Herontwerp van werk in het AI-tijdperk

Door de inzet van automatisering en AI kan het takenpakket van werkenden veranderen. Een schoonmaker in het ziekenhuis moet bijvoorbeeld niet langer kunnen vegen, maar in staat zijn tot het bedienen van schoonmaakapparatuur. Of marketingprofessionals zijn niet langer bezig met het creëren van campagnes, maar met het bedienen van een creatief AI-platform. Hoe ga je te werk met het herontwerp van banen?

Beginnen met taakanalyse

Het ontwerpen van taken is niet nieuw. Dit gebeurt al tientallen jaren en begint meestal met een taakanalyse. Voor de opkomst van kunstmatige intelligentie gebeurde dit met behulp van enquêtes om te achterhalen wat mensen deden. Want in de praktijk doen mensen vaak meer en andere dingen dan in de functieomschrijving staan. Vervolgens ontdek je gebieden waar overlapping, inefficiëntie of automatiseringspotentieel bestaat. Volgens HR analist Josh Bersin is in het tijdperk van AI een bredere aanpak nodig. 

• Lees ook: Van Ulrich tot Bersin: modellen om je vooruit te helpen als HR-professional

Volgens hem is de eerste stap om je bedrijf te benchmarken om te zien waar inefficiënties bestaan. Er zijn verschillende tools beschikbaar die dit gemakkelijk maken en een goed beeld geven van de verschillende functies om te zien waar je overbezet bent. De tweede stap is om het werk te ontleden om te bepalen waar AI een rol kan spelen. Je zou een beschikbare tool, die het werk automatiseert, kunnen implementeren en de betreffende baan opnieuw kunnen vormgeven. Maar dat roept veel angst en weerstand op bij de werknemers. Het is dus vaak beter om systematisch te werk te gaan. 

Stappenplan voor implementatie automatisering

Zodra we weten wat de taken zijn, kunnen we voorspellen of beslissen hoeveel automatisering we moeten implementeren. Dit doe je met behulp van de volgende stappen.

1. Is het team onproductief omdat ze werken aan een product, verkoopproces of ander initiatief dat we misschien helemaal niet willen doen? Volgens Bersin kan een lage productiviteit net zo goed aan een product liggen dat niemand wil kopen, als aan het verkoopproces.
2. Zijn de taken routinematig en gemakkelijk uit te besteden? Kunnen we ze centraliseren? Zijn gebruiksvriendelijke platforms al beschikbaar?
3. Hoe moeilijk is het om een gevonden AI-tool te bouwen, optimaliseren en trainen? Er zijn misschien kant-en-klare oplossingen beschikbaar, maar in sommige gevallen heb je IT-ondersteuning nodig om een ​​systeem te bouwen dat je nodig hebt.
4. Als we deze taken uitbesteden of automatiseren, welke nieuwe toegevoegde waarde moeten mensen dan leren? Als een marketingprofessional bijvoorbeeld plotseling wordt vervangen door een CRM-tool, is hij of zij er dan klaar voor om strateeg te worden en daarbovenop waarde toe te voegen? 

Voorkom wildgroei van functies

Functieontwerp wordt meestal gedaan door lijnmanagers. Dus als je ‘functieontwerp’ niet zorgvuldig aanpakt, zal elke lijnmanager rollen creëren waarvan hij of zij denkt dat ze nodig zijn. Het resultaat is een wildgroei aan functies en rollen, waarbij vaak geen gebruik wordt gemaakt van de reeds aanwezige automatiseringstools. De nieuwe Work Intelligence-tools die we nodig hebben, vervangen veel van de taak-functieanalyses die we in het verleden hebben uitgevoerd.

• Lees ook: Hoe brengt HRTech HR verder? Vijf trends

Opbouwen takenbibliotheek

Er zijn al diverse applicaties beschikbaar die bedrijven helpen het werk in taken op te splitsen en te bepalen hoe het herontwerp van banen eruit moet zien. Zo zijn er systemen die elke vacature ter wereld scannen en zoeken naar taken, deze vergelijken met de functieomschrijving en zo een enorme ‘takenbibliotheek’ opbouwen. Zo krijg je als bedrijf een accuraat beeld van welke taken mensen uitvoeren. Hoewel jouw bedrijf niet precies hetzelfde is als andere, is het werk dat mensen in elk bedrijfsonderdeel doen verbazingwekkend vergelijkbaar. 

Alles wat we in het bedrijfsleven doen, bestaat uit taken en activiteiten, en deze ‘werkstappen’ worden razendsnel geautomatiseerd. De nieuwe Work Intelligence-tools zullen dus zeer nuttig en belangrijk zijn in de wereld van de toekomst. Dit is een nieuwe markt, die nog maar aan het begin staat. De komende jaren zal deze markt zich snel ontwikkelen en er zullen meer tools bij komen. Bedrijven die nu al investeren in deze tools, hebben straks een voorsprong.