Prestatiemanagement met AI: minder administratie, meer ruimte voor het gesprek

Performance management bestond vroeger uit veel administratie en papierwerk. Feedbackformulieren, data over verzuim en output, doelstellingen; er zijn tal van datapunten om te monitoren, analyseren en beoordelen. “AI neemt die administratieve last weg, zodat je meer in het moment kunt zijn en zelfs vooruit kunt kijken”, stelt Pieter-Bas van der Linden, Senior Manager Digital HR Transformation bij Deloitte. 

AI haalt bijvoorbeeld inzichten uit data en zet die in dashboards, die snel laten zien hoe medewerkers het doen. Is er vaker sprake van verzuim dan gemiddeld, of ligt de output lager? “Aan de hand van dat soort inzichten kun je ook zien of iemand er minder lekker bij zit. Je kunt daar aan de hand van de data een goed gesprek over voeren en bijsturen, zodat een werknemer optimaal kan presteren.” 

Daarmee ontstaan ook kansen om preventief te werken, ziet Mieke Nan, Director Future Organization bij Deloitte. Neem burn-outs: “Je krijgt met AI beter inzicht in ziekteverzuim. Dat is een enorme kostenpost voor organisaties, maar ook verschrikkelijk voor de mensen die deze kant op bewegen. Nu kun je tijdig signalen uit de data halen en daar preventief over in gesprek gaan.”

• Lees ook: Waarom AI om een andere kijk op prestaties vraagt

Holistisch beeld

HR-werknemers besteden zo minder tijd aan het vergaren en analyseren van data, en meer aan de kwalitatieve kant van het werk. En juist die kant is heel belangrijk, benadrukt Nan. “Doordat je dit soort datapunten verzamelt, krijg je een meer holistisch beeld van werknemers en je organisatie, waar je naartoe wil en of je future ready bent. Daar kun je het tijdens een gesprek beter met elkaar over hebben.” 

De aard van een gesprek verandert daarmee ook, meent Van der Linden. In plaats van een reactief gesprek, waarbij je de data nog moet verzamelen en ter plekke reageert, voer je een proactief gesprek: hoe komen we daar waar jij wil komen?

De werknemer aan het roer

AI legt ook een deel van het werk bij de werknemer zelf. Van der Linden noemt als voorbeeld het jaarplan. “Je kunt als werknemer in gesprek gaan met een eigen chatbot. Wat zijn je doelen? Wat was feedback van vorig jaar, waar ik nu mee aan de slag wil? Zo kun je je jaarplan opstellen voor het komende jaar.”

Ook skills spelen een steeds belangrijkere rol. Die bepalen immers of je een bepaalde taak kunt vervullen. Werknemers kunnen bestaande, aangetoonde skills vaak zelf toevoegen aan hun eigen profiel, waarmee de HR-manager én de werknemer inzicht krijgen in de actuele situatie. De volgende stap is dan doorgroeien. Daarbij komen vragen naar boven als: waar sta je nu, waar moet je je nog verder in ontwikkelen en hoe kun je doorgroeien binnen de organisatie?

• Lees ook: AI zit straks in ieder ATS, maar welke AI heeft HR eigenlijk nodig?

AI kan goed ondersteunen bij het beantwoorden van dat soort vraagstukken, vertelt Nan. Het kan helpen om inzichtelijk te maken welke skills nodig zijn om door te groeien in een bepaalde richting, en hoe je die skills dan ontwikkelt. “Zijn er cursussen, mentoren of andere mensen in de organisatie die deze skills hebben? Kan ik ergens een project doen om bepaalde vaardigheden op te doen? Die ruimte komt veel beter beschikbaar voor medewerkers.”

AI zorgt er daarmee voor dat werknemers meer controle krijgen over hun eigen ontwikkeling én prestaties. “Dat linkt ook mooi naar Gen Z, die veel meer controle wil hebben over de eigen ontwikkeling. Die generatie zoekt niet naar een standaard gestructureerd carrièrepad, maar neemt veel meer zijstappen en zoekt naar andere mogelijkheden. AI kan dat vergemakkelijken door meer inzicht te geven in wat mogelijk is.”

AI kan bovendien trainingen op maat bieden, precies wanneer dat nodig is, voegt Van der Linden toe. “Je kunt daarmee de prestaties van iemand verhogen op het moment dat dit nodig is. Je werkt echt op maat, in plaats van dat je iemand over vier weken op cursus stuurt, terwijl de noodzaak dan alweer weg is, bij wijze van spreken.”

Wat baseer je waarop?

AI kan alleen zijn werk doen als het de juiste data heeft. Maar juist het verzamelen van data kan voor werknemers eng aanvoelen: wat leg je allemaal over mij vast? En hoe word ik daarop afgerekend?

“Dat is een belangrijk onderwerp waar iedere organisatie afspraken over moet maken: op welke data baseer je wat? En zijn we daar transparant over?” adviseert Nan. “Daar moet je echt een gesprek over hebben, ook tussen managers en werknemers. Wat gebruiken we, welke datapunten genereert de werknemer zelf en hoe gebruiken we die informatie?”

Het risico is bovendien dat organisaties veel te veel gaan volgen. “Je kunt met agents ook volgen wat mensen allemaal aan het doen zijn. Maar mag je dat wel zomaar gebruiken? Anonimiseer je die data dan? En wat ga je ermee doen? Dat moet wel heel duidelijk zijn”, gaat ze verder. 

Minstens net zo belangrijk zijn afspraken over welke AI je gebruikt. “Je moet de data in heel veilige omgevingen binnen de organisatie houden. Zet je HR-data dus niet zomaar in ChatGPT, want dan weet je niet wat er met de data gebeurt”, zegt Van der Linden. “Spreek met elkaar af wat je wel en niet doet. En handhaaf dat binnen de organisatie.”

Menselijke HR blijft onmisbaar

Hoewel AI veel taken over kan nemen, moet de mens uiteindelijk eindverantwoordelijk blijven. “AI is niets anders dan een volgende stap in het kunnen lezen en gebruiken van data”, zegt Van der Linden. “De mens moet de eindverantwoordelijkheid nemen in hoe je daarmee omgaat.” 

• Lees ook: Glansrol voor HR bij AI-transformatie: HR wordt mede-architect van het werk

Daar komt bij dat AI een belangrijk menselijk aspect mist: empathie. Dat blijft mensenwerk, maar AI maakt daar juist tijd voor, zegt Van der Linden. “Er ontstaat volgens mij meer ruimte, omdat je de administratieve lasten wegneemt. Het geeft je meer tijd en je kunt meer in het moment zijn om het juiste gesprek te voeren. Ik denk dat het in dat kader echt een verschil maakt.” 

HR krijgt orkestrerende rol

Door AI krijgt HR dus een meer orkestrerende rol. “Als je bijvoorbeeld een driegesprek hebt tussen een medewerker en een leidinggevende, waar HR moet instappen, dan kan HR een kwalitatieve rol meespelen. In het verleden had HR meer een ondersteunende rol, maar die wordt nu proactiever, doordat het datagedreven inzichten krijgt”, zegt Van der Linden. En geaggregeerde inzichten zorgen ervoor dat HR beter ziet hoe de organisatie als geheel presteert. “Daar kun je breder over communiceren binnen een organisatie.” 

Daarnaast krijgt HR een rol in het begeleiden van de managers, denkt Nan. “Het is aan HR om de manager te begeleiden in hoe je bijvoorbeeld productiviteit nu op een goede manier meet en hoe je data op de juiste manier interpreteert. HR is steeds meer in staat om die strategische rol te pakken, omdat HR ook ontzorgd wordt door de juiste data.”

“Het gesprek hoeft straks hopelijk niet meer te gaan over ‘heb ik de juiste data?’ en ‘heeft HR de juiste inzichten?’ Dat zorgpunt wordt weggenomen”, gaat Nan verder. “Dat geeft HR hopelijk ruimte om kwalitatief en strategisch mee te denken over wat AI betekent voor onze organisatie en wat we in de toekomst van onze workforce willen. Hoe krijgen we mensen future ready?”