Early leavers: waarom nieuwe medewerkers zo snel vertrekken en waarom het al in je vacature begint

“Het was gewoon anders dan ik had verwacht.” Als je weleens exitgesprekken voert met mensen die nog geen jaar binnen zijn, ken je dit zinnetje waarschijnlijk wel. De uitspraak wordt genoteerd, er wordt door de manager begrijpend geknikt en daarna kijken we meestal naar de onboarding, de leidinggevende of de selectie. Wat hadden we in dit proces anders kunnen doen?

Maar wat nou als die teleurstelling achteraf gezien al begon voordat iemand ook maar een dag binnen was? Door de vacaturetekst, de werkenbij-pagina of de inhoud van het sollicitatiegesprek. Want precies hier ontstaat namelijk het beeld waar een nieuwe medewerker zijn eerste weken aan toetst.

Wat de cijfers laten zien

Die eerste weken zijn korter dan we vaak denken. In een onderzoek van BambooHR onder ruim 1.500 Amerikaanse werknemers zei 70 procent binnen de eerste maand te weten of een nieuwe baan bij hen past, en 29 procent wist het al in de eerste week (BambooHR, 2023). Bijna de helft had in die eerste week al spijt of twijfels.

Dat verwachtingen daarin een rol spelen, zie je terug bij carrièreplatform The Muse. Van ruim 2.500 jonge werkzoekenden zei 72 procent dat de nieuwe baan of werkgever duidelijk anders was dan hen was voorgespiegeld (The Muse, 2022).

Ook cultuur blijkt lastig te beloven. Onderzoekers van MIT Sloan legden de officiële kernwaarden van ruim 500 grote bedrijven naast meer dan een miljoen medewerkersreviews. Bedrijven die bijvoorbeeld ‘integriteit’ als kernwaarde op hun website zetten, scoorden daar volgens hun eigen medewerkers niet beter op dan bedrijven die die waarde helemaal niet noemden (Sull e.a., 2020). 

Het zijn Amerikaanse cijfers, dus ik zou ze niet één op één doortrekken naar Nederland. Maar het verhaal is wel consistent.

• Lees ook: Betere matches door bruut eerlijk werven – HRMorgen.nl

Waarom een goede baan toch kan tegenvallen

Of iemand tevreden is in een nieuwe baan, hangt niet alleen af van hoe goed die baan is. Het hangt vooral af van hoe die baan uitvalt ten opzichte van wat iemand verwachtte.

Stel: iemand solliciteert op een vacature waarin “hybride werken” staat. In week twee blijkt dat het hele team eigenlijk altijd op kantoor zit en dat thuiswerken “wel mag, maar niet echt gebruikelijk is”. Objectief is er niks mis met de baan en klopt wat werd gezegd, maar toch voelt het alsof er iets is afgepakt, juist omdat hybride werken de verwachting was.

Meestal blijft het ook niet bij één zo’n moment. De psychologie heeft daar een bruikbaar model voor: de Affective Events Theory. Kort gezegd roepen kleine gebeurtenissen op een werkdag emoties op, die emoties kleuren hoe je over je werk denkt, en dat bepaalt uiteindelijk wat je doet. Eén keer horen dat iets “hier zo niet werkt” is niet zo erg. Vijf keer in de eerste maand wel, zeker als het steeds iets raakt wat vooraf was toegezegd en als belangrijk wordt ervaren. 

Onderzoek naar gebroken beloftes op het werk laat precies dat patroon zien: het gevoel van teleurstelling en wantrouwen vormt de schakel naar minder betrokkenheid en een grotere vertrekwens (Zhao e.a., 2007; Jayaweera, Bal e.a., 2021).

Niet iedereen die teleurgesteld is, vertrekt

Wat iemand met die teleurstelling doet, verschilt. Het EVLN-model onderscheidt vier reacties op ontevredenheid: vertrekken (exit), het aankaarten (voice), afwachten in de hoop dat het beter wordt (loyalty) of afhaken (neglect), met minder inzet en minder betrokkenheid.

Alleen die eerste groep zie je terug in je verloopcijfer. De mensen die het aankaarten, hoor je als je geluk hebt. De afwachters en afhakers zie je niet, terwijl dat volgens mij wel eens de grootste groep zou kunnen zijn. Wim Davidse waarschuwde er onlangs ook voor in het HRMorgen-rondetafelgesprek: retentie is mooi, maar als mensen blijven en ondertussen quiet quitten omdat de energie weg is, schiet je daar weinig mee op.

• Lees ook: Een kwart van de werknemers doet alleen nog het noodzakelijke, quiet quitting neemt toe

Is vroeg verloop daarmee altijd een verwachtingsprobleem? Nee, zeker niet. Maar het is wel een oorzaak waar we te weinig naar kijken.

Wie is eigenlijk eigenaar van de belofte?

Neem Bedrijf A: een organisatie van zo’n 800 medewerkers met een opvallend hoog verloop in het eerste jaar. De onboarding is net vernieuwd en wordt goed gewaardeerd, dus daar lijkt het niet aan te liggen.

Bij nader inzien blijkt de werkenbij-pagina geschreven door marketing, met veel nadruk op “een informele cultuur” en “ruimte voor eigen initiatief”. De vacatureteksten zijn gemaakt door recruitment, op basis van functieprofielen van een paar jaar oud. En de leidinggevenden hebben geen van beide teksten ooit echt gelezen. Op de vloer treffen nieuwe mensen vervolgens vaste werkprocessen, meerdere goedkeuringsrondes en een team dat al maanden onderbezet draait.

Als het verloop op tafel komt, ontstaat discussie. Recruitment: “Wij leveren goede kandidaten aan, het gaat daarna mis.” De leidinggevende: “Ze komen binnen met een beeld dat niet klopt, daar kan ik niks aan doen.” Allebei hebben ze een punt. Niemand heeft bewust iets verkeerds beloofd, maar ook niemand heeft het geheel overzien.

• Lees ook: Van sollicitatiefeest naar stille aftocht: daarom haken kandidaten af – HRMorgen.nl

Dan komt meestal de vraag of je eerlijk durft te zijn over de minder leuke kanten van een functie, zeker in een krappe arbeidsmarkt. Onderzoek wijst erop dat realistische informatie over een baan vooral helpt omdat mensen de organisatie daardoor als eerlijk zien (Earnest e.a., 2011). Je verliest misschien een paar kandidaten aan de voorkant, maar de mensen die wel komen, weten waar ze aan beginnen.

Waar HR morgen verschil kan maken

Je hoeft hiervoor echt geen nieuw wervingsproces op te tuigen. Begin gewoon eens met kijken naar wat je nu eigenlijk belooft:

• Leg teksten naast elkaar: vacature, werkenbij-pagina en drie recente exitgesprekken. Komen dezelfde woorden terug, maar dan als teleurstelling?
• Laat een nieuwe collega meelezen: iemand die zo’n zes maanden binnen is, ziet direct wat klopt en wat niet.
• Wijs een eigenaar aan: wie bewaakt dat werkenbij-site, vacature en sollicitatiegesprek hetzelfde verhaal vertellen?
• Benoem ook de lastige kant: één eerlijk nadeel van de functie, en wat je eraan doet. Reken op weerstand, want de hiring manager of employer branding vreest al snel minder sollicitanten. Begin dan in het sollicitatiegesprek in plaats van in de tekst.
• Vraag het na 90 dagen: wat was anders dan je had verwacht? Zo geef je mensen de ruimte om het aan te kaarten, voordat ze afhaken of vertrekken.

Vroeg verloop voorkomen begint bij je vacaturetekst

Vroeg verloop heeft veel oorzaken en de vacaturetekst is er maar één van. Maar het is wel de eerste plek waar een verwachting ontstaat en vaak de laatste plek waar we gaan zoeken als het misgaat. De volgende keer dat er een vacature online gaat: weet je zeker dat de leidinggevende zijn eigen team erin herkent of hoop je vooral dat de vacature goed scoort?