Onderzoek: dit zijn de vijf voornaamste trends in performance management

Performance management ‘zoals we dat vroeger deden’ volstaat al lang niet meer, vinden veel HR-professionals. Laszlo Bock, de voormalige HR-topman van Google, verzuchtte een paar jaar geleden:

“Performance management zoals het in de meeste organisaties wordt uitgevoerd is een op regels gebaseerd, bureaucratisch proces geworden, dat als een doel op zich voortbestaat, in plaats van een activiteit die werkelijk gericht is op het verbeteren van prestaties. Werknemers haten het. Managers haten het. Zelfs HR-afdelingen haten het.”

Die afkeer van de traditionele beoordelingscyclus is de afgelopen jaren fors toegenomen. Uit de Raet HR Benchmark bleek bijvoorbeeld dat vrijwel alle HR-managers onvrede over de beoordelingscyclus in de eigen organisatie signaleren en dat bijna twee derde ook actief aan de slag is gegaan om de manier van beoordelen te verbeteren. Die verbetering houdt bij veel organisaties in dat de statische cyclus van vaste gesprekken op (enkele) vaste momenten in het jaar wordt vervangen door continu feedback, peer-to-peer-feedback en online feedback.

Ook Josh Bersin ziet die ontwikkeling. In een boeiende podcast vertelt hij dat hij een groot aantal managers twintig jaar geleden vroeg om de vorm van performance management in hun organisatie in te delen in één van de twee volgende categorieën:

a) een soort assessment waarin de medewerker concurreert met of vergeleken wordt met anderen of

b) een coachings- en evaluatietraject gericht op verbeteren van de performance.

Twintig jaar geleden deelde 70 tot 80 procent van de managers de eigen organisatie in in categorie ‘a’. Inmiddels is dat gekanteld en geeft grote meerderheid aan dat het gaat om ontwikkelen en verbeteren.

Die omslag in denken is ook noodzakelijk volgens Bersin: Zonder een Growth Mindset en een learning culture mis je als bedrijf de innovatiekracht die broodnodig is in tijden van snelle verandering.

Tech versterkt de trend

HRTech versterkt en ondersteunt deze trend. Uiteenlopende tools spelen een interessante rol bij het versterken van talent en het volgen en verbeteren van prestaties. Veel performance management tools zijn erop ingericht om regelmatige feedback van meerdere collega’s te faciliteren.

De Visma Raet HR Benchmark 2023 signaleert: “Traditionele systemen zijn vooral registratief van aard en gaan over het rapporteren en terugkijken. Er is nu veel meer vraag naar software die gesprekken tussen medewerkers en managers faciliteren met een employee portal. Zo kun je continu in dialoog staan met je team. Door proactief het gesprek aan te gaan, kun je snel achterhalen wat er speelt, kun je oplossingen bieden en zo hopelijk ontevredenheid of verloop voorkomen.”

De HRTech-Arena van #HRTechReview biedt een mooi overzicht van aanbieders van software op het gebied van performance management.

Onderzoek laat voornaamste ontwikkelingen zien

Er beweegt, kortom, van alles in en om performance management. MITSloan Management Review deed een groot internationaal onderzoek naar de ontwikkelingen op dit gebied en kwam tot vijf algemene trends. Het onderzoeksrapport ‘Performance Management’s Digital Shift’ meldt: “De waarde van traditionele performance managementmodellen stort in. In alle sectoren erkennen serieuze bedrijven dat een effectieve concurrentie in een digitale bedrijfsomgeving een nieuwe aanpak van performance management vereist. […] Het op orde krijgen van performance management is cultureel gezien cruciaal voor de strategische uitvoering in snel evoluerende bedrijfsomgevingen. De op technologie gebaseerde toekomst van performance management is een essentieel onderdeel van een succesvolle digitale transformatie.”

“Effectieve concurrentie in een digitale bedrijfsomgeving vereist een nieuwe aanpak van performance management”

Daarnaast constateert het rapport dat het onderzoek duidelijk bewijs levert dat de toekomst van performance management meer datagestuurd, flexibeler, meer continu en meer ontwikkelingsgericht is. Er zal meer gebruik worden gemaakt van selfservicetools voor talentontwikkeling en van geautomatiseerde coachingstools. De inspanningen zullen niet alleen gericht zijn op individuele medewerkers, maar ook op vaardigheden en teams.

De onderzoekers komen tot vijf conclusies:

1. Het doel van performance management verandert structureel en radicaal. Technologie maakt deze verandering mogelijk en faciliteert haar. Tools worden ingezet om meetbare verbeteringen neer te zetten en de prestaties van medewerkers komen centraal te staan, en niet de compliancy. Performance management wordt een serieuze, strategisch relevante activiteit in plaats van een obligate verplichting aan het eind van elk jaar.
2. Performance management wordt fact-based. Het was heel lang gebaseerd op de mening en subjectieve observaties van de manager; deze subjectieve benadering wordt vervangen door een beoordeling op basis van data. Deze data worden in toenemende mate gegenereerd door platformen die communicatie en samenwerking stimuleren (zoals Slack) en door specifieke tools en apps (zoals digitale coaches en sociometrische badges). Op deze manier wordt er constant feedback gegeven.
3. De onderlinge afhankelijkheid tussen mensen, processen en technologieën wordt steeds belangrijker om het werk in de organisatie gedaan te krijgen. Als gevolg van deze ontwikkeling zal steeds meer worden gefocust op teamprestaties als voornaamste analyse-eenheid op de werkplek.
4. Een uniforme ‘one size fits all’-aanpak maakt plaats voor maatwerkoplossingen. Zowel managers als medewerkers krijgen individuele feedback op wat wel en niet werkt. Deze veranderingen worden mogelijk gemaakt door digitale performance platforms, die oplossingen eenvoudiger, goedkoper en schaalbaarder maakt. Het gevolg is ook dat de tools ondernemingsbreed kunnen worden ingezet en niet zijn voorbehouden aan de toptalenten binnen de organisatie.

De nadruk zal bij de volgende generatie performance managementsystemen vooral liggen op de snelheid en impact van feedback. In plaats van de jaarlijkse of kwartaalbeoordelingen zullen vooruitstrevende organisaties een cultuur van vrijwel constante feedback nastreven.

Hoe maak je die omslag in de praktijk?

Nog even terug naar de podcast van Josh Bersin. Hij gaat ook in op de ‘hoe’-vraag. Ofwel: hoe kun je die continue vorm van performance management concreet gestalte geven in je organisatie. Hij pleit ervoor om heel zorgvuldig te werk te gaan, want, zo stelt hij: evalueren is belangrijk maar ook tricky, want het kan snel over de persoonlijkheid van iemand gaan.

Als voorbeeld van hoe je het vooral niet moet doen, beschrijft hij de casus van Bridgewater. Bij dat bedrijf ontstond een cultuur waar mensen elkaar continu beoordeelden. In de woorden van Bersin: random mensen beoordeelden elkaar op random momenten. De case van Bridgewater leerde dat deze aanpak veel mensen beschadigde en vaak een aanslag was op hun zelfvertrouwen.

Evalueren is belangrijk maar ook tricky

In plaats van zo’n random aanpak pleit Bersin ervoor om veel gestructureerder te werken: relevant voor de vraag hoe we feedback organiseren, zijn de vragen ‘wie geeft feedback en wie niet’, en ‘welke feedback is verantwoord en welke niet’. Die structuur breng je aan door beoordelingen te koppelen aan projecten: doe aan het eind van het project een goede evaluatie en kijk samen wat goed is gegaan en wat beter had gekund. Mensen staan op dat moment open voor feedback en hebben een ontwikkelingsgerichte mindset. Als voorbeeld noemt hij de ‘quick and immediate’ feedback in het leger. Als je wapen niet afgaat omdat het niet is schoongemaakt krijg je de feedback direct. Die snelle en project-gerichte vorm van evalueren is ook goed toepasbaar in de business, aldus Bersin.

Het allerbelangrijkste bij een nieuwe en effectieve vorm van performance management is volgens Bersin een ‘filosofisch issue’: geloof je als MT dat je mensen meer kunnen. Geloof je dat iedereen beter kan worden. Hij besluit: “Mijn ervaring is dat mensen in staat zijn geweldige dingen te doen onder de juiste omstandigheden. Underperformance wordt bijna altijd veroorzaakt omdat ze in en verkeerde rol zitten en niet de juiste support krijgen; ‘people can reinvent themselves’.”

Maak kans op een gratis exemplaar van het boek HRTECH

In zijn boek HRTECH gaat Peter Runhaar uitgebreid in op de vraag hoe je technologie kunt inzetten voor het verbeteren van je performance management en beschrijft hij een aantal tools.

Wil je kans maken op een gratis exemplaar van het boek? Deel dit artikel op LinkedIn en vertel ons waarom je het boek graag zou willen lezen. De vijf leukste posts worden door de redactie geselecteerd en ontvangen een exemplaar!