Voor een succesvol reservistenbeleid hoef je je organisatie niet op z’n kop te zetten

Bij HRMorgen horen wij vaak dat veel HR-professionals niet zo goed weten wat ze aanmoeten met reservisten. Zij zien het maatschappelijke belang ervan, gezien de geopolitieke onrust. Maar ze weten niet hoe ze dit voor hun medewerkers moeten faciliteren. Moet alles op zijn kop om dit mogelijk te maken? Moeten zij wachten tot er iets over wordt opgenomen in de cao? Of is dit niet aan de polder en moeten zij zich hiervoor hard maken?

Werner van Eck, directeur Veiligheid bij Heijmans, is zelf reservist. Hij zette zich binnen Heijmans in om dat voor meer medewerkers mogelijk te maken. Het opstellen van ferme, juridische kaders en het flexibiliseren van een personeelsplanning. blijkt daarbij totaal niet aan de orde. Het bedrijf heeft een convenant van twee A4’tjes opgesteld met Defensie. Defensie ziet de organisatie als een van de koplopers op dit gebied. Hoe zit dat precies?

Het convenant als leidraad

Voor Van Eck is het als directeur niet moeilijk om zijn planning af te stemmen op zijn taken als reservist. “Maar als een timmerman plots een week weg is, dan ligt de bouw even stil”, legt Van Eck uit. Hij wilde het voor alle werknemers eenvoudiger maken om reservist te zijn. Daarom pitchte hij een plan bij de directie binnen Heijmans. Het leidde tot een convenant met Defensie over de as van drie pijlers. 

• Lees ook: Pilot met skillsbased werven: ‘Defensie wordt de grootste opleider van Nederland’

Ten eerste wil de organisatie het reservistschap stimuleren. Dit leidt volgens Heijmans tot een win-win-win-situatie voor de maatschappij, de medewerkers en de organisatie (waarover later meer).

Daarnaast vinden Heijmans en Defensie dat zij kennis met elkaar moeten delen. Heijmans beschikt bijvoorbeeld over expertise op het gebied van infrastructuur, die voor Defensie heel waardevol kan zijn. Defensie beschikt daarentegen over kennis in het succesvol volbrengen van operaties en leidinggeven, iets wat voor Heijmans het verschil kan maken.

Ten slotte kan een samenwerking tussen Defensie en Heijmans leiden tot het behouden van talent voor beide partijen. Van Eck: “Ook bij Defensie is uitstroom. Daar zitten mogelijk mensen bij die voor Heijmans van grote waarde kunnen zijn. En indien deze ex-militairen via het reservistschap alsnog betrokken willen blijven bij Defensie, dan kunnen ze bij Heijmans dat eenvoudig doen.”

Een win-win-win situatie

De samenwerking kan volgens Van Eck leiden tot een win-win-win situatie voor de maatschappij, de medewerkers en de organisatie. De Raad van Toezicht van Heijmans was het hiermee eens. Wat zijn die wins precies? 

• Lees ook: Grote personeelsopgave Defensie vergroot druk op arbeidsmarkt

Een win voor de maatschappij

“In het huidige politieke klimaat is het voor de samenleving hard nodig dat meer mensen zich inspannen voor de samenleving. Het reservistschap is daar een voorbeeld van. En met de kennis en expertise die wij vanuit Heijmans hebben, is dat voor Defensie ook absoluut een toegevoegde waarde”, legt Van Eck uit.

Een win voor de medewerkers

Voor medewerkers kan het reservistschap extra betekenis geven aan hun werkende leven, legt Van Eck uit. Neem bijvoorbeeld de jongere generaties die meer betekenis zoeken in hun werk dan enkel in hun levensonderhoud voorzien.

Maar ook kan het reservistschap hen nieuwe skills leren. Van Eck put uit zijn eigen ervaring: “Bij Defensie leerde ik mission command: een militaire methode van opdrachtgestuurd werken. Dit is een stijl van leidinggeven waarbij de commandant heel duidelijk maakt wat het doel is en waarom hij het wil, maar het vertrouwen in de uitvoering volledig overlaat aan de ondercommandanten. Bij Heijmans waren we niet gewend om zo te werken en kon ik daar mijn voordeel mee doen.” 

Een win voor de organisatie

Voor de organisatie biedt het reservistchap ook duidelijke wins. Ten eerste kan het medewerkers helpen behouden, zoals in het voorbeeld van een medewerker die het naar zijn zin had bij Heijmans, maar net een stukje maatschappelijke betrokkenheid miste. 

Van Eck: “Als je daar niets mee doet, dan zal hij de organisatie op een punt verlaten. Maar sinds hij als reservist een dag per week aan de slag is bij de Genie [Het gespecialiseerde militaire onderdeel binnen Defensie dat fungeert als de ‘bouwers en aannemers’ van de krijgsmacht, red.] is hij helemaal tevreden.”

Wat het convenant níét regelt – en waarom dat bewust is

Wie bij het convenant een uitgebreid juridisch document verwacht met verlofregelingen en cao-passages, komt bedrogen uit. Het convenant is bewust minimaal gehouden. Heijmans heeft geen aparte verlofdagenregeling voor reservisten in het leven geroepen.

Dat is geen vergissing, maar een keuze. De bestaande cao biedt medewerkers al relatief veel verlof ten opzichte van de rest van de bouwsector. Daarbovenop kunnen medewerkers verlof bijkopen of onbetaald verlof opnemen. “En vergeet niet”, benadrukt Van Eck, “dat een reservist gewoon betaald wordt voor elk uur dat hij voor Defensie werkt. Het is een groot misverstand dat medewerkers dat geld mislopen.” Van Eck vermeldt erbij dat het salaris voor reservistschap vaak lager ligt dan een civiel salaris. 

• Lees ook: Defensie plaatst de meeste online vacatures. ‘Dit is meer dan een opvallende wisseling aan de top’

De werkelijke crux zit volgens Van Eck niet in regelingen, maar in de verhouding tussen medewerker en leidinggevende. Neem een timmerman die vrijdagmiddag eerder weg moet voor een oefening. Die haalt de uren op zaterdag in. Geen verlofaanvraag, geen administratie – gewoon een afspraak op basis van vertrouwen. “Als jij erop kunt vertrouwen dat Heijmans niks tekortkomt, dan zorg ik dat dat vertrouwen niet beschaamd wordt.”

Dat maatwerk is haalbaar omdat het merendeel van de inzet bij Defensie planbaar is. Jaarplanningen, vaste oefenmomenten, afspraken ver vooruit. De plotselinge oproep is uitzondering, niet regel. Het enige dat Heijmans wél heeft vastgelegd, is het principe: “We ondersteunen de inzet van een reservist, tenzij het echt niet kan.” Dat is een norm die leidinggevenden houvast geeft en medewerkers rugdekking.

Meer dan een arbeidsvoorwaarde

De toegankelijkheid van het reservistschap kan Heijmans aantrekkelijker maken als werkgever. Jongeren zoeken steeds vaker werkgevers met een positief toekomstbeeld. Een duurzame wereld, een schonere wereld – maar ook een veilige wereld. Van Eck: “Hoe mooi is het dan, dat je als bedrijf ook daar een rol in wil spelen?”

• Lees ook: Minder controle, meer motivatie: zo geef je leiding aan Gen Z

Om dat concreet te maken organiseert Heijmans dagen op de kazerne voor bedrijfsjongerenvereniging Jong Heijmans. Medewerkers maken kennis met wat reservistschap inhoudt én met wat Heijmans voor en bij Defensie doet. Ze schieten op een schietsimulator, doen leiderschapsoefeningen en lopen exercitie. Van Eck: “We willen mensen warm maken voor het reservistschap.” In een jaar tijd groeide het aantal bekende reservisten binnen Heijmans van een handjevol naar twintig.

Maar Van Eck wil verder dan Heijmans alleen. Hij stelt een vraag die verder reikt: waarom krijgt een reservist een verlofregeling, maar een vrijwilliger bij de brandweer, de politie of het Rode Kruis niet? Zij dragen allemaal bij aan de weerbaarheid van de samenleving. Zijn oproep aan de overheid: organiseer dit nationaal, in de vorm van een weerbaarheidsverlof – een basisrecht voor iedereen die de samenleving dient, ongeacht de vorm. “Nu leg je de bal volledig neer bij werkgevers. Dat leidt tot willekeur.”

Voor HR-managers die nu al nadenken over reservistenbeleid, is dat misschien wel de belangrijkste context. Wie wacht op een cao-passage of een wettelijke verplichting, wacht mogelijk langer dan nodig. Van Eck: “Je hoeft je organisatie er echt niet voor op z’n kop te zetten. Je moet het vooral willen uitspreken.”