Waarom HR-systemen moeite hebben veranderingen bij te houden

Organisaties zijn continu in beweging. Fusies, nieuwe cao’s, veranderende teamsamenstellingen en hybride werkvormen zijn allang geen uitzonderingen meer, maar structurele kenmerken van hoe werk vandaag is georganiseerd. HR wordt daardoor steeds minder een uitvoerende afdeling en steeds meer de regisseur van verandering.

“Je ziet dat organisaties steeds sneller schakelen, maar hun systemen lopen vaak achter,” zegt Marcel de Brauwer, oprichter en Managing Director van HR2day. “Dan heb je net alles ingericht, en drie weken later is er weer een nieuwe structuur of beleidswijziging.” De praktijk verandert sneller dan veel systemen aankunnen. En dat brengt risico’s met zich mee: van complianceproblemen tot frustratie bij medewerkers die geen overzicht meer hebben over hun eigen situatie.

Technologie als versneller – of als struikelblok

Veel HR-afdelingen willen wel meebewegen, maar lopen vast op de technische beperkingen van hun systemen. Workflows zijn te rigide, aanpassingen kosten weken of vereisen externe consultants, en nieuwe functionaliteiten zoals AI-agents passen niet in de bestaande architectuur. “HR is constant in beweging, maar de technologie die hen ondersteunt is vaak ontworpen voor stabiliteit,” zegt Marco Boerlage, COO van HR2day. “Dat klinkt logisch, maar het werkt tegen je als je organisatie dynamisch is.”

Een goed HR-systeem moet niet alleen administratieve processen ondersteunen, maar vooral verandering mogelijk maken. Denk aan het snel aanpassen van workflows, het verwerken van nieuwe cao-afspraken of het slim combineren van personeelsdata met contextuele bedrijfsinformatie. Veel huidige systemen zijn hier simpelweg niet op ingericht.

Een andere benadering: wendbaarheid als uitgangspunt

Bij HR2day is veranderbaarheid geen extraatje, maar het vertrekpunt. Boerlage: “Wij hebben vanaf dag één gezegd: ons systeem moet mee kunnen bewegen met de praktijk van de klant. Niet andersom.” Die visie vertaalt zich in een aantal fundamentele ontwerpkeuzes: processen zijn instelbaar, rollen zijn flexibel ingericht en organisatieveranderingen kunnen eenvoudig worden doorgevoerd, zonder handmatig werk.

De Brauwer vult aan: “We hebben zelfs onze AI-agent zo ontworpen dat hij niet alleen documenten kan doorzoeken, maar ook gepersonaliseerde antwoorden kan geven. Bijvoorbeeld: hoeveel vakantiedagen heb ik nog? Dan zoekt hij niet alleen het reglement op, maar kijkt ook naar jouw situatie.”

HR2day: technologie die verandering faciliteert

HR2day is een Nederlandse leverancier van een cloudgebaseerd HR- en salarissysteem dat is ontworpen om met de organisatie mee te bewegen. Klanten bevinden zich onder andere in het onderwijs, de bouw, retail en media. Het platform ondersteunt de hele HR-cyclus, inclusief salarisverwerking. Belangrijker dan de features is de visie: systemen moeten organisaties helpen veranderen, niet afremmen.

Hoe krijg je je HR-systeem in beweging?

Inventariseer eerst wat de verandermogelijkheden van jouw HR-systeem zijn. Wat kun je aanpassen? En hoe? Kunnen medewerkers of teamleiders het zelf? Of ben je afhankelijk van een consultant? Hoe lang duurt zo’n wijziging? Als het antwoord onbevredigend is, dan vormen deze vragen meteen je toetscriteria voor toekomstige HR-tools in je systeemlandschap.

“Het mooiste is,” besluit Boerlage, “dat we met AI de HR administratie enorm kunnen versimpelen. Zo geeft technologie de HR professional alle ruimte om voor de  groei van de medewerkers en organisatie te zorgen.”

Rolf Terra van HR2day sprak onlangs in de Webinarweek over de ontwikkeling van AI naar Agents binnen HR. Kijk het webinar hier terug: