Het functioneringsgesprek is dood, maar niemand durft het te begraven

Een manager die nerveus achter zijn laptop kruipt. Een medewerker die zich schrap zet voor feedback, ontwikkelpunten en doelstellingen. Daarna volgt een gesprek waarvan beide partijen hopen dat het snel voorbij is. Het functioneringsgesprek is al decennialang een vast onderdeel van werkend Nederland, maar de vraag is hoeveel waarde het nog heeft.

Volgens filmmaker Maartje Bakers, die jarenlang functioneringsgesprekken vastlegde voor haar documentaire The Manager, roept het fenomeen vooral één gevoel op: “Cringe.”

Voor haar documentaire filmde Bakers echte gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers. Geen acteurs, geen script, maar gesprekken zoals ze dagelijks in organisaties plaatsvinden. Achter gesloten deuren ontvouwt zich een wereld van ongemak, macht, goede bedoelingen en soms pijnlijke misverstanden.

Een gesprek waar niemand echt naar uitkijkt

De fascinatie van Bakers voor leidinggevenden ontstond tijdens haar eigen loopbaan in het onderwijs. In negentien jaar tijd kreeg ze elf verschillende directeuren en teamleiders. In BNR at Work vertelt ze: “Na verloop van tijd begon ik patronen te herkennen. Leidinggevenden kwamen en gingen, iedereen had zijn eigen stijl, maar bepaalde mechanismen keerden steeds terug.”

Diezelfde patronen zag ze terug tijdens functioneringsgesprekken. Gesprekken waar medewerkers vaak gespannen aan beginnen en waar managers zich zichtbaar doorheen worstelen.

Uit een LinkedIn-poll van BNR at Work blijkt dat die ervaring breed wordt gedeeld. Slechts 22 procent van de respondenten noemt jaarlijkse functioneringsgesprekken waardevol. De rest omschrijft ze als matig of zelfs ronduit verschrikkelijk.

Volgens Bakers ligt dat niet alleen aan de kwaliteit van de gesprekken zelf, maar vooral aan de context waarin ze plaatsvinden.

Een gesprek met een ingebouwd machtsverschil

In theorie zijn functioneringsgesprekken bedoeld om ontwikkeling, samenwerking en prestaties te bespreken. In de praktijk zit er volgens Bakers een fundamentele spanning ingebouwd.

“Je zit samen achter een gesloten deur. De één heeft meer macht dan de ander. Er worden beoordelingen vastgelegd, documenten ondertekend en dossiers opgebouwd. Tegelijkertijd willen we doen alsof het een open en veilig gesprek is.”

Die combinatie maakt volledige openheid lastig. Medewerkers weten dat opmerkingen gevolgen kunnen hebben voor contractverlengingen, promoties of beoordelingen. Managers weten dat zij uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor prestaties en resultaten.

• Lees ook: Geen conflict, toch iets mis (1): drie signalen van psychologische onveiligheid

Dat zorgt volgens Bakers voor een gesprek waarin beide partijen voortdurend balanceren tussen eerlijkheid en voorzichtigheid.

Moderne managers doen veel goed

Opvallend genoeg is haar oordeel over leidinggevenden niet uitsluitend negatief. Integendeel. “Ik vind eigenlijk dat veel managers best goed zijn in dit soort gesprekken.”

Ze zag leidinggevenden die actief luisterden, persoonlijke vragen stelden, samenvattingen gaven en probeerden medewerkers te ondersteunen. Veel van de technieken die tegenwoordig worden onderwezen in leiderschapstrainingen en coachingstrajecten kwamen duidelijk terug.

Toch leidt dat niet automatisch tot betere gesprekken. “Managers doen vaak precies wat modern leiderschap van ze vraagt. Ze tonen interesse, denken mee en proberen verbinding te maken. Maar ondertussen blijven ze onderdeel van een systeem waarin prestaties centraal staan.”

Menselijk leiderschap botst met organisatiedoelen

Dat spanningsveld wordt in de documentaire meerdere keren zichtbaar. In één van de gesprekken vertelt een medewerker over een recente paniekaanval en de mentale gevolgen daarvan. De manager reageert aanvankelijk begripvol en empathisch. Een paar minuten later komt echter het aflopende contract ter sprake.

Volgens Bakers zie je daar een dilemma ontstaan dat voor veel middenmanagers herkenbaar zal zijn. “Ze willen oog hebben voor de mens, maar moeten tegelijkertijd functioneren binnen de kaders van de organisatie.”

Daarmee raken functioneringsgesprekken aan een bredere discussie over werk. Organisaties investeren volgens haar volop in leiderschapscursussen, coaching en persoonlijke ontwikkeling. Maar zelden wordt de vraag gesteld of het systeem zelf nog wel passend is.

Meer gesprekken, minder beoordelingen

Arbeidsmarktexpert Arjan Elbers begrijpt de kritiek. Tijdens de uitzending verwijst hij naar ondernemers die het klassieke functioneringsgesprek bewust hebben afgeschaft.

Een voorbeeld is ondernemer Martijn Verspeek, die liever wekelijks informeel contact heeft met medewerkers dan één of twee formele beoordelingsmomenten per jaar. Volgens hem ontstaat een veel eerlijker beeld wanneer je continu met elkaar in gesprek bent.

Dat sluit aan bij een bredere ontwikkeling op de arbeidsmarkt. Steeds meer organisaties vervangen jaarlijkse beoordelingen door frequente check-ins, korte voortgangsgesprekken en continue feedback. Daardoor wordt ontwikkeling minder een momentopname en meer een doorlopend proces.

• Lees ook: Weg met het vinkje: het beoordelingsgesprek moet anders

Tijd voor een andere vorm?

Bakers pleit niet direct voor het volledig afschaffen van functioneringsgesprekken. Wel hoopt ze dat organisaties kritischer kijken naar de vanzelfsprekendheid waarmee ze worden gevoerd. “Veel dingen vinden we normaal omdat we gewend zijn dat ze zo gaan. Maar dat betekent niet automatisch dat ze goed werken.”

Volgens haar maakt de documentaire vooral zichtbaar wat meestal verborgen blijft: de ongemakkelijke dynamiek tussen manager en medewerker, de botsing tussen menselijke aandacht en organisatiedoelstellingen en de vraag hoeveel ruimte er werkelijk is voor een open gesprek.

Misschien verklaart dat ook waarom zoveel mensen met tegenzin naar een functioneringsgesprek gaan. Niet omdat managers slechte bedoelingen hebben of medewerkers niet willen groeien, maar omdat er twee doelen door elkaar lopen. Het gesprek moet tegelijkertijd eerlijk én beoordelend zijn, persoonlijk én zakelijk, veilig én bepalend voor de toekomst. En precies daarin schuilt misschien wel het grootste ongemak van allemaal.

Beluister deze aflevering van BNR at Work filmmaker Maartje Bakers: