Misstanden op de werkvloer? Zo doe je onderzoek als werkgever

Steeds meer mensen durven hun vinger op te steken als zij op het werk vermoeden dat grensoverschrijdend gedrag heeft plaatsgevonden, schrijft Huis voor Klokkenluiders op haar website. Het Huis zag het aantal adviesaanvragen verdubbelen in de afgelopen twee jaar. Vaak gaan deze over het onderzoek dat de werkgever is gestart. Het publiceerde een handreiking voor werkgevers over hoe om te gaan met een melding en het voeren van een intern onderzoek.

Intern onderzoek of wat anders?

Veel werkgevers schieten bij een melding meteen in de stress en starten gelijk een onderzoek, maar dat is niet altijd de beste oplossing. Een intern onderzoek is ingrijpend voor alle betrokkenen. Verken daarom eerst andere, minder ingrijpende oplossingen, zoals mediation of een klachtenprocedure.

De eerste inschatting van een melding vereist zorgvuldigheid. Beleg de beoordeling daarom bij voorkeur niet bij één persoon. Betrek bij de beoordeling een deskundige op het gebied van integriteit en onderzoek.

Neem bij je beoordeling ook eerdere meldingen of signalen mee. Is er bijvoorbeeld een onverklaarbaar hoog ziekteverzuim of een groot personeelsverloop binnen de organisatie of een specifieke afdeling? Dat kunnen signalen zijn dat er iets mis is.

Meldingen of signalen kunnen erop duiden dat er in een organisatie sprake is van een cultuur waarin niet integer of ongewenst gedrag getolereerd en in stand wordt gehouden. In zo’n situatie kan een cultuuronderzoek helpen om hierin inzicht te krijgen. Dit is een vorm van intern onderzoek. Houd hier rekening mee bij de opdrachtverstrekking van een eventueel onderzoek. 

Melding

Bij het onderzoeken van een melding is vertrouwelijkheid een vereiste, ook van de melder, getuigen en betrokkenen. Hiervoor zijn afspraken nodig – eventueel zwart op wit vastgelegd. Ook als er een juridische procedure tijdens of na het onderzoek volgt, openbaart de werkgever alleen die gegevens die nodig zijn om de procedure te voeren. De rechter heeft hierin een bepalende rol.

Als een melding niet leidt tot een feitenonderzoek, betekent dat dus niet dat er geen maatregelen volgen. Zo is het mogelijk dat de organisatie een werkprocedure herziet. De leiding van de organisatie beslist op basis van de eerste inschatting welke precieze opvolging de melding krijgt.

Het is verstandig om de melder zoveel mogelijk te vertellen wat er wel of niet met zijn melding gebeurt en waarom. Dan voelt hij zich serieus genomen. Gaat het om een (vermoeden van een) misstand met een maatschappelijk belang en heeft de werkgever een verplichte meldregeling? Dan is de werkgever wettelijk verplicht de melder uiterlijk 3 maanden na ontvangst van zijn melding te informeren over de uitkomst van de beoordeling en de eventuele opvolging. Dus ook als uit de eerste inschatting blijkt dat er geen noodzaak is tot opvolging.

Onderzoek

Informeer bij de start van een onderzoek de betrokkene bij voorkeur mondeling en vertel hoe het onderzoeksproces verloopt. Overhandig hem hierbij het gebruikte onderzoeksprotocol en licht dit toe. Geef de betrokkene zo snel mogelijk na het gesprek de schriftelijke bevestiging dat er een onderzoek is ingesteld.

Deel hierin in elk geval:

• een beschrijving van de vermoedens en zijn mogelijke rol daarin
• dat de betrokkene en eventuele getuigen gehoord kunnen worden
• dat hij zich tijdens de interviews kan laten bijstaan door een raadsman, zoals een advocaat of een – interne of externe – adviseur
• dat hij op grond van goed werknemerschap moet meewerken aan het onderzoek.
• dat het onderzoek plaatsvindt volgens het onderzoeksprotocol dat hij heeft gekregen
• dat er nieuwe feiten en omstandigheden bekend kunnen worden die mogelijk belangrijk zijn voor de vermoede integriteitsschending – en dat het onderzoek zich daartoe kan uitbreiden
• welke rechten en plichten de betrokkene heeft, zoals zich laten bijstaan
• de contactgegevens van de onderzoekers 

Ordemaatregel

Soms is het nodig om een ordemaatregel te nemen; bijvoorbeeld wanneer kans bestaat op herhaling of schade wanneer de betrokkene aanblijft. Zo’n maatregel – denk aan tijdelijke overplaatsing of betaald verlof – is een ingrijpende gebeurtenis, wees daar terughoudend mee. Betrek bij het besluit hierover een jurist of juridische HR-adviseur.

 Intern of extern onderzoek?

In een rechtszaak over grensoverschrijdend gedrag van een hoogleraar stelde deze het interne onderzoek van de universiteit ter discussie. Aan de orde is een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst, nadat een onderzoekscommissie grensoverschrijdend gedrag bewezen achtte (intimidatie, pesten, machtsmisbruik en manipulatie). De hoogleraar vecht haar ontslag aan. Volgens haar is het onderzoek niet onafhankelijk gedaan, omdat er commissieleden in zitten die verbonden zijn aan de Universiteit. De rechter is het daar niet mee eens. Iemand kan ook onpartijdig en onafhankelijk zijn als er een arbeidsrechtelijke band bestaat met de werkgever. Een intern onderzoek kan volgens de rechter juist de voorkeur verdienen boven het inschakelen van een extern bureau, bijvoorbeeld in verband met het voorkomen van ongewenste publiciteit. Wel moet sprake zijn van een transparante verantwoording voor de werkwijze en bevindingen en moet hoor- en wederhoor worden gewaarborgd, aldus de rechter.

Belangrijke elementen van feitenonderzoek

Een onderzoek moet van begin tot eind professioneel worden uitgevoerd. Hoe zorg je daarvoor? Huis voor Klokkenluiders noemt de volgende elementen:

•       De organisatie is ingericht en voorbereid op een intern onderzoek
•       Het onderzoek begint met een heldere en afgebakende opdracht
•       Het normenkader waaraan wordt getoetst, moet duidelijk zijn
•       De onderzoekers mogen persoonlijk geen belang hebben bij de uitkomst
•       Alleen objectief en verifieerbare verzamelde informatie, ondersteund door betrouwbare bronnen, kan gelden als feit
•       Onderzoeken moeten uniform en consistent uitgevoerd worden
•       Onderzoeksmateriaal wordt kritisch bekeken
•       Het feitenonderzoek moet aansluiten bij de aard en ernst van de schending (proportionaliteit) en gekozen wordt voor de lichtst mogelijke onderzoeksmiddelen (subsidiariteit)
•       De betrokkene moet gelegenheid krijgen om te reageren (wederhoor)

Brochure

Deze adviezen zijn overgenomen uit de brochure van Huis voor Klokkenluiders. De volledige brochure is gratis te downloaden van de website. In de brochure staat wat er nodig is om een intern onderzoek te organiseren en hoe de organisatie zich op dat onderzoek kan voorbereiden. Er is aandacht voor de beoordeling van een melding en het onderzoek zelf, net als eventuele vervolgstappen, zoals het informeren van melder en betrokkenen, arbeidsrechtelijke of preventieve maatregelen, nazorg en omgang met gegevens.