Aan de slag met CSRD (4): hoe ga je om met data?

CSRD staat voor Corporate Sustainability Reporting Directive en is dus een richtlijn. Onder die richtlijn vallen de verslaggevingsregels: de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Daarin staat hoe je moet rapporteren en welke informatie je moet weergeven. In de ESRS staan de verschillende datapunten waarover gerapporteerd moet worden.

Kwantitatief en kwalitatief

Als het gaat om duurzaamheidsdata zijn er eigenlijk twee soorten data: kwantitatieve en kwalitatieve data. Je hebt data waarbij om harde meetpunten wordt gevraagd, die je bijvoorbeeld uit je salarisadministratie kunt halen. Maar je hebt ook datapunten die meer beschrijvend van aard zijn. Bijvoorbeeld informatie over het beleid dat je hebt. De beschrijvende kwalitatieve data geven eigenlijk de context bij de kwantitatieve data.

• Lees ook: Aan de slag met CSRD (1): Wat betekent CSRD voor HR?

Betrouwbare data

Tijdens het webinar noemde Usha Ganga van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants een aantal factoren op basis waarvan je kunt bepalen hoe betrouwbaar de data is. “De eerste vraag is: hoe ontstaat de data? Op welk moment en op welke manier wordt de data vastgelegd? Wat is de herkomst? Ga je direct meten? Dan is dat betrouwbaarder dan schattingen.” Wanneer je wel gebruik maakt van schattingen, omdat de je exacte data niet beschikbaar hebt, bijvoorbeeld met betrekking tot CO2-uitstoot, is het verstandig om gebruik te maken van een methode die al beproefd is, zegt Ganga. “Dat helpt bij de betrouwbaarheid van de data.”

Ze benadrukt dat het niet iets nieuws is dat we gaan doen. “Het is niet een nieuw kunstje. We doen dit al heel lang: voor financiële data leggen we al lang de betrouwbaarheid vast. Dus aansluiten op de processen die we daar al voor geregeld hebben, zorgt voor een gedegen rapportagestroom binnen je organisatie.”

Rapportagehandboek

Verder adviseert Ganga om een rapportagehandboek aan te leggen. Daarin leg je vast welke data er in het jaarverslag terechtkomen, wat de herkomst van die data is en op welke manier de betrouwbaarheid van die data getoetst wordt. Ook kun je in dit handboek vastleggen wie de verantwoordelijke is voor het aanleveren van de informatie en dus ook voor de betrouwbaarheid daarvan.

• Lees ook: Aan de slag met de CSRD (2): ontdekken wat HR wel en wat niet moet

Uit de praktijk

Op dit moment zijn er nog geen CSRD-rapportages. De eerste organisaties die CSRD-plichtig zijn hoeven pas in 2025 te rapporteren. Maar in voorbereiding op de CSRD heeft Flora Holland, een coöperatie van bloemen- en plantenkwekers, de afgelopen jaren wel al zoveel mogelijk met de ESRS gerapporteerd in haar jaarverslag. “We hebben echt geprobeerd zoveel mogelijk van die datapunten aan te raken”, aldus Maaike Fleur tijdens het webinar. Zij is werkzaam bij Flora Holland als programmamanager duurzame ontwikkeling. Fleur bevestigt dat er zowel om kwantitatieve als om kwalitatieve data gevraagd wordt. “Je hebt cijfers die uitgelegd moeten worden met tekst. Dat werkt samen, zowel kwantitatief als kwalitatief.”

Materialiteitsanalyse

Organisaties hoeven niet over alle datapunten te rapporteren. Aan de hand van een materialiteitsanalyse wordt vastgelegd welke onderwerpen voor hun belangrijk, ofwel materieel zijn. Fleur: “We hebben dit jaar de dubbele materialiteitsanalyse afgerond. Waar zitten echt de risico’s en kansen met grote impact voor Flora Holland?” Na dit in de directie besproken te hebben, ging het bedrijf hierover in gesprek met verschillende interne en externe stakeholders. Volgens Fleur was dat heel waardevol. Aan de hand van deze onderwerpen werd gekeken welke datapunten belangrijk zijn voor hun materiële onderwerpen.

• Lees ook: Aan de slag met CSRD (3): CSRD vraagt om samenwerking tussen afdelingen

Betrouwbare data

Maar hoe zorg je er nu voor dat de data in je verslag betrouwbaar zijn? Volgens Fleur is dat een reis. “Je begint met wat er is en dan geef je aan wat daarbij de beperkingen zijn. Je moet oppassen voor perfectionisme, want dat kan soms verlammend werken. Soms moet je gewoon de data presenteren die je hebt en duidelijk aangeven welke aannames je daarbij hebt gebruikt en welke beperkingen eraan zitten. Stapje voor stapje probeer je dan de duurzaamheidsdata betrouwbaarder te maken.” Fleur vertelt dat zij daarvoor samenwerkten met de afdeling finance, waar mensen werken die gewend zijn aan betrouwbare financiële data.

Een uitdaging was bijvoorbeeld de afbakening van bepaalde zaken. Het bedrijf had bijvoorbeeld te maken met mensen die gedetacheerd worden bij een meerderheidsdeelneming. Hoe zit het dan precies met de afbakening als het gaat om mensen in vaste dienst en mensen die ingehuurd worden? “Het definiëren van wat er exact in moet zitten ,voor al die kwantitatieve datapunten, is best wel een grote klus. Je komt er wel uit, maar je moet er echt even aan gaan zitten.”

Lees ook:

• CSRD: 5 cruciale vragen en antwoorden voor HR
• ‘HR heeft al jaren een plek aan de bestuurstafel nodig, CSRD biedt die kans!’