Valkuilen 30%-regeling in payroll

De 30%-regeling is een belastingvoordeel voor werknemers uit het buitenland die tijdelijk in Nederland werken, mits zij aan bepaalde voorwaarden voldoen. Wij gaan in dit artikel niet in op de reguliere voorwaarden om in aanmerking te komen voor de 30%-regeling, maar op een aantal belangrijke aandachtspunten bij de toepassing van de 30%-regeling in de salarisadministratie.

1. Controleer periodiek of de werknemer nog aan de voorwaarden voldoet

Bij het toepassen in de salarisadministratie is sprake van een continue toets van de 30%-regeling en dan met name rondom de salariseis. Dit betekent formeel dat wanneer een werknemer niet meer voldoet aan de salariseis, de 30%-regeling (met terugwerkende kracht) vervalt. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer de salarisgrens van de 30%-regeling geïndexeerd wordt aan het begin van het jaar en het salaris van de werknemer gelijk blijft en hierdoor te laag is. Verder kan iemand bijvoorbeeld parttime gaan werken of met sabbatical gaan, waardoor het belastbaar loon op jaarbasis niet meer voldoet aan de salariseis. 

Controleer daarom periodiek, maar formeel iedere maand, of het salaris van de werknemer nog voldoet aan de voorwaarden voordat je de regeling toepast. 

2. Wisseling van werkgever (binnen concernverband)

Om de 30%-regeling toe te kunnen passen, dient er een goedkeuring van de Belastingdienst voor het toepassen van de 30%-regeling in het dossier aanwezig te zijn. Op een goedkeuringsbrief van de Belastingdienst staat de naam van de inhoudingsplichtige werkgever en een loonheffingennummer vermeld, inclusief de periode dat de 30%-regeling van toepassing is. Indien iemand binnen concernverband een arbeidsovereenkomst krijgt bij een andere entiteit, dan verandert de inhoudingsplichtige werkgever vaak. Wij zien dit in de praktijk ook vaak bij overnames en fusies. De nieuwe ‘werkgever’ heeft vaak een ander loonheffingennummer dan op de 30%-beschikking staat vermeld. Het is dan nodig om de 30%-regeling om te laten zetten middels een nieuwe aanvraag van de 30%-regeling bij de Belastingdienst. Let op dat dit binnen 4 maanden na overgang bij de Belastingdienst wordt ingediend. Indien er sprake is van een Samenhangende Groep Inhoudingsplichtigen (SGI) dan is dit bij wijze van uitzondering niet nodig. 

3. Er kan ook sprake zijn van een lager percentage dan het 30% voordeel

Bij het toepassen van de 30%-regeling, mag een werkgever maximaal 30% van het belastbaar loon belastingvrij (netto) vergoeden. De salarisgrens die van toepassing is, is het minimum bedrag dat op jaarbasis als belastbaar loon berekend dient te worden. Bij iemand jonger dan 30 jaar met een kwalificerende mastertitel kan een lagere salariseis van toepassing zijn. Het komt vaak voor dat werknemers wel in aanmerking komen voor de 30%-regeling, maar qua salaris niet genoeg verdienen om het maximale voordeel van de 30%-regeling te benutten. In die gevallen is het belangrijk om op maandbasis te berekenen welk percentage kan worden toegepast. Daarnaast is het belangrijk de verwachtingen van de werknemer goed te managen in die gevallen.

4. Geen toepassing 30%-regeling bij vrijstelling van werk en ontslagvergoedingen

De 30%-regeling mag alleen worden toegepast op loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en niet op loon uit vroegere dienstbetrekking. Bij een periode van volledige vrijstelling van werk of ‘garden leave’ en bij een ontslagvergoeding, mag de 30%-regeling niet worden toegepast. Indien er geen sprake is van een volledige vrijstelling van werk, zijn er onder voorwaarden nog wel mogelijkheden voor het toepassen van de 30%-regeling.

5. Houd rekening met de maximale looptijd

De 30%-regeling heeft een maximale looptijd van vijf jaar. Houd hier rekening mee en zorg ervoor dat je de toepassing van de 30%-regeling tijdig stopt in de salarisadministratie als de maximale looptijd is bereikt.

Het foutief toepassen van de 30%-regeling kan leiden tot ontevreden medewerkers en naheffingen en boetes bij een loonbelastingcontrole. Heb je vragen of twijfel je over de juiste toepassing van de 30%-regeling binnen de salarisadministratie, neem dan gerust contact met ons op of vraag naar onze 30% payroll scan.