HR-software: the sky is the limit maar er blijft ook veel potentie onbenut

In het AI-tijdperk is er op softwaregebied natuurlijk heel veel mogelijk, maar hoe zorg je ervoor als HR-softwarebedrijf dat klanten jouw producten en features ook daadwerkelijk optimaal benutten? Voor die vraag zag ook Youforce zich gesteld. Een gesprek met Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, over dit vraagstuk en hoe het kan worden getackeld met onder meer een zelfontwikkelde digitaliseringsscore.

Veel organisaties beschikken over HR-software, maar gebruiken die maar voor een klein deel. Functionaliteiten die processen drastisch kunnen versnellen – zoals automatisering van HR-processen, gebruik van apps, of realtime koppelingen met andere systemen – blijven vaak onbenut.

Zelden technische complexiteit

“Organisaties benutten slechts een fractie van wat software kan”, zegt Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, voorheen Visma | Raet. Dat is wat hem betreft ook een uitdaging voor het bedrijf waarvoor hij werkzaam is. Youforce biedt organisaties een ‘zorgeloze HR-ervaring’ met een innovatief HR- & Salarisplatform en andere ondersteunende diensten, zoals uitbesteding van de HR- en salarisadministratie.

De softwaremogelijkheden op HR-gebied zijn haast eindeloos, maar in de implementatie en optimalisatie ervan gaat het vaak mis.

“Wat we zien, is dat bestaande klanten – maar ik zie het ook bij andere systemen – vasthouden aan een oude werkwijze, een bepaalde systeeminrichting. Bijvoorbeeld bij een wisseling van functioneel beheerder, of bij net wat minder aandacht voor optimalisatie. Of bij een bezuinigingsronde. Dan is de urgentie om te profiteren van alle software-ontwikkelingen, die te implementeren én te blijven doorontwikkelen op dit gebied, niet zo hoog.”

Dan zie je dus ook dat deze klanten achterblijven op de mogelijkheden die software-oplossingen bieden. “Hierdoor zakken organisaties langzaam terug naar inefficiënte werkwijzen: mutaties met te veel handmatige controles, koppelingen die jaren oud zijn, en medewerkers die nog steeds inloggen op een desktop voor een eenvoudige verlofaanvraag”, aldus Ten Brinke. Met als gevolg: hogere kosten, trage processen en lagere medewerkerstevredenheid, en dat terwijl de software allang meer kan.

Introductie van de digitaliseringsscore

Daartegen zijn er de klanten die al behoorlijk goed waren gedigitaliseerd en derhalve ook optimaal gebruikmaakten van de software. “Die maakten echt optimaal gebruik van de mogelijkheden”, verduidelijkt Ten Brinke. “Zij beloonden ons dan ook met een hoge klanttevredenheid.” Hierin zag Youforce een een-op-een-relatie: een van dé kritische succesfactoren is de manier waarop de beschikbare software wordt ingezet.

Om de eerder besproken achterstand van een aantal klanten zichtbaar en bespreekbaar te maken, introduceerde Youforce een digitaliseringsscore. Ten Brinke: “We houden onze al onze klanten tegen het licht met deze score, die op basis van een aantal elementen vertelt hoe goed je bent gedigitaliseerd. We voorzien ze van een rapportcijfer tussen de 1 en 10. We streven naar een gemiddelde van 8,5. Op die score committeren we ons aan de klant.”

De score kijkt onder meer naar de mate van automatisering – het aantal handmatige stappen versus automatische flows. “Hier gaat het bijvoorbeeld om iets heel simpels als het gebruiken van excel-bestanden door een HR-afdeling”, legt Ten Brinke uit.

“We checken ook de mutatiestromen die richting HR en/of salarisadministratie gaan en de inrichting van processen zoals verzuim en declaraties. Hoeveel goedkeuringslagen zitten daarin? Gaat het allemaal automatisch naar de dossiers? Hoe vaak wordt er een mutatie afgekeurd of teruggestuurd omdat die niet compleet is? En heb je onze app in gebruik of doe je dat niet?” Zo heb je allemaal elementen die voor onze digitaliseringsscore belangrijk zijn,” aldus Ten Brinke.

Daarnaast gaat het ook om koppelingen met andere systemen en de kwaliteit en volledigheid van data. “Zo moet je de data die je bij ons vastlegt, niet handmatig in andere systemen gaan invoeren. Je kunt eenvoudig gebruikmaken van onze eigen API’s (een set regels en protocollen die verschillende softwareapplicaties in staat stelt met elkaar te communiceren en data uit te wisselen, functionerend als een soort ‘softwarekoppeling’, red.)

De digitaliseringsscore heeft volgens Ten Brinke Youforce ook een strategisch effect: bestuurders zien in één oogopslag waar ze staan en waar winst te behalen valt. Bovendien, zegt hij, brengt zo’n score ook intern een enorme andere dynamiek teweeg. “Het is heel leuk, want het motiveert onze collega’s om klanten verder te helpen en tegelijkertijd zie je ook dat tot in de bestuurskamer bij klanten zo’n rapportcijfer iets uitlokt. Waardoor mensen zeggen: ik wil de potentie gewoon beter benutten.”

Waar organisaties winst laten liggen

Youforce weet daardoor ook waar organisaties winst laten liggen. Tijdens de analyse bij klanten komen telkens dezelfde gemiste kansen terug, ziet Ten Brinke. Zo is er het probleem van verouderde koppelingen. “Veel organisaties draaien nog file-transfers die jaren geleden zijn gebouwd. Ze werken, maar ze zijn traag, foutgevoelig en beperken innovatie. Dat kan anders.”

En wees je ook bewust van onbenutte mobiele mogelijkheden. “Het aanvragen van verlof gaat niet zelden via desktop, ziekmeldingen per telefoon en declaraties worden per mail verstuurd. Dat kost zoveel tijd. En dat terwijl het via de app het in seconden kan.”

Dan zijn er de eerder genoemde onnodige handmatige controles. “Wat ik zie, is dat salarisadministrateurs bruto-nettoverschillen nog per maand checken, of dat incomplete mutaties telkens moeten worden teruggestuurd.” En na een goed uitgevoerde implementatie verslapt de aandacht vaak: processen verouderen, inrichting sluit niet meer aan op de organisatie en nieuwe functies worden nooit aangezet.

Lees ook dit artikel: “Wij waren vroeg met mensen, niet met AI”

AI als versneller: durf te experimenteren

Deze inefficiënties kosten tijd, geld én medewerkerstevredenheid en ze zijn grotendeels oplosbaar met bestaande technologie en niet te vergeten: artificiële intelligentie (AI). Ten Brinke pleit voor een organisatiebrede aanpak, wanneer je aan de slag gaat met AI als versneller van processen. “De techniek is beschikbaar. We hebben het allemaal in onze laptop en op onze telefoon. AI is overal en we gebruiken het allemaal.”

Waar het volgens hem over gaat, is hoe je binnen de organisatie een ‘cultuur van experimenteren en leren’ creëert. Met andere woorden: dat het ook gewoon leuk wordt om met AI aan de slag te gaan. “De vraag is wel: hoe zorg je ervoor dat je dat op een gestructureerde manier organiseert, dat je draagvlak en die cultuur aanwakkert?”

De inzet van AI moet wat hem betreft een strategische keuze zijn, net als bij digitalisering. Maak bijvoorbeeld gebruik van digitale HR-assistenten, die ons leven op de werkvloer een stuk makkelijker maken.

Ten Brinke: “Als organisatie kan je ervoor kiezen om HR veel efficiënter in te zetten, waarbij de echte waarde van HR zit op de mens-tot-mens-verbinding. Met zo’n HR-assistent kan je heel veel repeterende en eenvoudige vragen snel beantwoorden. Dan speel je HR vrij op de administratieve kant en kan je je echt richten op de persoonlijke ontwikkeling en contact.” Immers, emoties herkennen kan AI nog echt niet, benadrukt Ten Brinke. “Daar zit de meerwaarde van de mens. Laten we dat ook ten volle benutten.”

En het is ook een praktische overweging. Neem bijvoorbeeld de salarisadministrateurs. “Dat is een schaars beroep. Er zijn er te weinig van in Nederland. Laten we ervoor zorgen dat we die mensen die we hebben zo optimaal mogelijk inzetten en dat we het werk stap voor stap slimmer automatiseren.”

Conclusie: HR wordt simpeler, maar alleen als je meebeweegt

De duidelijke boodschap van Ten Brinke is dus dat AI de mens niet vervangt, maar het werk juist naar een hoger strategisch niveau tilt. HR wordt simpeler door digitalisering, automatisering en AI, maar alleen als je ook echt meebeweegt.

“Wie vasthoudt aan oude werkwijzen blijft tijd verliezen, blijft extra personeel nodig hebben en mist kansen op betrokken en tevreden medewerkers,” aldus Ten Brinke. Maar organisaties die digitalisering en AI strategisch inzetten, ervaren precies het tegenovergestelde.

Samenvattend: de grote belofte van digitale HR-platforms komt pas tot leven wanneer organisaties optimaal digitaliseren, integraties moderniseren, AI-mogelijkheden durven omarmen en ervan leren binnen een cultuur van experimenteren. “Mijn advies is dan ook: zorg ervoor dat je veel simpele digitale zaken al aan de voorkant regelt. Dan ben je al heel eind op weg.”

Wil je weten hoe volwassen jouw HR-digitalisering is – en welke verbeterkansen er nog liggen? Dan kun je de digitaliseringsscan invullen en direct een whitepaper ontvangen met concrete vervolgstappen voor jouw HR-organisatie.

Ten Brinke deed met zijn collega’s de visie van Youforce uitgebreid uit de doeken in de webinarweek van HRMorgen over de AI revolutie voor HR.

Bekijk de webinars hier:

AI-first cultuur en hoe HR het verschil maakt