Incidenten, audits en aansprakelijkheid: tijd om personeel professioneel te screenen

Incidenten maken screening urgent

Voorbeelden van incidenten zijn ongekwalificeerd personeel aan een ziekenhuisbed of het gebruik van ongeldige – of zelfs vervalste – VOG’s. Voor veel organisaties is dat op zichzelf al reden genoeg om screening serieus te nemen.

“We zien nog steeds pdf’jes van VOG’s rondgaan die nergens op gecontroleerd zijn,” zegt Arnoud van Dorp, oprichter van Valicare. “Iedereen kan zo’n document maken – en dat gebeurt dus ook.”

Toenemende druk vanuit audits en ketenpartners

Daarnaast groeit de druk vanuit externe audits. Certificeringen zoals ISO 27001 of NEN 7510 stellen steeds strengere eisen aan databeveiliging en de integriteit van personeelsprocessen. Zulke keurmerken gelden als bewijs van kwaliteit richting klanten, opdrachtgevers en toezichthouders.

“Employment screening stond jarenlang niet eens op de checklist van auditors,” aldus Van Dorp. “Maar nu wel. En dan móét je als organisatie iets geregeld hebben.”

Diezelfde ketenpartners stellen ook steeds vaker harde voorwaarden. Niet alleen eisen ze aantoonbare zorgvuldigheid bij het aannemen van personeel, maar ook de mogelijkheid om aansprakelijkheid toe te wijzen als er toch iets misgaat in het proces.

Van urgentie naar automatisering

Organisaties die het belang van screening al onderkennen, zetten inmiddels de volgende stap: automatisering van het proces. Niet alleen om te voldoen aan de eisen van de AVG, maar vooral om efficiënter te werken. Handmatige processen zijn foutgevoelig en tijdrovend – zeker bij grotere volumes.

“We besparen tot 45 minuten per dossier,” stelt Van Dorp. “Voor grote organisaties scheelt dat enorm veel tijd – en je weet zeker dat je voldoet aan de wet.”

Eén oplossing voor screening en compliance

Valicare ondersteunt organisaties in het opzetten en uitvoeren van een professioneel screeningsproces. Inmiddels doen zij dat voor meer dan 1.500 organisaties in uiteenlopende sectoren – van zorg en onderwijs tot schoonmaak en financiële dienstverlening.

“We zijn ooit klein begonnen, maar inmiddels werken we voor een flink deel van de top 100 grootste werkgevers in Nederland,” zegt Van Dorp.

Ze beschikken ondertussen over een uitgebreide screeningstoolkit, bestaande uit onder meer documentverificatie, koppelingen met externe bronnen zoals DUO en Justis, AI-gestuurde controle op vervalsingen en geautomatiseerde rapportage op persoonsniveau.

“We hebben een hele gereedschapskist ontwikkeld,” legt Van Dorp uit. “Van bronverificatie tot patroonherkenning tussen documenten. Alles draait om betrouwbaarheid en gemak.”

Hiermee wordt het volledige screeningsproces geautomatiseerd: van de uitnodiging aan de kandidaat tot en met de compliant opslag (en verwijdering) van gegevens in je bestaande HR-systeem. Het resultaat: medewerkers worden snel, professioneel en gevalideerd gescreend, voldoen aan alle interne en externe compliance-eisen én besparen HR-teams veel tijd.

“En misschien nog belangrijker,” besluit Van Dorp, “het wordt voor kandidaten ook gewoon makkelijker. In tien minuten kunnen ze alles aanleveren. Geen gedoe, geen losse e-mails meer.”

Vergunning maakt actieve opvolging mogelijk

Wat Valicare onderscheidt van veel andere aanbieders, is dat het bedrijf beschikt over een POB-vergunning (Particulier Onderzoeksbureau), afgegeven door het ministerie van Justitie en Veiligheid. Daarmee mag Valicare zelfstandig onderzoek doen wanneer er onregelmatigheden worden vastgesteld in een dossier. “Software is belangrijk, maar als er iets niet klopt, moet je ook kunnen handelen,” zegt Van Dorp. “Wij mogen vervolgonderzoek doen en organisaties daarmee volledig ontzorgen – van signalering tot onderbouwde rapportage.” Zo biedt Valicare niet alleen een technische oplossing, maar ook juridische en operationele zekerheid.

Tijdens de webinarweek van HRMorgen liet Arnoud van Dorp zien hoe het screeningsproces in de praktijk werkt. Daarvan kun je op Linkedin een teaser bekijken: Linkedin.

Verder vind je meer informatie over professioneel screenen van personeel op de website van Valicare.