"Breng je organisatie verder"
SLUIT MENU

Strategisch kennismanagement: ‘Ravijnjaar’ en aanhoudende personeelstekorten maken de urgentie duidelijk

Meer werk doen met minder mensen, zonder hen te overvragen. Volgens Antoinette Vriend, senior consultant transformatie bij Omnifocus, is dat mogelijk door strategisch kennismanagement. Hans van Dijk, directeur organisatieontwikkeling van de gemeente Hattem, toont aan hoe belangrijk dit is in de praktijk en benadrukt hierbij de rol van HR.

Het jaar 2026 wordt door gemeenten vanwege bezuinigingen en de krappe arbeidsmarkt aangeduid als een ‘ravijnjaar’. De krapte op de arbeidsmarkt blijft. Ervaren seniors stromen uit met of zonder kennisoverdracht. Jongere medewerkers lopen het risico te worden overvraagd. Die cocktail van uitdagende omstandigheden maakt organisaties kwetsbaar in de uitvoering van hun taken.

Welke strategieën helpen om essentiële kennis te borgen ten dienste van de voortgang van de werkprocessen? Welke keuzes moeten er worden gemaakt?

Bij een kleine gemeente als Hattem worden we, als we niet oppassen, geleid door de waan van de dag. Van onze medewerkers wordt kennis gevraagd in de breedte van het vakgebied. De gemeente Hattem heeft afgelopen jaar 30 nieuwe mensen aangetrokken; op een personeelsbestand van ca 170 medewerkers is dit een substantieel aantal. De gemeente werkt daarnaast met zelfsturende teams. Een gedegen inwerkprogramma is essentieel voor een goede onboarding. – Van Dijk

HR als ‘liaison officer’

Door opleidingen en trainingen te organiseren, kunnen HR adviseurs kennisdeling stimuleren en medewerkers helpen hun expertise te vergroten. Een buddysysteem kan nieuwe collega’s snel op weg helpen en zorgen voor een ‘warme’ onboarding binnen de organisatie,” verklaart Antoinette Vriend, senior consultant transformatie bij Omnifocus

“HR kan daarnaast als liaison officer optreden door proactief kennisbehoeften in kaart te brengen, teams met elkaar te verbinden en een cultuur te creëren waarin kennisdeling vanzelfsprekend is. Zo zorgen HR-professionals ervoor dat waardevolle kennis behouden blijft, zelfs bij personeelswisselingen.”

Kennismanagement, wat is het eigenlijk?

Antoinette Vriend licht het als volgt toe: “We denken bij kennis vaak aan data, informatie en systemen, maar het is veel meer dan dat. In een formule kun je het als volgt omschrijven: K = I X EVA. Kennis = Informatie X Ervaring, Vaardigheden en Attitude (Weggeman, 1997). Kennis wordt gezien als het persoonlijk vermogen van een mens. Het is de Informatie waar iemand over beschikt in combinatie met zijn/haar Ervaring, Vaardigheden en Attitude (EVA).
Het gaat dus om expliciete kennis (concrete informatie, data) en impliciete kennis (opgebouwde ervaring, vaardigheden en attitude).”

“Kennis omvat niet alleen de knowhow van processen, regelgeving en datasystemen. Kennis is ook impliciet aanwezig in andere onderdelen van het werkproces”, zegt Antoinette Vriend. “Denk aan onboarding en offboarding van medewerkers, of aan de communicatielijnen tussen diverse afdelingen. Soms is jarenlange kennis van procesontwikkeling belegd bij één senior medewerker, die ‘alles in zijn/haar hoofd’ heeft, zodat er een groot gat valt, wanneer die bij de pensioenleeftijd uitstroomt of door ziekte uitvalt.”

Als iemand niet meer werkzaam is in je organisatie, kom je er pas achter wat je mist aan kennis en ervaring. Dat geldt vooral bij medewerkers die een relatief lange periode bij ons werkzaam zijn geweest. Zij laten een (kennis)netwerk achter dat je als nieuwe kracht niet makkelijk overneemt. Vaak moet men dat zelf weer opbouwen. – Van Dijk

Hoe is de kennisborging georganiseerd? Is dat waterdicht?

“Het is belangrijk dat HR-managers zich hiervan bewust zijn en doorvragen naar hoe de kennis en de overdracht van kennis is georganiseerd”, zegt Antoinette Vriend. “Wat gebeurt er met de kennis van vakmensen als zij de gemeente verlaten? Waarom worden, bijvoorbeeld, keer op keer dezelfde fouten gemaakt? En wat wordt er gedaan met de duur betaalde kennis en ingebrachte expertise van interimkrachten die na een x-aantal maanden de gemeente weer verlaten?”

Het belangrijkste leerpunt uit exitgesprekken is dat wij (directie en management) met alles wat op ons afkomt keuzes moeten maken, prioriteren en onze medewerkers hierin steunen, en daarnaast de vaardigheid en de autonomie bij onze medewerkers ontwikkelen om dit beter te doen (bijv. een wethouder uitleggen waarom we iets niet doen). – Van Dijk

Kennisdeling bevordert innovatie

“Bij de overheid is innovatie gericht op nieuwe producten, diensten of processen om de dienstverlening te actualiseren”, vervolgt Antoinette Vriend. “Kennis opdoen en overdragen is een wederzijds nooit afgerond proces tussen junior, medior en senior medewerkers.”

“Kennisdeling  agenderen, bespreken, ermee experimenteren, ervan leren en het duurzaam ontwikkelen, zou een vast onderdeel moeten zijn in de lijnorganisatie. HR kan dit stimuleren in het contact met lijnmanagers en individuele medewerkers.”

We werken met een buddysysteem, waarbij altijd een nieuwe medewerker wordt gekoppeld aan een ervaren medewerker. Als mensen met weinig ervaring binnenkomen, zien we dat vooral het ontwikkelen van de mentale weerbaarheid een belangrijke taak is van de buddy. – Van Dijk

Flexibele leeromgeving nodig

“In sommige organisaties is het al een goed gebruik dat collega’s, junior en senior, elkaar op een geschikt moment in de week nieuwe vaardigheden leren, zoals uitleg over de werking van apps of tools of op andere terreinen in het werkgebied ervaring uitwisselen.”

Alle ondersteunende functies moeten kijken wat hun bijdrage is aan de gemeentelijke doelstellingen, ook op het gebied van kennismanagement. Bij onze gemeente is de bedrijfsvoering dus ook HR business partner, en van groot belang bij de inzet van kennismanagement in de volle breedte. – Van Dijk

“Dit betekent dat HR ook kennis moet hebben van wat de opgave en uitdagingen zijn per domein van een gemeente. Juist zij kunnen als sparringpartner denken voorbij de waan van de dag en vooruit denken. We hebben pas een procesadviseur aangenomen die onze zelfsturende teams helpt bij het borgen van kennis van processen en mogelijke procesverbeteringen, dit moet leiden tot efficiencyverbeteringen, het versterken van eigenaarschap voor de uitvoering van het werk, maar ook meer rust bij onze medewerkers.”

“Voor alle ondersteunende functies, is het belangrijk dat hun kennis wordt ingezet voor de samenwerking met de extern gerichte domeinen. Daarvoor is het nodig een goede relatie te onderhouden, elkaar op te zoeken om tot het beste resultaat te komen.”


Breng uw case of vraag in over strategisch kennismanagement

Wij zijn heel benieuwd naar uw concrete, inspirerende voorbeelden van strategisch kennismanagement in gemeenten!

Voor het congres HRM in de Overheid, d.d. 17 april 2025 in Amersfoort, nodigen we HR-managers uit om alvast cases aan te dragen voor een discussieworkshop, waarin we met deelnemers gaan nadenken over aangedragen cases of vraagstukken, om elkaar daarmee te inspireren en gezichtspunten en ervaringen aan te dragen.

Uw case, uw vraagstuk of input op dit terrein stellen we enorm op prijs. Een korte omschrijving met contactgegevens kunt u mailen naar avriend@omnifocus.nl.

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *