Waarom HR de ‘goede vragen’ moet stellen bij de inkoop van HR-diensten

Het inkopen van HR-diensten kan ingewikkeld zijn. Dat weet Annemarie ten Hoope, eigenaar van inkoopbureau Nova Vista Human Capital en specialist in het inkopen van HR-diensten, heel goed. “Er zijn allerlei mogelijkheden voor de uitvraag van de juiste dienstverlening. Ook kunnen er bij bijvoorbeeld arbodienstverlening veel aanbieders zijn die sterk verschillen.” 

Om een goede selectie te maken, kun je volgens haar kijken naar onder meer de certificering van de aanbieders, hoe lang ze bestaan en welke functionarissen ze in dienst hebben. Verder zijn het dienstenaanbod en de visie van de arbodienstverlener op dienstverlening aandachtspunten. “Daarnaast is flexibele dienstverlening een belangrijk uitgangspunt. Bij sommige arbodienstverleners kun je maar één vast dienstenpakket inkopen, terwijl je bij andere diensten apart kunt kopen.” 

Vragen stellen in plaats van rennen

Voor Bob Zeegers, oprichter van HR-vergelijkingssite HR Navigator en auteur van ‘HR met ballen’ speelt bij de inkoop van HR-diensten mee dat HR een heel breed vak is. “Het kan om simpele, maar ook heel ingewikkelde dienstverlening gaan. Van tijdmanagement-software tot arbodienstverlening of wat nodig is bij een reorganisatie.” 

Zeegers stelt dat HR door die breedheid HR vaak voor van alles wordt gevraagd. “HR-medewerkers gaan vaak te snel in de actiestand als een manager of afdeling wat vraagt. Maar dat is niet de rol van een HR-adviseur. Zo’n adviseur moet eigenlijk een paar simpele, maar goede vragen stellen. Waarom willen we dit? Waarom is dat zo belangrijk? Wat moet het opleveren? Wanneer is het een succes? Wat is het budget?”

“HR kan met diepte-interviews met afdelingen goed bepalen wat intern nodig is aan HR-diensten”

Ten Hoope is ook voorstander van het stellen van de juiste vragen door HR. “HR kan met diepte-interviews met afdelingen goed bepalen wat intern nodig is aan HR-diensten. De vertaalslag van deze informatie is essentieel voor een goede uitvraag.”

Zeegers raadt HR aan om voor het inkoopproces begint, duidelijk te krijgen wat met een onderwerp bedoeld wordt. “Een voorbeeld is duurzame inzetbaarheid. Dat is nogal een containerbegrip. Voor sommige organisaties is het heel basaal en gaat het om salades in plaats van kroketten in de kantine of het aanbieden van een sportschoolabonnement, maar andere organisaties gaan veel verder. Gaat het om een jonge werknemer of oudere, om hoofd- of handenwerk? Hoe zorgen we dat onze medewerkers over 5 jaar ook nog inzetbaar zijn? Want we kunnen alleen voortbestaan als onze  medewerkers inzetbaar zijn. Verder moet HR durven kiezen wat belangrijk is bij de inkoop en wat ze wel en niet wil. Dat scheelt HR en de aanbieders veel tijd.”

Inzicht in de markt en het HR-proces

Ten Hoope ziet het als aandachtspunt dat HR de inkoop van HR-diensten er vaak even bij doet. “HR heeft vaak beperkte kennis van de markt, omdat ze maar eens in de paar jaar zo’n inkooptraject doorlopen.”

Ze vindt dat je voor die kennis eigenlijk bij een gespecialiseerde inkoopprofessional moet zijn, die er dagelijks mee bezig is. “Bij veel organisaties wordt de inkoop van HR-diensten ondersteund door inkoop. De inkoopafdeling mist echter vaak ook ervaring met de markt en wetgeving van HR-diensten. De uitvraag is dan vaak niet volledig. Een inkoopspecialist op HR-gebied kijkt bijvoorbeeld ook naar het proces in de organisatie. Met inzicht in het proces weet je beter wat je moet inkopen.” 

Ze raadt HR aan om te kijken of de dienstverlening van de leverancier van HR-diensten op de korte, maar ook lange termijn bij de organisatie past. “Hiervoor moet HR goed weten wat de eigen strategie is. Verder moet duidelijk zijn in welke mate de leverancier HR ontzorgt. Ook doet HR er goed aan om te bepalen wat cruciaal is om in te kopen. Daarnaast is de ‘cultural fit’ zeer belangrijk, dus de klik met de cultuur van de leverancier. Ook is de financiële situatie van de leverancier van belang, omdat de continuïteit van de dienstverlening essentieel is.” 

Verder moet HR volgens haar nagaan of de leverancier voldoende rekening houdt met nieuwe of veranderende wetgeving. “Dit voorkomt problemen, omdat wetswijzigingen op tijd worden meegenomen.” Ten Hoope benadrukt de noodzaak om bij uitvraag af te spreken wat de kosten zijn bij extra dienstverlening. “Op deze manier heb je vooraf inzicht in de mogelijk bijkomende kosten.”

Strategische personeelsplanning naast bedrijfseconomische overwegingen

In een organisatie zijn HR en inkoop vaak heel verschillende afdelingen. Dit kan voor een probleem zorgen als de aanpak van beide afdelingen bij de inkoop van HR-diensten niet goed op elkaar is afgestemd. 

Zeegers ziet hierbij als valkuil een focus van inkoop op allerlei regeltjes. “Dan haken leveranciers af. Die hebben geen zin om een document van 80 kantjes vol onzinvragen in te vullen. Uitbesteding door HR-adviseurs van inkoopzaken aan stagiaires of inhuurkrachten is ook een risico. Daarvoor zijn HR-diensten te belangrijk.” 

Daarnaast mag volgens hem het inkopen van HR-diensten niet alleen gericht zijn op bedrijfseconomische overwegingen voor de korte termijn. “Vanuit de strategische personeelsplanning van HR gaat het om thema’s zoals het behouden van kennis, omgaan met werkdruk en medewerkers vitaal houden.” 

Ten Hoope ziet als soortgelijke valkuil dat de belangen van HR en inkoop kunnen verschillen. “Harde criteria zoals besparingen en goede voorwaarden zijn vaak het belangrijkst voor inkoop, hoewel inkoop wel vaak meedenkt. Voor HR zijn de kwaliteit, continuïteit, dienstverlening en cultural fit van de leverancier belangrijk. Inkoop kan daar niet altijd wat mee. Het is belangrijk dat HR hier duidelijke standpunten over inneemt.” 

Goede rolverdeling tussen HR en inkoop

Volgens Zeegers moet inkoop zijn plek weten. “Ze zijn thuis in inkoopvoorwaarden, maar ze weten niets van HR. De HR-adviseur moet zijn plaats opeisen en niet inkoop het proces laten overnemen. Een HR-afdeling met ballen levert de input, zorgt dat inkoop die begrijpt en pakt de leiding. 

Een HR-afdeling met ballen levert de input, zorgt dat inkoop die begrijpt en pakt de leiding.

Dat kan met een goede afstemming vanaf het begin. Daarbij zet HR op een rij hoe het project eruitziet en wie wat doet. HR kan inkoop hierin betrekken en afspraken maken over elkaars rol.” Een goede kruisbestuiving vindt hij daarbij belangrijk. “HR verzorgt de inhoud en maakt de bijbehorende keuzes. Inkoop zet dat dan om in een contract met de leverancier en loopt na of alles aan de regelgeving voldoet. De organisatie kan deze rolverdeling ook in haar beleid vastleggen.”

Ten Hoope onderstreept het belang van een goede inkoop van HR-diensten. “Slecht ingekochte HR-diensten kunnen voor veel irritatie in een organisatie zorgen. Denk aan een gebruiksonvriendelijk platform of een dienstverlener die niet past bij een organisatie. Om dat te voorkomen, is een goede input van HR aan inkoop essentieel.” 

HR doet er volgens haar goed aan om daar iemand voor vrij te maken. “Die kan het inkoopproject vanuit HR trekken en de juiste stukken aanleveren aan inkoop, gebaseerd op de wensen van de organisatie.” Ten Hoope vindt het belangrijk dat HR ook financieel de belangen meeneemt en samenwerkt met een inkoper met kennis van HR. “Dan heb je een ideale samenwerking met een optimaal resultaat.”