Onveilige werksfeer: tussen beschermen en te snel veroordelen

Een melding van sociale onveiligheid kan grote gevolgen hebben. Voor degene die de melding doet, maar ook voor degene op wie de beschuldiging betrekking heeft. Organisaties staan daarbij voor een ingewikkelde opgave: hoe zorg je voor een veilige werkomgeving zonder te snel conclusies te trekken? Die vraag stond centraal in BNR at Work met arbeidsrechtadvocaat Thea Vlot van Citius Advocaten en Erwin Koenen, voorzitter van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen.

De aanleiding voor het gesprek was een recente uitspraak rondom het Nederlands Fotomuseum. Daar werd voormalig directeur Birgit Donker ontslagen vanwege beschuldigingen over sociale onveiligheid. De rechter oordeelde later dat het museum te snel had gehandeld en dat het ontslag onvoldoende zorgvuldig was voorbereid. Volgens Vlot laat de zaak zien hoe lastig het tegenwoordig is voor organisaties om met dit soort meldingen om te gaan.

“Het is een mijnenveld,” zegt zij. “Of je direct een groot probleem hebt, hangt af van hoe je ermee omgaat, maar spannend wordt het vrijwel altijd.”

Wanneer is iets onveilig?

Juist daar begint volgens de experts de complexiteit. Grensoverschrijdend gedrag laat zich namelijk niet altijd eenvoudig definiëren.

Waar vroeger vooral werd gedacht aan zichtbaar pestgedrag, intimidatie of agressie, spelen tegenwoordig vaker minder tastbare ervaringen een rol. Denk aan zich niet gehoord voelen, buitengesloten worden of een gevoel van sociale onveiligheid ervaren.

Volgens Vlot is dat lastig te objectiveren. “Wat de één als onveilig ervaart, hoeft voor een ander niet zo te voelen. Daarom blijft het vaak een subjectief begrip.”

Veel organisaties werken daarom met gedragscodes en protocollen waarin staat beschreven welk gedrag gewenst en ongewenst is. Toch kunnen dergelijke documenten nooit alle situaties afdekken. Uiteindelijk blijft maatwerk noodzakelijk.

• Lees ook: Zo versterk je psychologische veiligheid zonder nieuw beleid

De rol van de vertrouwenspersoon

Wanneer medewerkers zich onveilig voelen, kloppen zij vaak aan bij een vertrouwenspersoon. Daar ziet Erwin Koenen duidelijke veranderingen ten opzichte van twintig jaar geleden. “Mensen accepteren tegenwoordig minder. Misschien pikten ze vroeger juist wel te veel.”

Volgens hem melden medewerkers zich bijvoorbeeld vaker wanneer zij structureel worden uitgescholden, gepest of onheus worden bejegend door collega’s of leidinggevenden. Tegelijkertijd ziet hij dat veel problemen nog steeds opgelost kunnen worden voordat ze uitgroeien tot formele klachten.

Uit cijfers van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen blijkt dat ongeveer 85 procent van de meldingen via gesprekken, bemiddeling of mediation wordt opgelost. Slechts een klein deel eindigt uiteindelijk in een officiële klachtenprocedure.

Een vertrouwenspersoon onderzoekt daarbij niet of een melding waar is. Zijn rol is vooral ondersteunend. “De vertrouwenspersoon is partijdig voor degene die zich meldt. We helpen iemand om de situatie te verkennen en te bekijken welke opties er zijn.”

Te snel handelen ligt op de loer

Juist wanneer een melding escaleert en officieel wordt, ontstaat een nieuwe uitdaging voor werkgevers. Enerzijds moeten zij melders serieus nemen. Anderzijds moet ook de positie van de beschuldigde worden beschermd.

Volgens Vlot gaat het op dat punt regelmatig mis.

“In de zaak van het Fotomuseum werd de directeur erg snel op non-actief gesteld en van allerlei zaken beschuldigd, terwijl onvoldoende was onderzocht of die verwijten terecht waren.”

Dat betekent niet dat een werkgever nooit mag ingrijpen. In sommige situaties kan een schorsing of tijdelijke maatregel noodzakelijk zijn. Maar volgens haar staat of valt alles met zorgvuldigheid. “Je moet beide partijen een eerlijke kans geven. Hoor en wederhoor blijft essentieel.”

• Lees ook: Jean-Pierre Kahlmann, CEO bij Swink: ‘Aanstekelijk werkgeverschap begint bij psychosociale veiligheid’ – HRMorgen.nl

Angst voor reputatieschade

Volgens beide gasten speelt ook reputatiemanagement een steeds grotere rol. Organisaties zijn bang voor negatieve publiciteit en voelen daardoor soms de druk om snel te handelen. Dat kan ertoe leiden dat beschuldigde medewerkers zich direct buitenspel gezet voelen, nog voordat feiten zijn vastgesteld. Vooral leidinggevenden ervaren die spanning steeds vaker.

Koenen herkent signalen dat sommige managers terughoudend worden uit angst dat kritiek op functioneren later wordt uitgelegd als grensoverschrijdend gedrag. Toch waarschuwt hij voor die gedachtegang. “Een arbeidsconflict en ongewenst gedrag zijn niet hetzelfde. Een leidinggevende moet gewoon kunnen zeggen dat iemand niet goed functioneert.”

Volgens Vlot lopen die twee zaken in de praktijk steeds vaker door elkaar. Een functioneringsgesprek kan worden ervaren als persoonlijke kritiek, terwijl een werkgever juist zijn rol probeert te vervullen.

Meer aandacht voor preventie

Tijdens de uitzending kwam ook een poll onder professionals aan bod. Daaruit bleek dat een meerderheid vindt dat er binnen organisaties te weinig wordt ingegrepen bij sociale onveiligheid. Tegelijkertijd leeft ook de zorg dat werkgevers soms te snel oordelen en dat hoor en wederhoor onvoldoende wordt toegepast.

Voor Koenen onderstreept dat vooral het belang van preventie. Hij pleit voor duidelijke gedragscodes en meer aandacht voor sociale veiligheid binnen organisaties. “Een gedragscode is geen rocket science. Je maakt duidelijk welk gedrag gewenst is, welk gedrag niet wordt geaccepteerd en wat medewerkers van elkaar mogen verwachten.”

Uiteindelijk draait het volgens beide experts om balans. Meldingen moeten serieus worden genomen, maar zorgvuldigheid mag daarbij nooit uit het oog worden verloren. Want in een tijd waarin sociale veiligheid terecht veel aandacht krijgt, blijft ook één ander principe onverminderd belangrijk: niemand mag worden veroordeeld voordat feiten zorgvuldig zijn onderzocht.