Samen met de vertrouwenspersoon werken aan sociaal veilige werkomgeving

De overheid wil het voor organisaties met meer dan tien werknemers verplichten om een vertrouwenspersoon te hebben. Op 23 mei 2023 heeft de Tweede Kamer een wetsvoorstel aangenomen om de Arbeidsomstandighedenwet aan te passen om dit te regelen. De Eerste Kamer heeft echter nog niet gestemd over het wetsvoorstel, waardoor het op dit moment voor organisaties nog niet verplicht is om een vertrouwenspersoon te hebben. 

Ongewenst gedrag

Een vertrouwenspersoon kan ondersteuning bieden aan werknemers die op het werk te maken krijgen met ongewenst gedrag of een vermoeden van integriteitsschendingen. Uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) 2025 van TNO en CBS blijkt dat 17 procent van de werknemers in 2025 in de twaalf maanden voorafgaand aan de enquête te maken had met een of meer vormen van ongewenst gedrag op het werk. Hierbij kwam ongewenst gedrag door klanten (11 procent) vaker voor dan ongewenst gedrag door collega’s (5,4 procent) of leidinggevenden (2,9 procent). 

Rol van de vertrouwenspersoon

Eén van de hoofdtaken van de vertrouwenspersoon is het opvangen, begeleiden en adviseren van de melder. De vertrouwenspersoon is neutraal en onpartijdig en heeft een geheimhoudingsplicht. Vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid zijn kernwaarden. De vertrouwenspersoon luistert, geeft advies en helpt bij het zoeken naar een passende oplossing. De vertrouwenspersoon – die zowel man als vrouw kan zijn – lost het probleem of de kwestie niet op voor de werknemer, maar begeleidt en steunt tijdens het proces. De werknemer houdt de regie. 

• Lees ook: Hoe de verplichte vertrouwenspersoon grensoverschrijdend gedrag moet voorkomen

Probleem niet oplossen

Hier ligt een groot verschil met HR, vertelt Edwin van Gerwen. Hij is bestuurslid van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) waarbij bijna 5000 leden zijn aangesloten. Deze zijn allen opgeleid, getoetst en gecertificeerd volgens de landelijke beroepsvereisten van de LVV, met een persoonscertificaat dat de professionaliteit en deskundigheid waarborgt. Van Gerwen heeft in het verleden zelf meer dan veertig jaar gewerkt als HR-professional.

 “Een vertrouwenspersoon ondersteunt de melder; helpt de melder om een volgende actie te nemen”, vertelt Van Gerwen. “Deze denkt daarin mee en adviseert over eventuele vervolgstappen, maar het eigenaarschap ligt en blijft bij de melder. Het kan ook zijn dat deze  alleen maar even zijn of haar hart wil luchten. Dat is overigens in het merendeel van de gesprekken die met een vertrouwenspersoon gevoerd worden het geval.” 

Als HR-professional wil je vanuit een organisatorische rol een oplossing en richting kiezen, maar dat doet de vertrouwenspersoon dus nooit. Een vertrouwenspersoon is ook geen belangenbehartiger, terwijl HR er soms wel voor kan kiezen om die rol op zich te nemen. 

Werkgebied vertrouwenspersoon versus HR

Ook in het werkgebied van de vertrouwenspersoon zien we een groot verschil met dat van HR. Het werkgebied van de vertrouwenspersoon beperkt zich tot ongewenste omgangsvormen en integriteit. Met andere situaties, bijvoorbeeld een arbeidsconflict door verminderde performance, heeft een vertrouwenspersoon niets te maken.

“Dat is een rol van HR, waar een vertrouwenspersoon zijn vingers niet aan moet branden. Dat hoort gewoon niet tot het werkterrein van de vertrouwenspersoon, tenzij er daarbij sprake is van bijvoorbeeld discriminatie of agressie”, zegt Van Gerwen.

• Lees ook: Drie signalen van psychologische onveiligheid

Een ander verschil is dat HR meer strategisch en beleidsmatig bezig is. Hoewel HR over mensen gaat, ben je er als HR-professional uiteindelijk toch voor de organisatie. De vertrouwenspersoon is er primair voor de medewerker. Die is niet met beleid bezig, al wil hij wel invloed uitoefenen op dat beleid. Hiervoor kan de samenwerking met HR gezocht worden.

Ideale relatie tussen HR en vertrouwenspersoon

“Ik geloof zeker in die samenwerkingsrol, waarbij ieder eigen verantwoordelijkheden en een eigen takengebied heeft”, stelt Van Gerwen. “We willen allemaal dat er sprake is van een sociaal veilige werkomgeving.” 

Hoewel een vertrouwenspersoon een geheimhoudingsplicht heeft en dus niet in kan gaan op individuele cases, kunnen vertrouwenspersoon en HR wel gezamenlijk kijken hoe ze sociale veiligheid in de organisatie hoog in het vaandel kunnen krijgen. Naast het opvangen en begeleiden van een melder, heeft de vertrouwenspersoon ook de taak om gevraagd en ongevraagd advies te geven aan bestuur en management. “Daar kan ook HR bij betrokken zijn, dat is alleen maar goed, of beter een must.”

Een vertrouwenspersoon kan op basis van de signalen die hij krijgt, aangeven dat er iets moet veranderen in de organisatie. “Een vertrouwenspersoon kan wel aan de achterkant bloed blijven stelpen, maar als er sprake is van onveiligheid, dan moet er iets veranderen in de organisatie. Dat heeft onder andere te maken met de bedrijfscultuur en openheid binnen de organisatie. Daar kan een vertrouwenspersoon samen met HR wat aan doen.” 

De ideale relatie tussen HR en vertrouwenspersoon is volgens Van Gerwen een open relatie, waarbij ieder zijn eigen verantwoordelijkheden pakt. Ook kan HR een belangrijke bijdrage leveren aan de bekendheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie.

Een derde hoofdtaak van de vertrouwenspersoon is om voorlichting te geven binnen de organisatie, te informeren en te inspireren. Zo kan hij uitleg geven over ongewenste omgangsvormen en integriteit en voorlichting geven over het voorkomen van grensoverschrijdend gedrag. 

Interne of externe vertrouwenspersoon

Organisaties kunnen kiezen of zij iemand van binnen de organisatie aanwijzen als vertrouwenspersoon (intern) of dat zij kiezen voor een externe vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld via de arbodienst of een brancheorganisatie. Van Gerwen adviseert organisaties altijd – afhankelijk van de omvang – zowel interne als externe vertrouwenspersonen aan te stellen.

Het voordeel van een interne vertrouwenspersoon is dat deze de organisatie en de bedrijfscultuur goed kent. Interne vertrouwenspersonen zijn laagdrempelig. Vaak vervullen zij een dubbelrol in de organisatie en hebben zij naast vertrouwenspersoon ook nog een andere functie. “Dat kan niet binnen HR zijn, want dan kom je met de vingers tussen de deur te zitten. Die verschillende petten zijn niet verenigbaar. Ik weet uit ervaring: dat geeft gedoe”, zegt Van Gerwen.

Een combinatie met een andere functie kan dus wel, maar daarbij moet de vertrouwenspersoon wel alert zijn dat hij vanuit de juiste rol handelt. “Er is wel eens sprake van rolverwarring geweest omdat een interne vertrouwenspersoon bijvoorbeeld een mail stuurde over een bepaalde kwestie, ondertekend vanuit zijn andere functie binnen het bedrijf. Het is belangrijk dat je het goed framet, anders kun je ook als vertrouwenspersoon een scheve schaats rijden met alle gevolgen van dien.” 

Het voordeel van een externe vertrouwenspersoon is dat deze onafhankelijk en objectief is. Van Gerwen: “Dat geeft ruimte, daar kun je als medewerker van het bedrijf echt je zorgen kwijt. Het advies van een externe vertrouwenspersoon wordt niet beïnvloed door interne verhoudingen of hiërarchie binnen het bedrijf, waardoor medewerkers zich mogelijk veiliger en vrijer voelen dan bij een interne vertrouwenspersoon.” 

• Lees ook: Narcisme op de werkvloer: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt’

Uit de NEA 2025 blijkt dat bijna driekwart van de werknemers de mogelijkheid had om een vertrouwenspersoon te raadplegen (73,2 procent). Het ging hierbij in 48,3 procent van de gevallen om een interne vertrouwenspersoon, in 14,6 procent om een externe vertrouwenspersoon en bij 20,7 procent was er sprake van een combinatie van interne en externe vertrouwenspersonen.