Concurrerend met meer aandacht voor inkoop van personeel. In gesprek met Ruud Blaakman en Theo van Leeuwen

Ruud Blaakman, senior adviseur internationaal / fiscaal bij AWVN en bestuurslid van PayOK en Theo van Leeuwen, voormalig directeur van Bureau Cicero en bestuurslid van PayOK, zijn ervan overtuigd dat inzicht in de inkoop van extern personeel fors meer aandacht verdient van opdrachtgevers. “Daarmee krijg je als opdrachtgever meer grip op productie, rendement, verzuim en vermijd je boetes bij controles op regelgeving en juiste beloning. Als opdrachtgever draag je eindverantwoordelijkheid in de keten. Het is last but not least belangrijk voor je concurrentiepositie”, vinden zij.

Schiphol ziet strikt beleid inkoop extern personeel als topprioriteit

Ze bevinden zich met die visie in goed gezelschap; Schiphol heeft de inkoop van personeel inmiddels strikt geregeld. Het centrale management staat volledig achter die keuze. Het heeft door schade en schande geleerd dat goed beleid voor personeelsinkoop essentieel is voor Schiphols concurrentiepositie ten opzichte van andere luchthavens. Als de personeelsbezetting niet op orde is, leidt dat tot wachttijden, stakingen en andere trammelant, met als gevolg dat reizigers Schiphol gaan mijden. Voor de luchthaven is het van levensbelang dat de inkoop van personeel van begin tot eind onder controle is.

Onlangs gaf Maurice Rojer, Head of Quality of Work of Schiphol Nederland, een presentatie bij AWVN over hoe en waarom Schiphol de inkoop van personeel strikt aanstuurt. De uitzendbranche kent Maurice Rojer als voormalig directeur arbeidsvoorwaardenbeleid bij de ABU; de metaalsector kent hem als voormalig directeur arbeidsvoorwaardenbeleid bij FME. Beide koepelorganisaties kenden jaren van moeizaam cao-overleg, dat in de metaalsector langslepende stakingen tot gevolg had.

Inzicht in inkoopketen van personeel

Ruud Blaakman en Theo van Leeuwen waren aanwezig bij Rojers presentatie in de Malietoren. “Zijn verhaal was boeiend en helder,” verklaren ze. “Schiphol laat wat dit betreft niets meer aan het toeval over. De luchthaven heeft gericht geïnvesteerd om de inkoop van personeel centraal te regelen, die afdeling een eigen plek te geven en sterk te professionaliseren. Dat betaalt zich uit.”

• Lees ook: Uw flexibele schil is waarschijnlijk groter dan u denkt, en uitdagender

Zelf hameren Ruud Blaakman en Theo van Leeuwen al jaren op het belang van inzicht in de inkoopketen van personeel. “Het inkopen van materiaal in de bouwsector of de foodsector wordt vanouds contractueel tot in detail geregeld, terwijl de inkoop van personeel nog niet de helft van de expertise en aandacht krijgt die het verdient. Dat heeft z’n weerslag op het arbeids- en productieproces,” zegt Van Leeuwen. “En dan hebben we het nog niet eens over de financiële risico’s die opdrachtgevers en leveranciers lopen wanneer ze de belonings- en arbeidswetgeving overtreden of hun personeelsleveranciers op dat punt in de fout gaan. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk.”

Lessons learned

“De lessons learned waren dat je verplicht bent om als eerste na te gaan met wie je contracteert,” verklaart Ruud Blaakman. “Kun je die organisatie vertrouwen, komt die haar verplichtingen na, hoe zorgt die voor het eigen personeel, enzovoort? Voor uitzendbureaus moeten opdrachtgevers onder andere nagaan of er sprake is van een SNA- of PayOK-certificering, of men ingeschreven staat in het WAADI-register voor een WAADI-check, enzovoort. Daarnaast moet voor buitenlandse uitzendbureaus meer onderzocht worden, zoals of ze daadwerkelijk bedrijfsactiviteiten hebben in het eigen land (anders en meer dan alleen werving en selectie), zodat gebruik kan worden gemaakt van een A1-formulier.”

• Lees ook: Het toelatingsstelsel (Wtta) voor uitzend- en detacheringsbureaus, zo werkt dat in de praktijk

“Vervolgens komt aan de orde hoe je contracteert. Wat zijn de afspraken, hoe gedetailleerd maak je die en hoe verdeel je de aansprakelijkheidsrisico’s. Een goed contract kan veel problemen bij eventuele discussies voorkomen. Hier kom je ook bij de bemoeienis met de andere partij als opdrachtgever. Hoe intens zou je dat moeten doen? Je kan natuurlijk proberen alle aansprakelijkheid weg te contracteren, maar wat als straks de rechter bepaalt dat dit niet is toegestaan, omdat dit in strijd is met de openbare orde?  Elke betrokken organisatie moet immers in principe haar eigen risico dragen en zelfstandig de wet naleven.”

Aansprakelijkheidsrisico’s en de schijf van vijf

“De risico’s die aan de orde komen, zijn meerledig. Allereerst natuurlijk de negatieve publiciteit en imagoschade die kan optreden wanneer er iets niet goed gaat met de personen van de inhurende partij. Daarnaast zijn er aansprakelijkheidsrisico’s op het gebied van de schijf van vijf.”

“Bij het internationaal werken moeten door de werkgever en werknemer/zelfstandige een aantal rechtsgebieden in acht genomen worden die indringende gevolgen kunnen hebben. Dit geldt ook voor de bedrijven die de opdracht uitvoeren. Dit betreft de vijf rechtsgebieden, de schijf van vijf, zijnde:

1. Migratierecht: is een verblijf- en / of tewerkstellingsvergunning nodig om te verblijven en / of werken in het werkland;
2. Sociale zekerheid: welke sociale zekerheidswetgeving is van toepassing en hoe kan aansprakelijkstelling voor niet betalen van sociale verzekeringspremies worden voorkomen;
3. Arbeidsrecht / arbeidsvoorwaarden: welk arbeidsrecht is van toepassing en welke aanvullende arbeidsvoorwaarden moeten eventueel worden toegepast? Wordt het minimumloon betaald evenals de inleenbeloning/het gelijkwaardig loon?
4. Fiscaal recht: waar is het loon belast; en
5. Pensioen: is er een pensioenregeling en wat zijn daarvan de (fiscale) gevolgen?”

“Aan al deze risicogebieden moet aandacht worden besteed om aansprakelijkheid voor opdrachtgever en uitvoerende partij te voorkomen. In de meeste gevallen is het namelijk een ketenaansprakelijkheid, die geldt voor alle betrokken partijen.”

Bemoei je ermee en verdiep je erin

“De slotconclusie die getrokken kan worden voor goed opdrachtgeverschap is, dat je je als opdrachtgever juist wel intens moet bemoeien met de organisatie die de opdracht gaat uitvoeren of het personeel ter beschikking stelt,” zegt Theo van Leeuwen. “Dit is een spel van vertrouwen, goed onderling overleg en goede naleving wanneer er iets niet volgens de afspraak verloopt. Eigenlijk is het een continu overleg tussen betrokken partijen. Wanneer je dat goed doet, is het resultaat dat je geen aansprakelijkheidsrisico’s loopt, dat je tevreden en productievere werknemers hebt en een goed imago naar de buitenwereld opbouwt. De indringende bemoeienis met de andere partijen is als opdrachtgever niet iets wat je kunt zien als ‘nice to have’, maar ‘need to have’. Om het op z’n Hollands te zeggen.”

Inkoop professionaliseren

“Vaak zijn inkoopmanagers onvoldoende op de hoogte van het spel van inhuur,” vervolgt Theo van Leeuwen. “Een kleinere of middelgrote organisatie doet er goed aan om een externe adviseur te zoeken die de bemiddelings-/uitzendmarkt kent.”

• Lees ook: Begrijp je als werkgever je rol in het spel van inhuur en wat dat oplevert?

“Een van de Schiphol-lessen is om dit niet te veel over te laten aan Personeelszaken of de Loonadministratie, want die zijn intern gericht. Diepgaand inzicht in de problematiek van  personeelsinkoop is een schaars goed. Ik hoor zorginstellingen bijvoorbeeld weleens zeggen dat zij zelf audits doen bij uitzendbureaus en daarop vertrouwen. Ik kan me niet voorstellen dat dit goed gaat, want het zijn geen opgeleide SNA-inspecteurs of auditoren van AWVN. Kijken zij grondig genoeg om zeker te weten dat ze niet worden gefopt? Onbekendheid met de materie is een risico voor de continuïteit van de organisatie.”

In een volgend artikel gaan Ruud Blaakman en Theo van Leeuwen hier dieper op in.