Retentie verhogen: een goede onboarding is het halve werk

Een goede onboarding is een belangrijke voorwaarde om verloop tegen te gaan. Organisaties met sterke onboardingprocessen verhogen de retentie van nieuwe medewerkers met 82 procent. Daarnaast blijken medewerkers die een gestructureerd introductieprogramma volgen, 69 procent meer kans te hebben om minstens drie jaar bij het bedrijf te blijven. Dat blijkt uit onderzoek van Zippia (2023).

Undercover als sorteermedewerker

Dat een sterke onboarding cruciaal is voor medewerkersbehoud, ondervond ook Miriam Baris, adviseur op het gebied van management en bedrijfsvoering. Zij deed voor Tempo Team Performance Management een project waarbij zij undercover solliciteerde bij een grote logistiek dienstverlener. “Ik heb gesolliciteerd op de functie van sorteermedewerker en het hele traject gedaan”, vertelt Baris. “Ik heb een rondleiding gehad, heb de eerste werkdag ervaren, heb de werkinstructies gevolgd en ik heb meegedraaid in het team.”

Het doel van dit project was om de verblijfsduur van mensen te verhogen. Het is ingewikkeld om mensen te vinden en des te belangrijker is het om deze mensen ook te behouden. Bij deze opdrachtgever zagen ze echter dat mensen binnenkwamen en er aan de achterkant weer net zo hard uit vlogen, vertelt Baris. “Nieuwe medewerkers vertrokken na zes weken alweer. Dan blijf je nieuwe mensen werven en inwerken en dat komt de productiviteit niet ten goede.” 

• Lees ook: Retentie en verloop in cijfers

Baris: “Naar aanleiding van mijn undercover ervaringen, snapte ik ook wel dat het verloop heel hoog was.” Baris vertelt dat de onboarding puur gericht was op het inhoudelijke werk: ‘Dit is je werk, hier zijn je benodigdheden, zo moet je het doen, succes ermee’. Het ontbrak aan persoonlijke begeleiding en een introductie. Van een warm welkom of een echte kennismaking met het team was geen sprake. “Ik voelde me heel anoniem en wist eigenlijk helemaal niet wat me te wachten stond. Ik voelde me ook niet welkom. Ik kreeg heel veel informatie en moest gelijk aan de slag. Ik voelde me echt een beetje verloren.”

Goed onboardingsproces vraagt aandacht en structuur

Dat moest dus anders. Met een projectgroep ontwikkelde Baris als projectleider een vernieuwd onboardingproces. “Wat ik het allerbelangrijkste vind in de onboarding, is dat je respectvol met elkaar omgaat en aandacht aan de mensen geeft. Het was best wel respectvol, maar de waardering ontbrak.”

“Ook is het belangrijk om dingen binnen de onboarding op een structurele manier te doen, zodat mensen ook weten wat eraan komt, weten wat ze kunnen verwachten. Het werk zelf kun je niet veranderen, maar je kunt mensen wel meer persoonlijke aandacht geven.” 

Verder is het volgens Baris belangrijk dat iedereen meedoet aan de onboarding. “Het is niet het feestje van één persoon, maar alle stakeholders – de teamleider, manager, directe collega’s, hr-begeleider enzovoort – moeten betrokken zijn bij het onboardingprogramma.” 

• Lees ook: In vijf stappen naar een beter onboardingstraject

Aan de slag met coaches

De logistiek dienstverlener heeft nu mensen aangenomen, speciaal voor de nieuwe medewerkers. Mensen die extra aandacht geven aan nieuwe medewerkers: coaches en een manager die zich hiermee bezighoudt. “Dat is natuurlijk wel bijzonder. We hebben er wel een businesscase van gemaakt, want uiteindelijk betekent dit investeren in mensen die niet meewerken aan de productie.” Het idee dat geschetst was in de businesscase, is getest in pilots. De eerste pilots op kleine schaal bewezen het succes: 34 procent minder uitstroom in de eerste zes weken.   

Het ging in dit geval niet om het inwerkprogramma: hoe je je werk goed moet doen. Want dat wordt wel uitgelegd op de werkvloer. In plaats daarvan is echt het menselijke aspect centraal gezet. “In dit geval hebben we ervoor gekozen om de onboarding te beginnen met een warm welkom, met koffie en een appelflap. Niet gelijk de productie in, zoals eerst het geval was. Niet de stortvloed aan informatie, maar gedoseerd informatie ontvangen en met een coach aan de slag. Af en toe met elkaar zitten.”

Preboarding duurt te lang

Bij de logistiek dienstverlener bleek er ook een te lange doorlooptijd te zijn voordat mensen daadwerkelijk aan het werk konden. Nieuwe medewerkers moesten een screening doen bij de klant, veel formulieren invullen, een kopie van het paspoort aanleveren. 

“Voordat je echt gepreboard was in de administratie, was je ook alweer een week verder”, vertelt Baris. “Dat vonden we ook niet kunnen, dus dat hebben we ook opgepakt. We hebben ervoor gezorgd dat er iemand is die nieuwe medewerkers daar even bij helpt. Want alles gaat tegenwoordig digitaal. En als het dan even niet lukt met bijvoorbeeld de scan van je paspoort en je weet niet wie je kan bellen, dan zorgt dat voor irritatie. En irritatie vóór de eerste werkdag is natuurlijk geen goed begin.”

Onboardingprogramma stopt niet na eerste week

Goede onboarding begint dus al voor de eerste werkdag, maar stopt ook niet na de eerste werkweek. “De structurele opvolging en de coaching maken echt het verschil. We hebben het in een zeswekenprogramma gegoten.” Nieuwe medewerkers krijgen zes weken lang een persoonlijke coach. Na die zes weken zijn ze als het goed is geïntegreerd in het team waar ze mee werken. “Dan stopt het wat mij betreft nog niet, maar dan verplaatst de aandacht zich naar de directe leidinggevende.”

Resultaat onboardingaanpak

Deze nieuwe onboardingaanpak heeft geleid tot positieve ontwikkelingen. De startratio is gestegen naar 70 procent en de kwaliteit van de nieuwe medewerkers is beter. Voor de komende periode focust het bedrijf op de redenen voor uitstroom, zodat ze hier ook interventies op kunnen ondernemen.