Hoe gebruik je als HR- professional slim een AI-Chatbot?

AI kan een extreem nuttige technologie zijn, mits je die slim gebruikt. Waar veel bedrijven zich vol storten op de implementatie van AI in bedrijfsprocessen, kun je de technologie ook heel nuttig inzetten in het werk als HR-professional! 

Maar hoe begin je daarmee? Hoe zorg je ervoor dat AI je ondersteunt en wat moet je daarvoor weten? In dit artikel enkele principes om AI beter in te zetten in je werkproces.

• Lees ook: Bijna de helft van het kantoorwerk is vandaag al technisch automatiseerbaar. Wat doe jij er morgen mee? 

Principe 1: Geef je chatbot een rol

Hoogleraar en AI-onderzoeker Ethan Mollick schrijft in zijn boek Co-Intelligentie dat AI het beste functioneert als je een chatbot een bepaalde rol geeft. 

Voor HR-professionals is dat een nuttige tip: in het HR werk ben je continu met verschillende stakeholders in gesprek. Een chatbot kun je dan ook inzetten als een klankbord. Vraag je de AI chatbot bijvoorbeeld om antwoord te geven als business analist of als organisatiepsycholoog, dan zul je verschillende soorten antwoorden krijgen.

Als de chatbot een rol krijgt toebedeeld, dan krijgen je antwoorden richting, scherpte en soms zelfs wat nodige frictie! Daardoor kun je als HR-professional wat vaker multidisciplinair denken en zo steviger ter tafel komen wanneer het erom spant. 

Bedenk daarom of je de chatbot een rol wil laten aannemen, en zo ja welke? Denk aan:

• Kritische HR Business Partner
• De medewerker op de vloer (vertel hierbij ook wat het werk inhoudt)
• Arbeidsrechtjurist
• Organisatiepsycholoog
• Business Analist 
• Recruitment specialist
• Cultuur- en gedragsadviseur

Principe 2: de chatbot is een partner, geen vraagbaak

De kern van AI-technologie bestaat uit wiskundige voorspellingen: de AI is getraind op grote hoeveelheden data en berekent een antwoord op basis van de hoogste waarschijnlijkheid van juistheid een antwoord. Dat betekent niet dat de AI alle kennis in pacht heeft. 

Deze misvatting leidt ertoe dat mensen zichzelf wel eens in de vingers snijden. Voorbeeld: een rechtszaak waarbij de advocaat ChatGPT gebruikte om zijn pleidooi voor te bereiden. Wat de advocaat niet merkte, was dat de chatbot juridische uitspraken verzon. Dit ontdekte de tegenpartij, waarna de advocaat uiteindelijk een boete moest betalen. 

Het is beter om een AI chatbot als sparringpartner, kritische tegenstem of brainstormtool te zien. Vraag de chatbot niet ‘schrijf een mail over de cao-onderhandeling’, maar: ‘geef een opbouw voor een mail over de cao-onderhandeling’ en schrijf de mail vervolgens zelf.

• Lees ook: AI schrijft jouw vacaturetekst. En precies dáár gaat het mis 

Als je grote documenten wil laten scannen (zoals een cao of een wetboek), is een tool als NotebookLM van Google bijvoorbeeld veel beter dan een chatbot als Gemini. Deze AI-tool produceert echter niet per se output, maar analyseert deze.

Principe 3: Werk vanuit casuïstiek, niet vanuit abstractie

Elke casus in HR is anders; alles draait om de context. Maar veel mensen die een chatbot gebruiken, stellen hun vraag te algemeen – alsof het een normale Google-zoekvraag betreft. Dit soort vragen leveren voorspelbare en bovenal weinig bruikbare antwoorden op. De échte waarde ontstaat pas wanneer je de complexiteit van de praktijk toevoegt.

Stel dus niet de vraag: “Hoe ga ik om met disfunctioneren?”, maar: “Een medewerker van 58 jaar functioneert al 2 jaar onder niveau, manager heeft weinig gedocumenteerd, medewerker is recent gescheiden – hoe kijk je naar deze situatie?”

Deze twee verschillende vragen leveren twee heel verschillende antwoorden op:

Vraag 1

Zie disfunctioneren niet als een totaal oordeel over jezelf maar als een signaal: maak concreet wat er niet lukt, onderzoek oorzaken (zoals stress, perfectionisme of vermoeidheid), verlaag tijdelijk de lat en breng simpele structuur aan, en bespreek het met iemand zodat je er niet in blijft hangen—zo maak je het weer hanteerbaar in plaats van allesoverheersend.

Vraag 2

Dit is een kwetsbare combinatie van langdurig disfunctioneren en persoonlijke omstandigheden: twee jaar onderpresteren zonder goede dossiervorming maakt het lastig om nu stevig arbeidsrechtelijk op te treden, terwijl de recente scheiding een plausibele verklaring kan zijn voor (verdere) achteruitgang. De eerste stap is daarom niet sanctionerend maar zorgvuldig: voer een open gesprek, bied waar nodig ondersteuning (bijv. via bedrijfsarts of coaching) en start alsnog een helder, goed gedocumenteerd verbetertraject met concrete doelen en evaluatiemomenten; pas als daar onvoldoende verbetering uitkomt, kun je juridisch sterker richting vervolgstappen bewegen.

De verschillen zijn groot: in het eerste antwoord denkt de chatbot dat jij degene bent die disfunctioneert! 

Dat is waarom context belangrijk is. Geef de chatbot daarom ook input over:

• Leeftijd/fase in loopbaan
• Relatie met leidinggevende
• Voorgeschiedenis (dossier of juist niet)
• Privéfactoren (zoals scheiding, ziekte) [Houd hierbij wel rekening met de privacy van de persoon. Maak de informatie niet herleidbaar.]
• Organisatiecontext (druk, cultuur, reorganisatie)

Dit leveren van input zet jou ook aan het denken. Je besteedt je denkcapaciteit dan niet uit aan de chatbot, maar zet jouw reflecterend vermogen in gang.

• Lees ook: Van vaag naar scherp: zo schrijf je een goede AI-prompt voor HR-taken

Principe 4: Vraag om tegenspraak

Veel mensen formuleren opdrachten aan AI chatbots zoals Google zoekopdrachten:  ze  zoeken naar specifieke informatie. AI is krachtiger dan dat en daar zou HR optimaal gebruik van moeten maken.

Als HR-professional beweeg je je namelijk continu in een spanningsveld: de bestuurskamer wil A, de medewerker wil B, de leidinggevende wil C. Het is daarom verleidelijk om bevestiging te zoeken voor een gekozen richting. 

Chatbots bewegen van nature mee met de vraagstelling: als je bevestiging zoekt, dan zul je dat krijgen. Vraag de chatbot daarom vaker: ‘Welke aannames maak ik die mogelijk niet kloppen?’

Deze gewoonte kan de kwaliteit van besluitvorming verhogen én verkleint de kans op tunnelvisie. Hierdoor kun je als HR-professional steviger staan wanneer je met verschillende stakeholders in gesprek bent.

Principe 5: sla je voorkeuren op en personaliseer je app

Veel mensen gebruiken een chatbot ad hoc: op het moment dat je iets wilt weten, stel je de vraag. Maar hierdoor verlies je consistentie en moet je telkens je voorgaande instructies (indien van toepassing) herhalen. 

Het is mogelijk om je chatbot te vragen om bepaalde uitgangspunten te onthouden voor toekomstig gebruik. Hierdoor maak je van losse interacties een doorlopend werkproces.

Dit doe je door de chatbot te vragen om een ‘regel’ op te slaan. Het is het makkelijkst om dit in een specifieke chat te doen, en die bovenaan je chats vast te zetten. 

Enkele voorbeelden:

• Inhoudelijke uitgangspunten (“Ik wil altijd zowel juridisch als menselijk perspectief zien”)
• Kwaliteitsstandaarden (“Geef meerdere scenario’s, niet één oplossing”)
• Organisatiecontext (“We zijn een informele organisatie met weinig hiërarchie”)

Maar denk ook aan jouw persoonlijke voorkeuren:

• Persoonlijke werkstijl (“Stel eerst verdiepende vragen voordat je advies geeft”)
• Diepgang (“Geef bij je adviezen ook een uitleg op de ‘waarom’ achter het antwoord”)
• Precisie (“Geef bij elk antwoord waarin je iets stelt over de werkelijkheid ook een externe bronverwijzing dan alleen je de data waarop je getraind bent”)

Valkuilen

Bij AI gebruik zijn altijd bepaalde valkuilen aanwezig. Wees je hiervan bewust! 

• Valkuil 1: Schijnzekerheid. Chatbots formuleren overtuigend – ook als ze ongelijk hebben.
• Valkuil 2: Verlies van eigen oordeelsvermogen. Als HR alleen nog ‘checkt met AI’, verschraalt je vakmanschap. Sparren met een collega is vaak beter. 
• Valkuil 3: Ethiek en vertrouwelijkheid. Niet alles hoort in een chatbot thuis, bijvoorbeeld herleidbare casussen.

Welke chatbots zijn er?

Er zijn veel verschillende chatbots om te proberen. Hieronder een beknopt overzicht, elk met voor- en nadelen.

• ChatGPT: breed inzetbaar en sterk in redeneren, structureren en veelzijdige professionele taken.
• Claude: wordt vaak gezien als sterk in lange, goed leesbare teksten en creatieve of genuanceerde schrijfstijl.
• Gemini: geïntegreerd met Google-ecosysteem en handig voor informatie en multimodale taken.
• Perplexity: wordt vooral gebruikt als zoekgerichte chatbot die snel bronnen en actuele informatie samenvat.
• Microsoft Copilot: sterk ingebed in Office/Windows en gericht op productiviteit in werkdocumenten en e-mail.
• Mistral: wordt vaak gezien als lichtgewicht en flexibel, met sterke prestaties in open en Europese AI-contexten.

Tot slot

AI is een technologie die nog vol in ontwikkeling is. Een technologie met veel potentie, maar ook een sterke leercurve. Het belangrijkste is om te blijven experimenteren en zo uit te vinden wat voor jou en je functie het beste werkt.