Bedrijven moeten op 1 januari 2027 transparant zijn over salarissen. Checklist: ben jij er klaar voor?

Wat is het gemiddelde salaris binnen een functie? En hoe verschillen de salarissen tussen mannen en vrouwen die gelijkwaardig werk doen? Die informatie moet straks voor al je medewerkers toegankelijk zijn. Ongerechtvaardigde verschillen tussen mannen en vrouwen moet je aanpakken. En heb je meer dan 100 medewerkers? Dan moet je rapportages uitbrengen en worden de resultaten openbaar zichtbaar.

Dit staat in het wetsvoorstel ‘Implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen’. Als de Eerste en Tweede Kamer instemmen, geldt de wet vanaf 1 januari 2027. “Die kans is groot”, zegt Michelle Maaijen, adviseur Juridische zaken bij werkgeversvereniging AWVN. “Er zijn weliswaar bezwaren over effectiviteit en uitvoerbaarheid, maar we verwachten uiteindelijk veel steun voor het wetsvoorstel in de Kamers. Bovendien is het een implementatie van een Europese richtlijn, dus de wet komt er sowieso.”

Je moet nu echt aan de slag, dit kost maanden tijd

Maaijen gaf onlangs een webinar over het onderwerp. Honderden werkgevers en HR-professionals schreven zich in. “Werkgevers voelen de urgentie, ze weten dat ze nu echt aan de slag moeten”, zegt ze. “Ze kunnen het zich niet permitteren om nog langer te wachten. Het kan maanden duren om alle interne processen en loonstructuren volledig op orde te krijgen.”

De wetgeving geldt voor elke organisatie, al verschilt de frequentie van de rapportage per bedrijfsgrootte. Wat staat je te doen en wanneer? Een overzicht van de feiten en stappen.

• Lees ook: Wet loontransparantie: dit moet HR nu al regelen 

Feit: de verplichting geldt voor alle bedrijven met werknemers

De Europese Richtlijn Loontransparantie geldt voor elke werkgever met personeel. De volgende regels gelden vanaf de invoering van de wet voor alle Nederlandse bedrijven:

1. Werving en selectie

• Informatie over het salaris: je moet vóór het eerste sollicitatiegesprek informatie geven over de cao en het startsalaris of de salarisschaal van de functie.
• Verbod op vragen naar salarisgeschiedenis: je mag sollicitanten niet meer vragen naar hun huidige of vorige loon
• Genderneutrale werving: functietitels en vacatureteksten moeten volledig genderneutraal en niet-discriminerend zijn

2. Informatierechten voor werknemers

• Recht op looninzicht: medewerkers hebben het recht om schriftelijk informatie te krijgen over hun eigen salarisniveau. Ook hebben ze recht op inzicht in het gemiddelde salarisniveau van collega’s die gelijkwaardig werk doen, uitgesplitst naar geslacht
• Binnen twee maanden: Je moet een verzoek om informatie van werknemers binnen redelijke termijn verstrekken, in elk geval binnen twee maanden
• Uitleg: vraagt een medewerker specificatie of uitleg? Ook dan moet je binnen twee maanden antwoorden
• Jaarlijkse actieve informatieplicht: Je moet alle medewerkers elk jaar actief informeren over hun recht op looninzicht

3. Inrichting van het beloningsbeleid

• Objectieve criteria: Je moet het loon bepalen op basis van objectieve, genderneutrale criteria. Denk aan: vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden. Alle medewerkers moeten eenvoudig inzicht hebben in deze bepaling van loon en de loonniveaus
• Functiewaarderingssysteem: Je hebt een up-to-date, genderneutraal functiewaarderingssysteem nodig
• Bedrijven met meer dan 50 medewerkers moeten daarnaast openheid geven over de criteria voor loonontwikkeling, zoals de criteria om te stijgen binnen een schaal of naar een hogere schaal

4. Juridische gevolgen en handhaving

• Omgekeerde bewijslast: Bij een vermoeden van loondiscriminatie ligt de bewijslast bij de werkgever. Het is dus aan jou om te bewijzen dat loonverschillen gebaseerd zijn op objectieve, genderneutrale factoren
• Financiële claims: Als blijkt dat er sprake is van loondiscriminatie op grond van geslacht, dan hebben medewerkers recht op een volledige looncompensatie met terugwerkende kracht
• Onderzoek loonverschillen: Als er een loonkloof tussen mannen en vrouwen bestaat in een groep medewerkers, dan moet je uitzoeken of daar een objectieve, genderneutrale reden voor is. Denk aan specifieke werkervaring, schaarste op de arbeidsmarkt of aantoonbare individuele prestaties.
• Hersteltermijn van zes maanden: blijkt het loonverschil na het onderzoek niet objectief te rechtvaardigen? Als het verschil groter is dan 5 procent, dan moet je het binnen zes maanden oplossen.
• Verplichte gezamenlijke beloningsevaluatie: heb je een onrechtvaardig loonverschil van meer dan 5 procent na zes maanden niet hersteld? Dan is een gezamenlijke beloningsevaluatie met de werknemersvertegenwoordiging verplicht. Samen stellen jullie een bindend actieplan op om de kloof te dichten.
• Boetes: In eerste instantie krijg je mogelijkheden tot correctie en preventie. Maar geef je geen of niet genoeg inzicht? Of neem je geen maatregelen om oneigenlijke verschillen te verkleinen? Dan riskeer je een bestuurlijke boete of een last onder dwangsom. Ook uitsluiting van openbare aanbestedingen is een mogelijke sanctie.

Verschillen in rapportageplicht per bedrijfsgrootte

Het hangt af van je bedrijfsgrootte of en wanneer je openbaar moet rapporteren over je looncijfers en loonkloof.

Let op: heeft jouw organisatie vestigingen in andere EU-landen, bijvoorbeeld Italië, België of Polen? Dan moet je misschien al sinds 7 juni 2026 aan de rapportageregels voldoen. Op deze website vind je welke landen de richtlijn al (gedeeltelijk) hebben ingevoerd.

De wet geldt ook voor uitzendkrachten en gedetacheerden, maar niet voor zzp’ers

De wet geldt niet voor ingehuurde zzp’ers, maar wel voor arbeidskrachten die aan een organisatie ter beschikking worden gesteld. Denk aan uitzendkrachten en gedetacheerden. Het is de taak van de inlenende organisatie om te rapporteren over de beloning van deze flexibele medewerkers. Ook moeten zij hun uitzendkrachten en gedetacheerden informatie geven over het gemiddelde loonniveau van vaste werknemers die gelijkwaardig werk verrichten.

Dit kan nog best ingewikkeld worden. Als uitlener mag je tenslotte geen informatie over de arbeidsvoorwaarden van individuele medewerkers met de opdrachtgever delen.

• Lees ook: Loontransparantie wordt verplicht: is jouw organisatie er klaar voor?

Wat is ‘loon’?

Loon betekent binnen deze wetgeving alle vormen van beloning. Alle elementen tellen mee voor het berekenen van de loonkloof, waaronder in elk geval het basissalaris, bonussen en vakantiegeld.

Privacyproblemen: ‘Je hebt niet veel opties’

Werknemers krijgen nooit inzage in de exacte loonstrook van een collega. Werkgevers delen alleen het gemiddelde salarisniveau van medewerkers die hetzelfde of gelijkwaardig werk doen, uitgesplitst naar geslacht.

Het is aan de werkgevers om individuele privacy te waarborgen. Dat kan soms best lastig zijn, vooral als er slechts een paar medewerkers in een functiegroep zitten. Dan is het al snel duidelijk wie wat verdient en dat gaat in tegen regels over privacy.

Toch voert het kabinet de richtlijn in, omdat de loonkloof verkleinen belangrijk is. Kijk in elk geval kritisch naar de manier waarop je loongegevens verstrekt en deel alleen noodzakelijke data. Maak daarnaast afspraken met de aanvrager over geheimhouding.

• Lees ook: Vijlbrief: verbod op vragen naar laatstverdiende salaris en meer loontransparantie

Checklist: to do’s voor jouw organisatie

1. Functiestructuur en waardering

[ ] Controleer of je functiewaarderingssysteem up-to-date en genderneutraal is

[ ] Formuleer objectieve criteria voor loonbepaling en loopbaanontwikkeling. Denk aan vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden
[ ] Leg vast welke criteria bepalend zijn voor de stap omhoog in salarisschaal

Tip: Je kunt gebruikmaken van het ORBA-functiewaarderingssysteem van de AWVN. Dit is een genderneutrale en objectieve methode om de waarde van arbeid vast te stellen.

2. Data verzamelen en nulmeting

[ ] Maak een overzicht van het loon per medewerker, inclusief zaken zoals bonussen

[ ] Maak een (proef)berekening van de loonkloof per functiecategorie

[ ] Bepaal in welke functiegroepen er een loonverschil tussen mannen en vrouwen is en wat je hieraan kunt doen

[ ] Analyseer in welke groepen privacy in gevaar is. Zoek manieren om de anonimiteit van medewerkers te waarborgen

3. Medezeggenschap inschakelen

[ ] Betrek de vakbond of Ondernemingsraad (OR) bij het projectplan voor loontransparantie

[ ] Zorg dat de vakbond of OR instemt met wijzigingen van het belonings- en functiewaarderingssysteem

[ ] Zijn er groepen waar het verschil in loon tussen man en vrouw meer dan 5 procent is? Voer samen met de OR een loonanalyse uit en kom tot concrete maatregelen om de kloof te verkleinen.

4. Pas recruitmentprocessen aan

[ ] Zorg dat er niet meer gevraagd wordt naar het huidige of vorige salaris

[ ] Bepaal per vacature vooraf de salarisschaal of de bandbreedte van het startsalaris. Vermeld die in vacatureteksten of uiterlijk in de uitnodiging voor een eerste gesprek

[ ] Zorg dat alle vacatureteksten genderneutraal geschreven zijn en gebruik genderneutrale functietitels

5. Interne processen

[ ] Train leidinggevenden en HR-medewerkers in het voeren van objectieve en gestructureerde arbeidsvoorwaarden- en beloningsgesprekken

[ ] Richt een intern proces in voor het verwerken van informatieverzoeken van medewerkers over de gemiddelde lonen

[ ] Bestaat je organisatie uit meer dan 100 medewerkers? Dan moet je jaarlijks of driejaarlijks rapporteren. Dit doe je via een standaardformulier of software van het ministerie van Sociale Zaken.