Een nieuw ATS is geen IT-project: waarom HR de regie moet pakken

Een nieuw recruitmentsysteem kiezen begint nogal eens bij de software. Welke leveranciers zijn er? Welke functionaliteiten bieden ze? Kan het systeem koppelen met het HR-systeem? En natuurlijk: wat kan het inmiddels met AI?

Logische vragen, maar eigenlijk komen ze te vroeg. Wie op zoek gaat naar een nieuw applicant tracking system, kortweg ATS, neemt namelijk niet alleen een besluit over technologie. De organisatie legt voor meerdere jaren vast hoe recruiters, HR-professionals, managers en soms duizenden kandidaten met elkaar werken. Dat maakt een ATS-selectie veel meer een organisatievraagstuk dan een IT-project.

IT is daarbij onmisbaar. Maar HR en recruitment moeten weten welke kant de organisatie op wil en daar de regie op houden.

Eerst het proces, daarna de software

Een ATS raakt vrijwel iedere stap vanaf het moment dat een vacature ontstaat.

Wie mag een vacature aanvragen? Wie geeft goedkeuring? Hoe wordt deze gepubliceerd? Welke informatie moet een recruiter vastleggen? Hoe geven managers feedback op kandidaten? Wanneer krijgt een sollicitant bericht? En wat gebeurt er met de gegevens van iemand die uiteindelijk wordt aangenomen?

Een recruitmentsysteem ondersteunt al die handelingen. Daarmee heeft de inrichting van het systeem direct invloed op de dagelijkse manier van werken.

Precies daarom is het riskant om een selectietraject te beginnen met een lange lijst functionaliteiten. Een leverancier kan vrijwel altijd indrukwekkende mogelijkheden demonstreren. Dat zegt nog weinig over de vraag of die functies aansluiten op de processen en problemen van de organisatie.

Interne betrokkenen kijken heel anders naar zo’n systeem. Recruiters letten bijvoorbeeld op snelheid, gebruiksgemak en overzicht. IT kijkt eerder naar beveiliging, architectuur, koppelingen en beheer. Management wil rapportages en grip op resultaten. Geen van die perspectieven is op zichzelf voldoende.

• Lees ook: AI zit straks in ieder ATS, maar welke AI heeft HR eigenlijk nodig?

IT kijkt naar andere risico’s dan recruitment

De betrokkenheid van IT is de afgelopen jaren alleen maar belangrijker geworden. Een modern ATS is zelden een losstaand systeem.

Het moet bijvoorbeeld gegevens uitwisselen met een HR-systeem, werken-bij-site, agenda’s, assessmenttools, onboardingsoftware of business-intelligenceomgeving. Daarnaast spelen vragen over gebruikersbeheer, single sign-on, API’s, security en datastromen. Daar heeft IT terecht een stevige stem in.

Maar een technisch uitstekend systeem kan tegelijkertijd slecht aansluiten op de praktijk van recruitment. Een hiring manager die twee keer per jaar kandidaten beoordeelt, heeft weinig aan uitgebreide functionaliteit als hij daarvoor eerst moet uitzoeken hoe het systeem werkt. Een recruiter heeft weinig aan een technisch perfecte koppeling wanneer eenvoudige processtappen iedere dag extra handelingen kosten.

Andersom kan een systeem waar recruiters enthousiast over zijn technisch onvoldoende passen binnen de bestaande infrastructuur.

De kunst is dus niet om HR of IT de doorslag te laten geven, maar om de verantwoordelijkheden helder te verdelen. Recruitment en HR bepalen hoe het proces moet werken en welke resultaten belangrijk zijn. IT beoordeelt onder meer of dat technisch veilig, beheersbaar en toekomstbestendig kan worden gerealiseerd.

Ineens zitten er veel meer mensen aan tafel

Een ATS-selectie begint soms met een klein projectteam. Naarmate het proces vordert, blijkt hoeveel afdelingen daadwerkelijk iets van de keuze moeten vinden.

Privacy wil weten welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe lang deze bewaard blijven. Security stelt eisen aan beveiliging en toegangsrechten. Inkoop kijkt naar contractvoorwaarden. Communicatie kan betrokken zijn bij de werken-bij-site en candidate experience. Data- of BI-specialisten willen weten welke gegevens uit het systeem gehaald kunnen worden. En dan zijn er nog de managers die uiteindelijk met het systeem moeten werken.

Betrek deze partijen niet pas wanneer de voorkeursleverancier al is gekozen. Eisen die laat naar boven komen, kunnen een selectie flink vertragen. In het slechtste geval blijkt een oplossing waar recruitment enthousiast over is niet te voldoen aan eisen die elders in de organisatie als randvoorwaarde gelden.

Voor HR zit daar een belangrijke taak. Niet omdat HR zelf de securitycheck of technische architectuur moet beoordelen, maar omdat iemand het totale proces moet bewaken.

• Lees ook: Waarom employee experience begint bij je HR-platform

De ervaring van Gemeente Amsterdam

Hoe groot zo’n traject kan worden, laat de ervaring van Gemeente Amsterdam zien. De gemeente heeft ruim 22.000 medewerkers en werkt met een omvangrijk HR- en recruitmentlandschap. In een interview met Recruitmenttech.nl vertelde Joyce Kok over de zoektocht naar nieuwe recruitmenttechnologie. Door de jaren heen was het aantal HR-applicaties binnen de organisatie sterk gegroeid. Er waren op een gegeven moment 32 verschillende toepassingen.

Bij het vernieuwen van recruitmenttechnologie ging de discussie dan ook al snel over veel meer dan functies in een ATS. Privacy, informatiebeveiliging, integraties, inkoopvoorwaarden, AI-beleid en interne governance speelden allemaal een rol. Vooral het meenemen van de verschillende stakeholders kostte tijd.

Dat is een relevant inzicht voor organisaties die aan het begin van een ATS-selectie staan. Leveranciers werken vaak met een implementatieplanning waarin een systeem binnen enkele maanden operationeel kan zijn. Technisch kan dat best haalbaar zijn. Intern kan het traject langer duren doordat verschillende afdelingen een oordeel moeten geven, besluiten moeten worden genomen en processen eerst moeten worden aangepast.

Een realistische planning houdt daarom niet alleen rekening met de leverancier, maar vooral met de eigen organisatie.

Een demo is verleidelijk, maar niet het beste begin

Voor veel organisaties wordt een ATS-selectie pas concreet wanneer de eerste demo in de agenda staat. Dat is begrijpelijk. Tijdens zo’n presentatie zie je direct wat er de afgelopen jaren is veranderd. Automatische communicatie, slimme zoekfuncties, rapportages, matching en steeds meer AI-functionaliteit maken moderne ATS’en aantrekkelijk om te bekijken.

Toch is het de vraag hoeveel zo’n demonstratie waard is als je vooraf onvoldoende hebt bepaald waar je naar zoekt.

De relevante vragen liggen eerder in de organisatie zelf. Waar verliezen recruiters nu onnodig tijd? Waar haken managers af? Welke onderdelen van het proces zorgen voor problemen bij kandidaten? Welke informatie ontbreekt om recruitment goed te sturen? Welke processen willen we juist niet meer op dezelfde manier blijven uitvoeren? Pas daarna wordt duidelijk welke functionaliteiten werkelijk belangrijk zijn.

Requirements moeten daarom niet alleen vanuit recruitment worden opgesteld. Ook HR, IT, privacy, security en andere betrokken disciplines kunnen harde eisen hebben. Het verschil tussen een must-have en een interessante extra functie wordt dan een stuk duidelijker.

De implementatie begint eerder dan gedacht

Er is nog een reden om HR vroeg de regie te laten nemen: selectie en implementatie zijn in de praktijk nauwelijks van elkaar los te zien. Nog voordat een contract wordt getekend, moet bijvoorbeeld duidelijk zijn wat er met bestaande kandidaatdata gebeurt. Ook moet bekend zijn welke koppelingen standaard beschikbaar zijn, welke nog gebouwd moeten worden en wie verantwoordelijk wordt voor de inrichting.

Dat klinkt operationeel, maar zulke vragen kunnen grote gevolgen hebben voor de uiteindelijke keuze. Hetzelfde geldt voor processen. Een nieuw ATS biedt de mogelijkheid om werkwijzen opnieuw te bekijken. Toch is de verleiding groot om alle bestaande stappen simpelweg over te zetten naar het nieuwe systeem. Dan verandert de technologie, maar blijft het proces hetzelfde.

In het Recruitmenttech.nl-artikel over veelgemaakte fouten bij ATS-implementaties komen juist deze organisatorische factoren terug. Onduidelijke doelen, gebruikers die te laat worden betrokken, problemen met datamigratie en onvoldoende aandacht voor training en beheer kunnen een implementatie moeilijker maken dan nodig.

Wie daar tijdens de selectie al over nadenkt, krijgt bovendien een beter beeld van leveranciers. Niet alleen van wat hun systeem kan, maar ook van wat zij van de eigen organisatie verwachten.

Regie betekent vooral de juiste vragen stellen

HR hoeft geen specialist te worden in API’s, informatiebeveiliging of systeemarchitectuur. Net zo min hoeft IT te bepalen hoe een kandidaat door een sollicitatieprocedure moet bewegen.

Regie gaat vooral over het organiseren van de juiste gesprekken op het juiste moment. Dat begint met een helder beeld van wat de organisatie met recruitment wil bereiken. Vervolgens moet duidelijk zijn welke processen daarbij horen, welke mensen het systeem gebruiken en welke randvoorwaarden andere afdelingen stellen. Pas dan heeft het zin om leveranciers serieus met elkaar te vergelijken.

Daarmee verschuift ook de centrale vraag tijdens een ATS-selectie. Niet: welk systeem heeft de meeste mogelijkheden? Maar: welk systeem ondersteunt de manier waarop deze organisatie de komende jaren wil recruiten?

Verder verdiepen in ATS-selectie en implementatie

Werkgevers met minimaal 250 medewerkers die eind 2026 of in 2027 een nieuw recruitmentsysteem willen selecteren of hun huidige ATS willen evalueren, kunnen op woensdag 11 november deelnemen aan Recruitment Tech ATS_Day in Utrecht.

Deelnemers brengen vooraf hun organisatie, situatie en wensen in kaart en worden op basis daarvan gematcht met passende ATS-leveranciers. Daarnaast zijn er gesprekken met experts, mini-masterclasses en rondetafelgesprekken over onder meer selectie en implementatie. Zo kunnen ook vragen over processen, techniek, stakeholders en inrichting worden besproken voordat er definitieve keuzes worden gemaakt. Deelname is gratis. Ga voor meer informatie en om aan te melden naar de website.