Hoe de verplichte vertrouwenspersoon grensoverschrijdend gedrag moet voorkomen

Ruim een miljoen mensen krijgen op hun werk te maken met pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie of agressie. Dergelijk ongewenst gedrag heeft veel impact op de werksfeer en de gezondheid van werknemers. Bovendien strookt het niet met de norm dat iedere werknemer recht heeft op een sociaal veilige werkomgeving. 

In oktober 2020 werd daarom al een voorstel ingediend bij de Tweede Kamer voor het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon. Deze wijziging van de Arbeidsomstandighedenwet moet bijdragen aan het terugdringen van ongewenst gedrag op de werkvloer en het creëren van een veilige werkomgeving voor alle werknemers. In mei 2023 werd het wetsvoorstel aangenomen.

Volgens verschillende bronnen, die ook worden genoemd in het initiatiefwetsvoorstel, speelt de vertrouwenspersoon een belangrijke rol bij het tegengaan van ongewenste omgangsvormen en bij het opstellen van een goed beleid om ongewenste omgangsvormen tegen te gaan.

Ongewenste omgangsvormen / Grensoverschrijdend gedrag

Ongewenste omgangsvormen zijn omgangsvormen die leiden tot ongewenst grensoverschrijdend gedrag. Gedrag is grensoverschrijdend als de ontvanger vindt dat het te ver gaat. Het gaat niet over de norm van de veroorzaker. Hierbij wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende categorieën: pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie. Maar in alle gevallen moet degene die het gedrag vertoont daarmee ophouden en zijn gedrag aanpassen als de ontvanger aangeeft dat zijn grens wordt overschreden. 

Dat aangeven is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. En hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt. Als er ook nog een machtsverhouding meespeelt, is het nog moeilijker. Juist dan bepaalt de cultuur in de organisatie of het überhaupt mogelijk is om er iets van te zeggen zonder dat het andere, vervelende consequenties heeft. 

 Praktijkvoorbeelden in de media

In de media verschenen recent voorbeelden van meldingen waar niets mee werd gedaan of die niet op de juiste manier werden opgevolgd. Op de escalatieladder die de vertrouwenspersoon gebruikt, is de pers halen de bovenste trede. Als je daar belandt, heb je vele tredes gemist of er is inderdaad sprake van een ernstig zieke cultuur. 

In dit stadium loop je als organisatie een enorme reputatieschade op. Voor melders betekent dit waarschijnlijk dat iets al lang speelt, dat er intern geen gehoor aan hun melding is gegeven en dat hun verzoek om het ongewenste gedrag te laten stoppen niet het gewenste resultaat heeft gehad. Misschien zijn er wel stappen gezet, maar zeker niet de juiste stappen. Misschien is de veroorzaker niet aangesproken op zijn gedrag en misschien is de melder niet betrokken geweest bij het zoeken naar een oplossing. Misschien geeft de veroorzaker geen gehoor aan de gevraagde aanpassing van zijn gedrag. 

Bij de voorbeelden uit de media kennen we de casussen natuurlijk niet daadwerkelijk, maar toch heeft iedereen daar meteen een mening en een oordeel over: waar of niet waar, terecht of onterecht, het levert enkel schade op. Als melder en vertrouwenspersoon, maar ook als veroorzaker van ongewenst gedrag en als werkgever wil je niet in een dergelijke situatie terechtkomen. 

Sociaal veilige werkomgeving

Volgens de Arbowet is de werkgever verplicht om, binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid, psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken als dit een risico vormt binnen de organisatie. Elke organisatie zal dus beleidsstukken hebben voor het creëren van een sociaal veilige werkomgeving. Maar voor een sociaal veilige werkomgeving, waarin grensoverschrijdend gedrag niet wordt getolereerd, is meer nodig dan het opstellen van beleidsstukken met daarin een zin als: “We hebben een open cultuur en alles mag gezegd worden”, en als toelichting: “De deur van de leidinggevende staat altijd open”.

Ook levert het verplicht aanstellen van een vertrouwenspersoon, waarin de nieuwe wet moet voorzien, geen positieve bijdrage als melders van ongewenst gedrag en de taak van de vertrouwenspersoon niet serieus worden genomen, en/of het management voor het inrichten van een sociaal veilige werkomgeving alleen een afvinklijstje hanteert. 

Voldoen aan wet- en regelgeving is belangrijk, maar het daadwerkelijk implementeren en inrichten van een sociaal veilige werkomgeving, het goede voorbeeld geven als management en nazorg verlenen als er iets is voorgevallen, is vele malen belangrijker. Hiervoor zal in veel organisaties een cultuurverandering nodig zijn. Want als je al alles kunt zeggen, wordt er dan ook wat mee gedaan? Gebeurt er iets waardoor de ongewenste situatie of het ongewenste gedrag stopt? In de praktijk zien vertrouwenspersonen vaak, ook waar de open cultuur in de gedragscode staat, dat iedereen misschien wel alles mag zeggen, maar dat het daar vaak bij blijft. Hoe is dat in jouw organisatie? 

Gecontroleerde escalatie en de-escalatie

Een vertrouwenspersoon kan helpen een casus gecontroleerd stap voor stap te escaleren of te de-escaleren. Dat voorkomt dat een casus in de publiciteit wordt uitgevochten. Als vertrouwenspersoon sta je een melder bij, je vangt hem op in een eerste gesprek. Eerst luister je naar de melder, dan vraag je wat de melder wil en leg je de voor- en nadelen van alle mogelijke vervolgstappen uit. 

De melder bepaalt wat er wel of niet gebeurt. Soms wil de melder alleen zijn verhaal kwijt, is hij daarna opgelucht en wil hij geen verdere stappen ondernemen. Dat moet je als vertrouwenspersoon respecteren. Het gebeurt ook dat de melder al een klacht heeft opgeschreven en die onmiddellijk de organisatie in wil sturen. Dan is het goed om even op de rem te trappen en te bespreken of er eerst nog alternatieven onderzocht kunnen worden die mogelijk voor alle partijen beter zijn. Als gesprekken tussen verschillende partijen echt niet mogelijk blijken of geen effect hebben, dan is er nog steeds de mogelijkheid om de interne klachtenprocedure te volgen alvorens naar buiten te treden. Vaak hoor je dat, als een melder een klacht indient of wil indienen, het de melder niet eens zozeer gaat om wat hem is aangedaan, maar dat deze wil dat het ongewenste gedrag ophoudt en dat het niet nog meer mensen overkomt. 

Het komt ook voor dat een melder geen volgende stap wil of durft te zetten maar dat de situatie zo ernstig is dat je er als vertrouwenspersoon voor de organisatie toch iets mee moet doen. Dat kan je doen, als onderdeel van je taak als vertrouwenspersoon om gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de werkgever, maar in dit geval natuurlijk anoniem als de melder dat wenst en altijd in overleg met de melder(s) en niet herleidbaar. 

Gedrag en aanspreekcultuur

In elke organisatie zou een cultuur moeten zijn waarin men elkaar vrij, respectvol en veilig kan aanspreken op gedrag en op normen en waarden die bekend zijn. Als mensen zich veilig genoeg voelen om zich uit te spreken, vragen te stellen of feedback te geven en als meldingen serieus worden genomen, dan wordt er meer gemeld en zal er meer ruimte zijn voor begrip voor elkaar. 

Er zijn genoeg modellen die aangeven dat menselijk gedrag ook wordt bepaald door omstandigheden. Het DISC- model leert bijvoorbeeld dat stress ervoor zorgt dat we ‘op scherp staan’ en dat we prestaties leveren. Maar die stress versterkt ook ons voorkeursgedrag, waarbij de scherpe kanten naar boven komen. Wie kent niet een stressvolle situatie waarin de emoties hoog opliepen omdat er prestaties geleverd moesten worden?

Het DISC-model maakt onderscheid tussen vier gedragsstijlen (Dominant, Invloedrijk, Stabiel en Consciëntieus). Elke stijl heeft zijn eigen voorkeursgedrag met positieve maar ook negatieve effecten zoals intimidatie, autoritair gedrag, tactloosheid, aanvallend reageren, geen oog hebben voor signalen van anderen. 

Is het erg dat mensen onder stress in hun voorkeursgedragsstijl schieten? Nee, maar het is wel belangrijk dat ze er zich van bewust zijn, de negatieve effecten proberen te minimaliseren en achteraf sorry kunnen zeggen en de ander bedanken voor begrip en steun op het moment van hun mogelijk ongewenste gedrag. Zo laten ze zien dat ze het goede voorhebben en dat hun gedrag door de omstandigheden op dat moment niet gewenst was voor anderen. 

Een voorkeursgedragsstijl kan nooit een excuus zijn om ongelimiteerd ongewenst gedrag te vertonen. Juist het bespreekbaar maken van gedrag, maakt dat er ruimte is om te onderzoeken wat er wel of niet werkt om de juiste opvolging aan een melding te geven. Een goede opvolging is niet altijd even gemakkelijk, want wat in de ene situatie goed werkt, werkt in een andere situatie soms helemaal niet. Sensitiviteit voor signalen en sensitiviteit voor de rijkheid aan manieren om hiermee om te gaan, passend bij de betrokken medewerkers en de situatie die zich heeft voorgedaan, is hier zeer behulpzaam.

Toegevoegde waarde van een vertrouwenspersoon

Vertrouwenspersonen spelen een belangrijke rol in het voorkomen en beperken van de impact van ongewenste omgangsvormen. Maar de vertrouwenspersoon kan alleen optimaal functioneren als werknemers de vertrouwenspersoon weten te vinden. Ze moeten ervan uit kunnen gaan dat zij in vertrouwen ongewenst gedrag bij de vertrouwenspersoon kunnen melden en dat de werkgever de vertrouwenspersoon steunt en voldoende ruimte geeft om zijn rol professioneel en onafhankelijk in te vullen. Dit geldt voor zowel de interne als de externe vertrouwenspersonen. 

Bij de taken van de vertrouwenspersoon hoort naast het opvangen van melders ook het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid op het gebied van de sociaal veilige werkomgeving, het verstrekken van informatie en, gevraagd en ongevraagd, advies geven over de mogelijkheden om ongewenst gedrag te voorkomen of te bestrijden. Om deze rol goed uit te kunnen voeren, is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon over voldoende kennis en kunde beschikt en dus goed is opgeleid en bijgeschoold. Zo kan er worden gekozen voor een vertrouwenspersoon die lid is van de landelijke vereniging van vertrouwenspersonen (LVV).

Wat moet de organisatie nu doen?

Wat moet de organisatie nu doen als de voorgestelde wet in werking treedt? Dat zal altijd maatwerk zijn. Een evaluatie op de volgende punten is belangrijk (bij onduidelijkheid van dit overzicht prevaleert de tekst van het wetsvoorstel).

Is er al beleid op het gebied van de sociaal veilige werkomgeving? 

In de toelichting op de nieuwe wet wordt verwezen naar een brochure van de arbeidsinspectie waarin staat wat er in ieder geval geregeld moet zijn:

• Een gedragscode, die de normen en waarden duidelijk maakt en wat te doen bij ongewenste omgangsvormen;
• Een klachtenregeling en -commissie (met onafhankelijke, deskundige en onpartijdige leden);
• Opvang, begeleiding en nazorg voor werknemers die te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen van iemand die daarvoor is toegerust. Dit wordt de vertrouwenspersoon.
• Aanpakken van medewerkers die zich schuldig maken aan ongewenst gedrag: die moeten een passende maatregel opgelegd krijgen.
• Voorlichting en instructie: De werkgever moet actief informatie aanbieden over datgene wat de werkgever doet om ongewenste omgangsvormen te voorkomen en wat de medewerker kan doen als deze ermee te maken krijgt. Hier kan de vertrouwenspersoon bij helpen.
• De werkgever moet minimaal een onafhankelijke vertrouwenspersoon aanstellen of een alternatief kiezen. Een alternatief bestaat er niet en door de nieuwe wet wordt de vertrouwenspersoon verplicht.

Is er een vertrouwenspersoon? 

• Zo nee, dan moet die aangesteld worden. Voor kleine organisaties is het aan te bevelen om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Voor grotere organisaties is het verstandig meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, interne en/of externe. Bij grote organisaties moet de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging instemmen met de keuze van de vertrouwenspersoon en diens positionering alsmede met de verlenging en beëindiging van diens aanstelling.
• Het wetsvoorstel regelt een aantal basistaken van de vertrouwenspersoon en geeft aan dat de vertrouwenspersoon moet beschikken over voldoende deskundigheid en ervaring en daarin ondersteund moet worden door de werkgever.
• Daarnaast zal er een budget vrijgemaakt moeten worden voor de vertrouwenspersoon. De hoogte van het budget hangt sterk af van de grootte van de organisatie en het aantal en de aard van de meldingen in de organisatie.
• Het wetsvoorstel regelt ook de geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon en dat deze vanuit zijn functie niet benadeeld mag worden in zijn positie in de organisatie. De vertrouwenspersoon krijgt, evenals de preventiemedewerker of leden van de medezeggenschap, ontslagbescherming voor zover het zijn functioneren als vertrouwenspersoon betreft. Dit moet zeer waarschijnlijk ook in andere interne documenten worden aangepast.

Politieke achtergrond en omvang van het probleem

Regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld

Ook het kabinet sprak zich uit over ongewenst gedrag: “Intimidatie en misbruik horen niet thuis in Nederland”. In april 2022 stelde het daarom Mariette Hamer aan als onafhankelijk regeringscommissaris seksueel grensoverschrijdend gedrag en seksueel geweld. 

Op 17 mei publiceerde zij de “Handreiking Meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer”, opgesteld in samenwerking met experts en mensen die betrokken zijn geweest bij een melding. De handreiking moet organisaties houvast bieden bij het oppakken van meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag. Deze eerste versie is bedoeld als een prototype, dat samen met organisaties verder wordt ontwikkeld, door sectoren en branches die van elkaar verschillen in organisatiestructuur en cultuur.

De handreiking van de regeringscommissaris is onderdeel van een breder pakket dat cultuurverandering in organisaties moet inspireren en initiëren. Naast aandacht voor seksueel grensoverschrijdend gedrag moet er daarin aandacht zijn voor andere vormen van grensoverschrijdend gedrag.

Reikwijdte

De Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2022 (gehouden door CBS/TNO) laat zien dat in 2022 4% van de ondervraagde werknemers last had van seksuele intimidatie, 3% van agressie/geweld, 5% van pesten, 10% van discriminatie en 11% van intimidatie/bedreiging.

Op 8 juni jongstleden schreef de minister van onderwijs en wetenschap (minister Dijkgraaf) in een brief aan de Tweede Kamer: “Ook in het hoger onderwijs en de wetenschap is geen plaats voor (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, machtsmisbruik, discriminatie, racisme en intimidatie. Studenten en medewerkers moeten zich optimaal kunnen ontwikkelen in een duurzaam veilige leer- en werkomgeving. Ik wil daar samen met hogescholen en universiteiten aan werken.” Dit laat nog maar eens zien hoe de aandacht voor de preventie van ongewenst gedrag en het creëren van een sociaal veilige werkomgeving is toegenomen.

Mariette Hamer richt zich op seksueel grensoverschrijdend gedrag. Er is geen enkel excuus voor zulk gedrag, maar hierbij moeten we ook bedenken dat volgens cijfers van het CBS bijna 300.000 mensen een relatie hebben met een collega bij hetzelfde bedrijf. Dat is maar liefst 4% van de beroepsbevolking. Bij de ontmoetingen die voorafgaan aan deze relaties, zal het vast en zeker voorkomen dat mensen een blauwtje lopen, net zoals dat ook buiten de werkomgeving gebeurt. En ook hier geldt dan weer dat het belangrijkste is de signalen van de ander op te vangen. Als iemand een toenadering niet gewenst vindt, moet dat gezegd kunnen worden en stoppen. En als het wel gewenst is, valt het niet onder grensoverschrijdend gedrag.