te maken;
• zie je welke rol HR-professionals en leiders hebben in het verbinden van data, dialoog en ontwikkeling.

Vraag het gratis aan bij het Ontwikkelhuis

Eerst het gesprek, dan pas de perfecte data

Tijdens het webinar peilt Van Laar de mening van de kijkers met een aantal stellingen, en de uitkomsten onderstrepen het verhaal van beide sprekers. 

Een ruime meerderheid is het eens met de stelling dat de grootste winst van SPP niet in externe werving zit, maar in beter zicht op het potentieel dat al in huis is. De Jong herkent dat vanuit de praktijk: bij specialistische of hogere functies is de reflex vaak om meteen extern te werven, terwijl een externe kandidaat evengoed een gok blijft. Wie eigen mensen tijdig ontwikkelt richting een rol, weet volgens haar juist beter wat hij in huis haalt.

• Lees meer: Waar ligt HR wakker van? Uitkomsten HRMorgen Forum over de HR-agenda voor 2026 

Ook op de vraag of eerst alle data, scenario’s en processen op orde moeten zijn voordat je met SPP kunt starten, is het antwoord van de kijkers overtuigend: tachtig procent is het daarmee oneens. Duell wijst erop dat er altijd een basis is, simpelweg omdat elke organisatie weet wie waar op de loonlijst staat en welk werk diegene doet. Een personeelsverkenning verrijkt die basisdata alleen maar verder. 

De Jong voegt toe dat een compleet plaatje sowieso een illusie is in een tijd die zo snel verandert: zodra je denkt dat de data op orde is, dient zich alweer een nieuwe ontwikkeling aan die om bijstelling vraagt. Beter is het om klein te beginnen en via voortdurende verbetering steeds completer te worden, met een tool als vaste plek om gesprekken en inzichten vast te leggen.

Olifantenpaadjes en de vraag wie de toekomst voorspelt

Een van de lastigste kanten van SPP blijft de medewerker zelf, zeker nu AI functies in hoog tempo verandert. Onzekerheid roept volgens De Jong al snel weerstand op, zegt ze: sommige medewerkers willen vooral doorgaan zoals ze altijd deden, anderen gaan juist actief op zoek naar manieren om de verandering te omzeilen. Ze noemt het risico dat medewerkers bij de introductie van meer AI ‘olifantenpaadjes gaan zoeken om daaromheen te gaan.’

Wat daarbij helpt, is vroeg en helder communiceren wat een functie gaat vragen en hoe iemand daarbij begeleid wordt, in plaats van pas achteraf uit te leggen wat er is veranderd.

De vraag: ‘Wordt HR de toekomstvoorspeller van het werk, of wordt dat AI?’ van een van de deelnemers aan het webinar, sluit hier goed bij aan. Duell legt het antwoord terug bij de werkvloer zelf. Of je het proces nu laat ondersteunen door AI of door een HR-professional, uiteindelijk zit de basis van de informatie bij de mensen zelf, zegt ze: medewerkers weten als geen ander wat hun werk inhoudt en hoe technologie dat gaat raken. 

Daarmee is SPP volgens haar uiteindelijk geen kwestie van het beste algoritme of de beste tool, maar van het gesprek dat je met elkaar blijft voeren, van de directietafel tot de werkvloer.

• Lees ook: AI is het ticket voor HR om strategisch aan tafel te komen en blijven 

Bekijk het webinar SPP & digitalisering: van data naar strategische keuze op het YouTube-kanaal van HRMorgen