Internationale payroll: van handwerk naar automatisering

“Het lijkt logisch, maar is onnodig: bedrijven die internationaal uitbreiden, besteden hun payroll op den duur bijna altijd uit aan een internationale payrollprovider”, vertelt Hans Joris, medeoprichter en ceo van Paybix. “Dat levert vaak niet het gewenste resultaat op en is bovendien niet nodig. Je moet lokale partners niet vervangen, maar slim verbinden.”

Hoe je dat doet, vertelt Joris in een webinar over internationale payroll tijdens de webinarweek ‘HR (Tech) versneld’, georganiseerd door het platform HRMorgen.

• Bekijk hier het webinar.

Het probleem van internationale groei: versnippering

“Organisaties die internationaal uitbreiden, zoeken in ieder land een nieuwe salarisverwerker”, vertelt Joris. “Deze lokale partner brengt eigen systemen, software en specifieke werkwijzen met zich mee. Hoe meer landen erbij komen, hoe complexer het wordt. 

Vanaf vier of vijf landen verliest de HR-afdeling hierdoor het centrale overzicht.”

Er ontstaat sterke versnippering van salarisgegevens over losse, lokale systemen die niet met elkaar communiceren. HR-professionals moeten inloggen in verschillende applicaties om de salarisadministratie te regelen. Joris: “HR-teams besteden uren aan handmatige administratie en houden minder tijd over voor persoonlijke aandacht voor het personeel.”

• Lees ook: Van HR-chaos naar slimme HR-processen: meer ruimte voor échte toegevoegde waarde

Joris citeert de bekende Amerikaanse HR-analist Josh Bersin, die stelt dat grote versnippering van HR-technologie leidt tot meer kosten, frustratie en lagere productiviteit.

Waarom de traditionele ‘alles-in-één’-oplossing mislukt

Om deze versnippering tegen te gaan, kiezen veel werkgevers op den duur voor een internationale salarisdienstverlener. “In de praktijk valt dit vaak tegen”, zegt Joris. “Het is een groot, lang implementatietraject, waarbij lokale payrollpartners vervangen worden die perfect functioneren. Uiteindelijk heb je weliswaar één centraal contract, maar de wereldwijde aanbieder werkt achter de schermen nog steeds met lokale teams en systemen.”

Bovendien verloopt de data-uitwisseling nog altijd via Excel-spreadsheets. “Die zijn niet geschikt om salarisverwerking te automatiseren”, zegt Joris. “Salarisgegevens moeten voldoen aan strikte, lokale wetgeving. Een spreadsheet is foutgevoelig en heeft geen ingebouwde controle of de data aan die wetgeving voldoet.”

De oplossing: behoud lokale partners, voeg een slimme technologielaag toe

Joris pakt dit anders aan met Paybix. Zijn bedrijf levert zogenaamde ‘middleware’. Dit is software die als een digitale vertaler werkt tussen het centrale HR-systeem en de losse, lokale salarissystemen. “Het idee is dat je jouw lokale payrollproviders die goed werk leveren behoudt”, legt hij uit. “Met een intelligente technologielaag breng je alle verschillende processen en data per land samen in één omgeving.”

Door deze tussenlaag heeft HR één centraal overzicht over alle landen heen. Alle salarisprofessionals binnen de organisatie werken in hetzelfde platform. De software kan een afwezigheidsaanvraag of wijziging in uren direct vertalen naar de juiste regels en salariscodes van de lokale verwerker. De data die de verwerker ontvangt, is volledig gevalideerd en uitgedrukt in zijn eigen format.

“Door lokale partners aan te houden, voorkom je fouten en bespaar je kosten”, zegt Joris. “Salarisverwerking blijft een lokaal proces, omdat de wetgeving per land sterk verschilt. De arbeidswetten in België, Nederland en Frankrijk zijn bijvoorbeeld onvergelijkbaar en veranderen ook nog eens constant. Je hebt experts nodig die er met hun neus bovenop zitten.”

Privacywetgeving

Dankzij de software van Paybix hoeven lokale partners geen privacygevoelige salarisgegevens meer heen en weer te mailen. “Dit is noodzakelijk in het kader van de privacywetgeving (GDPR)”, zegt Joris. “Medewerkers wereldwijd bekijken en downloaden hun loonstroken in hetzelfde systeem.”

Hij belooft ook voordeel voor de financiële administratie. “Via een mapping-mechanisme wordt elke salariscode automatisch gekoppeld aan de juiste grootboekrekening. Dat maakt de controle van de cijfers achteraf aanzienlijk eenvoudiger.”

Europese verplichtingen

Deze centrale datalaag helpt organisaties bovendien te voldoen aan nieuwe Europese verplichtingen, zoals duurzaamheidsrapportages en de wetgeving rondom loontransparantie. Zo kan Paybix met een paar klikken rapportages genereren over bijvoorbeeld de loonkloof tussen mannen en vrouwen. Hiermee ziet de organisatie direct waar aanpassingen in het beloningsbeleid nodig zijn.

• Lees ook: Vijlbrief: verbod op vragen naar laatstverdiende salaris en meer loontransparantie

Tijd en geld besparen

Al met al moet het systeem een hoop tijd en geld besparen. De implementatie duurt slechts een paar weken. “Het is een standaardapplicatie die per land slechts een paar dagen configuratie vraagt”, zegt de ceo. “De kosten van het systeem hangen af van het aantal medewerkers. Voor een organisatie met 50 werknemers kost het tussen de 5 tot 9 euro per medewerker per maand, afhankelijk van hoe uitgebreid de functionaliteiten zijn.”

Meer weten? Bekijk het volledige webinar op het YouTube-kanaal van HRMorgen