Waar gaan we werken? De rol van het kantoor bij remote werken

Werkplekexpert Measuremen onderzocht ruim 12.000 werkplekken en stelde vast dat het gemiddelde van de werkplekken maar 50% van de tijd gebruikt wordt. 

Als dit al geldt voor organisaties die hybride werken, is deze constatering nog belangrijker voor bedrijven die (deels) remote werken. Kun je af met minder kantoorruimte, of misschien wel zonder? En waarom is dit niet langer het domein van Facilitair Management of contractmanagement, maar ook van HR? Wat is er nodig in de praktijk?

In de reeks ‘Remote Werk & HR’ ga ik voor HRMorgen in vier artikelen in op wat remote werken voor HR betekent:

• ‘Help! Mijn medewerker wil remote werken’
• ‘Remote recruitment is wezenlijk anders dan werven in je eigen regio’
• ‘De remote recruiter: werven op een zeilboot’
• ‘Waar gaan we werken? De rol van het kantoor bij remote werken’

Downsizen creëert een nieuw spanningsveld

Klaas-Jan Boer is oprichter van Cornerstone en specialiseert zich in (her)bouwprojecten, kantoorconcepten, en creatieve oplossingen voor flexplekken. Boer ziet dat veel organisaties ruimte aanhouden ‘voor de zekerheid’. “Mensen proberen wel om de drukte en de files op dinsdag en donderdag te vermijden, dus je ziet wel dat dit begint te nivelleren. Als je dan gaat downsizen, creëer je een nieuw spanningsveld. Moet je voor de momenten dat teams als geheel bij elkaar willen komen toch meer vierkante meters aanhouden? Hier moeten organisaties beter op sturen, of het kantoor meer een ontmoetingsplek maken. Wanneer je eens met zijn allen bent, kun je ook een aparte locatie huren.”

Bedrijven waarvan een aantal medewerkers volledig op afstand werken, zijn sneller genoodzaakt om na te denken over locaties waar men elkaar zo nu en dan kan ontmoeten. Het aantal mensen dat dan aanwezig is, is immers een stuk groter dan het aantal medewerkers dat met regelmaat gebruikmaakt van een werkplek op kantoor.

Eén mogelijkheid is een deel van de bestaande werkplekken aan te bieden als flexplek aan externen op het moment dat de organisatie die zelf niet nodig heeft. Dit is de makkelijkste oplossing, mits het rondlopen van externen in je bedrijf geen bezwaar is. 

Een alternatief is om te verschuiven naar constructies waarin meerdere bedrijven bij elkaar in een pand zitten, minder ruimte huren en grote gemeenschappelijke ruimtes dan delen. Zo kun je ook gebouwen vrijspelen. Boer zegt dat dit op een gegeven moment wel zal moeten. “Als een gebouw altijd maar voor de helft verhuurd wordt, is het ook niet rendabel.”

Het kantoor als metafoor

Kantoorruimte, huurcontracten en afspraken met externen die flexplekken gebruiken zijn geen onderwerpen die binnen het vakgebied van HR vallen. Maar wanneer het kantoor met name een ontmoetingsplek wordt, verandert daar iets in. Wat wordt het beleid over wel of niet op kantoor ‘moeten’ zijn? Hoe ga je dan om met medewerkers die daar te ver weg voor wonen? Wanneer heeft het waarde elkaar te ontmoeten? En wanneer is een ‘digitaal kantoor’ daarvoor voldoende?

Dergelijke vraagstukken en afspraken vragen om een bepaalde cultuur, waarmee het kantoor, of dit nu een fysieke plek is of een digitale tegenhanger daarvan, vooral om mensen gaat. Hoe ziet dit eruit en waarom gaat het dan vooral om de mens achter de medewerker? 

Voorbeeld uit de praktijk: CommonEasy

Jip de Ridder is founder van CommonEasy, een netwerk dat een financieel vangnet biedt waarin ondernemers gezamenlijk zorgen voor zekerheid bij arbeidsongeschiktheid. De klanten vormen een community, maar De Ridder ziet het bedrijf zelf ook op die manier. “Ik haal mijn inspiratie uit ideeën over fluïde organisaties. Een soort zwerm met gedeeld eigenaarschap en transparantie.” Dit gedeeld eigenaarschap komt ook terug in de arbeidsvoorwaarden, omdat elk teamlid mede-eigenaar is.

Dat een vaste werkplek minder past bij een fluïde organisatie werd snel merkbaar tijdens COVID. “Na de eerste lockdown heb ik direct het kantoor opgezegd. Remote werken paste bij ons doen en laten en de kosten die ik dan bespaar gebruik ik liever om iemand in te huren. Wat me vooral verbaasde, is dat we online sneller bleken te werken.”

Toen CommonEasy nog een kantoorruimte had, werd er gebrainstormd op een groot whiteboard. De Ridder besefte tijdens de lockdown dat je dan wel om de beurt op dat bord schrijft en dan met je rug naar de ander staat. “Ik dacht altijd dat je in één ruimte moest zitten om te brainstormen, maar toen we Miro gingen gebruiken, merkte ik dat je dan koffie kunt drinken én de ander aan kunt kijken én allemaal tegelijk op het bord kunt werken.”

“Als je visiegedreven bent gaat die verbinding vanzelf”

De Ridder is, na de constatering dat CommonEasy ook op afstand kon samenwerken, naar Portugal vertrokken. Bij een collectief dat een oude boerderij kocht, kon hij buiten het digitaal werk om met zijn handen werken en werd hij creatiever en productiever. 

“Daar kan geen kantoor tegenop. Ik ben het ermee eens dat live contact toegevoegde waarde heeft, maar dat hoeft niet 5 dagen per week en er zijn meerdere smaken in. Ik houd er bijvoorbeeld van om eens in de maand een dag bij elkaar te komen. Uitgebreid lunchen en kletsen en brainstormen. Iemand die toen in het buitenland woonde, deed dan ook echt mee met een mobiel op een selfiestick of een laptop en die gaven we door. Als je visiegedreven bent, heb je iets om op te verbinden en is het vertrouwen heel hoog.”

De Ridder meent dat managers moeten erkennen dat het logisch is om te zitten met de vraag ‘zijn die mensen wel aan het werk?’. Dit is uitdagend als je niet visiegedreven bent. “Als je lineair managet en alleen kijkt naar wat iemand levert – dat is niet genoeg. Je moet voorwaarden scheppen om je verbonden te voelen. Als je een cultuur hebt waar mensen echt inbreng hebben en je neemt tijd om bij elkaar in te checken, ben je eraan gewend om elkaar te steunen. Dat doen we niet alleen voor onze leden maar ook voor elkaar. Je krijgt meer gevoel bij waar mensen mee bezig zijn. Als die wisselwerking goed is en je oprechte interesse hebt, dan kun je de teugels laten vieren.” 

Het digitale kantoor van CommonEasy:

Miro, Slack, Google Drive. “We hebben een whiteboard waarop we onze strategie afpellen, dat breken we op in kwartalen en maanden. Elke woensdag zitten we een uur met elkaar, we bespreken dan hoe het met ons gaat, wat we aan het doen zijn en iedereen kan problemen inbrengen.”

Fysieke ontmoetingen:

“We mogen ruimtes gebruiken van andere ondernemers, soms bij mensen thuis of we huren een zaaltje met een beamer en combineren dat met een wandeling of uit eten gaan.”

Grootste winst van remote werken:

“Je haalt meer voldoening uit je leven en kunt het combineren met activiteiten die meer impact maken. Een jongen in ons team heeft naast zijn werk een weeshuis gerund. We moeten een eerlijkere norm met elkaar hebben, we betalen een grote prijs door net te doen alsof we geen mensen zijn.”

Als CommonEasy groeit en uit meerdere teams zou bestaan; zou je dan nog zonder kantoor werken?

“Ik zou ons dan opbreken in cirkels en blijven werken zoals we nu doen. Paar keer per jaar op een retreat waar iedereen komt. Ik denk dat dit goedkoper is dan een kantoor en qua plezier en aansluiting op onze visie meer oplevert!”