Uitstel wet Loontransparantie is geen afstel. 6 praktische tips om op tijd klaar te zijn

Het duurt nog zeker tot 1 januari 2027 voordat Nederland een wet heeft die aansluit op de nieuwe Europese richtlijn voor loontransparantie. De belangrijkste reden voor dit uitstel van een half jaar is een stevige lobby van werkgeversorganisaties. Zij zeggen dat ze meer tijd nodig hebben om zich voor te bereiden op de nieuwe verplichtingen. Die hebben soms namelijk forse invloed op hun salarishuis en beloningsstructuur. “Het uitstel geeft organisaties wat meer ruimte om zich voor te bereiden, maar de invoering blijft dichtbij. HR moet nu echt aan de slag”, zegt Sacha Luijkx, Head of Content bij HR-dienstverlener Brightmine.

Zij adviseert organisaties om nu al in actie te komen. “Als blijkt dat je hele beloningsstructuur op de schop moet, heb je die tijd hard nodig”, zegt ze. “Je ontdekt pas wat je precies allemaal moet doen, zodra je aan de slag gaat. Het kan een complex proces zijn en we weten allemaal dat HR het ontzettend druk heeft.”

Wat houdt de Richtlijn loontransparantie in?

De Europese Unie heeft een Richtlijn Loontransparantie opgesteld om een bestaand principe af te dwingen: gelijke beloning voor gelijkwaardig werk. Als een mannelijk en een vrouwelijke collega hetzelfde werk doen onder dezelfde omstandigheden, moeten zij daarvoor dezelfde beloning krijgen.

• Lees ook: Wetgeving over loontransparantie moet einde maken aan loonkloof

“Dit principe staat al in de Nederlandse wet, maar in de praktijk blijven toepassing en handhaving achter”, vertelt Luijkx. “Er is nu namelijk geen rapportageplicht. De nieuwe richtlijn brengt daar verandering. Die vereist dat werkgevers transparant zijn over salarisverschillen en daarover rapporteren.”

Ongelijk belonen is niet verboden, als je maar kunt uitleggen waarom. “Je mag een man met meer relevante werkervaring nog steeds meer betalen dan een vrouw met minder ervaring”, vertelt Luijkx. “Als er verschillen zijn, moet je dat kunnen uitleggen op basis van objectieve, genderneutrale criteria. Factoren als opleiding, relevante werkervaring, verantwoordelijkheden of specifieke arbeidsomstandigheden mogen dus nog steeds leiden tot een salarisverschil. Maar een verschil mag nooit gebaseerd zijn op zaken als geslacht of migratieachtergrond.”

Voor wie geldt wat?

De richtlijn introduceert verplichtingen die afhankelijk zijn van de grootte van de organisatie. In elk geval moeten alle bedrijven vanaf 1 januari 2027 een objectieve loonstructuur hebben. Ook moeten zij sollicitanten informeren over het startsalaris en mogen zij niet meer vragen naar het huidige loon van sollicitanten.

Werkgevers met meer dan 100 medewerkers hebben een rapportageplicht aan de Nederlandse Arbeidsinspectie. Heb je tussen de 100 en 150 werknemers? Dan hoeft dat slechts eens per drie jaar en je eerste rapportageverplichting is over het jaar 2030. Heb je meer dan 150 medewerkers, dan rapporteer je jaarlijks en voor het eerst over kalenderjaar 2027.

Organisaties die niet aan de verplichtingen voldoen, krijgen eerst een waarschuwing en de kans om orde op zaken te stellen. Gebeurt dat niet, dan volgt een boete. De precieze hoogte daarvan wordt in het definitieve wetsvoorstel vastgesteld.

Wat moet je nu doen?

Luijkx adviseert alle werkgevers aan de slag te gaan met de loonstructuren en de transparantieverplichtingen. Wie meer dan 100 medewerkers heeft, moet zich ook voorbereiden op de rapportageverplichting.

• Lees ook: Implementatie Richtlijn Ioontransparantie in Nederland uitgesteld

“Je kunt je hierbij houden aan het bestaande wetsvoorstel”, zegt ze. “Het kan natuurlijk nog een beetje gewijzigd worden, maar de kernverplichtingen vloeien rechtstreeks voort uit de Europese richtlijn. Die gaan dus niet meer veranderen.”

Haar tips voor werkgevers om de extra tijd goed te benutten:

1. Stel een projectteam samen

“Vorm een groep die uitzoekt waar je nu staat als organisatie en op welke punten je aan de slag moet om te voldoen aan de wet”, zegt ze. “Dit team kan het hele proces voorbereiden en aansturen.”

2. Breng de huidige loonstructuur in kaart

“Als je nog geen loonstructuur hebt, is dit een belangrijke eerste stap. Dit geldt voor alle bedrijven, ook als je maar één medewerker hebt. Zorg ervoor dat de loonstructuur is ingericht op basis van objectieve criteria, zoals vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden.

Het kan ook zijn dat je merkt dat er een ongelijke loonstructuur is ontstaan, omdat je het in het verleden niet in de gaten hebt gehouden. Breng het in kaart, zoek uit hoe het zit en verbeter de situatie. Bedenk manieren om de loonstructuur transparant, gelijkwaardig en objectief te houden.”

3. Pak als eerste het laaghangend fruit

“Begin met eenvoudige aanpassingen die je meteen kunt doorvoeren. Maak vacatureteksten genderneutraal, vermeld een salarisschaal en stop met vragen naar het vorige salaris van sollicitanten.”

4. Betrek medewerkers en de OR

“Informeer je medewerkers proactief over de aankomende veranderingen, dit past bij je transparantieplicht. Zoek manieren om ze blijvend van informatie te voorzien, bijvoorbeeld via intranet. Vergeet ook de ondernemingsraad (OR) niet, want zij moeten instemmen met het nieuwe beloningsbeleid. Het is dus goed om hen op tijd aan te sluiten en te betrekken bij het proces.”

5. Leer van het verleden

“Inventariseer of er in het verleden al vragen zijn gesteld over ongelijke beloning. Hoe gingen jullie daarmee om in de organisatie? Zijn jullie al bezig met genderneutrale werving en hoe ging die implementatie? Kijk wat er goed ging, wat er beter kan en welke lessen je kunt leren.”

6. Werk aan een functiewaarderingssysteem

“Een functiewaarderingssysteem wordt niet verplicht, maar is wel sterk aanbevolen. Zo’n systeem helpt je de waarde van functies objectief te bepalen, wat de basis vormt voor een eerlijke en transparante loonstructuur. Bovendien kan een functiewaarderingssysteem je helpen bewijzen  dat je loonbeleid objectief is.”

‘Transparantie is de grootste uitdaging’

Luijkx spreekt dagelijks vele mkb-bedrijven. Wat is de grootste uitdaging? “De stap naar volledige transparantie”, zegt ze. “Werkgevers zijn nog nooit verplicht geweest om zo open te zijn over hun beloningsbeleid naar werknemers, inspecties en de buitenwereld. Velen weten gewoon niet waar ze moeten beginnen. Daarom is het zo belangrijk om nu die eerste stappen te zetten.”

Ze weet dat er vaak pas paniek ontstaat als een wet daadwerkelijk ingevoerd wordt. “Begin nu, anders ben je echt te laat”, zegt ze. “Als de inspectie voor de deur staat, moet je kunnen rapporteren. Wees dit voor, voor rust in de organisatie en in HR-teams. En vanuit goed werkgeverschap.”